Bài viết

Xử lý thuế đối với người sử dụng lao động

92

Đối với nhân viên, việc chuyển địa điểm vì lý do kinh doanh có thể khó khăn và tốn kém. Đây là lý do tại sao nhiều chi phí di chuyển của nhân viên do chủ lao động chi trả. Dưới đây là quy trình thanh toán chi phí di chuyển của nhân viên, bao gồm những gì bạn có thể khấu trừ với tư cách là một doanh nghiệp, cách ghi lại các khoản thanh toán này và cách báo cáo các chi phí này trên biểu mẫu W-2 của nhân viên.

Luật thuế thay đổi và chi phí di chuyển

Bộ luật thuế năm 2017 (Đạo luật cắt giảm thuế và việc làm) bao gồm một số thay đổi đối với việc khấu trừ chi phí di chuyển của nhân viên, có hiệu lực từ năm thuế 2018 đến năm 2025. Luật pháp loại bỏ các khoản khấu trừ cho các chi phí kinh doanh không được hoàn lại, bao gồm cả chi phí di chuyển. Điều này có nghĩa là những chi phí này không còn được khấu trừ từ nhân viên trong Bảng A. Sự thay đổi cũng ảnh hưởng đến chủ sở hữu của tập đoàn C và tập đoàn S cũng là nhân viên của doanh nghiệp.

Chi phí di chuyển mà doanh nghiệp của bạn hoàn lại cho nhân viên được coi là lợi ích ngoài lề. Những phúc lợi này là tiền lương chịu thuế của nhân viên và phải được bao gồm trong khấu trừ thuế thu nhập liên bang, FICA (An sinh xã hội / Medicare), và thuế thất nghiệp liên bang. Ngay cả khi chính sách công ty của bạn yêu cầu nhân viên theo dõi các khoản thanh toán và trả lại số tiền vượt quá, những khoản thanh toán đó vẫn phải chịu thuế đối với nhân viên.

Nếu doanh nghiệp của bạn coi chi phí di chuyển của nhân viên là tiền lương phải chịu thuế của nhân viên (W-2), thì doanh nghiệp của bạn vẫn có thể khấu trừ chi phí của những chi phí này như một chi phí kinh doanh.

Hoàn toàn rõ ràng: Từ năm 2018 đến năm 2025, tất cả các chi phí di chuyển của nhân viên mà doanh nghiệp của bạn trả cho nhân viên sẽ phải chịu thuế đối với nhân viên. Nhân viên không được khấu trừ chi phí di chuyển chưa được thanh toán như một khoản chi phí linh tinh. Doanh nghiệp của bạn vẫn có thể khấu trừ các khoản thanh toán này dưới dạng chi phí kinh doanh.

Có thể bạn quan tâm  Lập hóa đơn ở Canada: Thuế suất bán hàng cho GST, HST và PST

Cách hoàn trả chi phí di chuyển của nhân viên

Nói chung, bất kỳ khoản thanh toán nào bạn trả cho nhân viên đều phải chịu thuế và việc thanh toán chi phí di chuyển của nhân viên được coi là một khoản lợi ích chịu thuế. Luật thuế năm 2017 đã không thay đổi tình hình thuế này. Nhưng điều này loại bỏ khả năng người sử dụng lao động có thể sử dụng các kế hoạch có trách nhiệm (mô tả bên dưới) để hoàn trả nhằm tránh việc nhân viên phải trả thuế thu nhập cho các khoản thanh toán này.

Bạn nên tuân theo một quy trình lập kế hoạch có trách nhiệm để ghi lại các khoản bồi hoàn của nhân viên để bạn có thể tránh được các vấn đề trong kiểm toán.

Đây là cách chương trình hoàn trả hoạt động: Nhân viên thanh toán chi phí, bạn sẽ hoàn lại. Các khoản phí phải được chia thành từng khoản và chỉ những khoản phí cụ thể mới có thể được thanh toán. Các khoản phí này cũng phải được sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Nhân viên phải trả hoặc phải chịu phí khi thực hiện các dịch vụ với tư cách là nhân viên của công ty bạn. Bạn có thể cần phải chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn cần phải chuyển địa điểm. Ngoài ra còn có một số thủ tục kế toán phải được tuân theo.

  • Nhân viên phải “xem xét đầy đủ các chi phí này trong một khoảng thời gian hợp lý”. Có nghĩa là, nhân viên phải cung cấp cho bạn biên lai cho tất cả các chi phí.

Nếu bạn cung cấp cho nhân viên một khoản tạm ứng cho các chi phí này, nhân viên phải hoàn trả bất kỳ khoản tiền thừa nào trong một thời gian hợp lý. Ví dụ: giả sử bạn trả trước 5.000 đô la cho chi phí di chuyển và một nhân viên cung cấp cho bạn biên lai 3.650 đô la. Nhân viên phải kiểm tra số dư cho bạn ($ 1,350). Một kế hoạch không phải là một kế hoạch có trách nhiệm giải trình nếu tất cả các tiêu chí của nó không được đáp ứng. Và “hoàn trả các chi phí không được trừ” (cho người lao động) và các khoản phụ cấp cho các chi phí linh tinh hoặc không xác định được đánh thuế đối với người lao động.

Thuế lương và phí chuyển nhượng trả cho nhân viên

Chi phí di chuyển của nhân viên do công ty của bạn thanh toán, ngay cả khi bạn có kế hoạch có trách nhiệm, phải chịu thuế thu nhập liên bang, thuế FICA (An sinh xã hội và Medicare) và khấu trừ thuế thất nghiệp liên bang.

Có thể bạn quan tâm  Bán hàng giả định: các kỹ thuật đóng cửa tốt nhất

Bạn phải báo cáo số tiền trợ cấp này khi điền vào báo cáo thuế hàng năm W-2 của năm trước cho nhân viên.

Làm rõ cách nhập các chi phí này vào biểu mẫu W-2 của nhân viên. Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ ở trên, trong đó một nhân viên nhận được 5.000 đô la chi phí di chuyển, có biên nhận 3.650 đô la và giữ 1.350 đô la còn lại. Số tiền mà người lao động giữ lại phải chịu thuế đối với người lao động. Chúng tôi giả định rằng khoản thanh toán này được thực hiện theo các yêu cầu của Chương trình có trách nhiệm, như được mô tả ở trên:

  • $ 1,350 chịu thuế được bao gồm trong ô 1 của W-2 (ô 3, 5 và 16 nếu bị tiểu bang hoặc thành phố đánh thuế).

Khấu trừ thuế thu nhập liên bang và tiểu bang và thuế FICA phải được tính trên $ 1,350 chịu thuế và được đưa vào ô thích hợp trên W-2. Bạn phải sử dụng mã “L” trong ô 12 của Biểu mẫu W-2 để bao gồm số tiền bằng $ 3,650 (bằng số tiền được chứng nhận (ví dụ: phần không chịu thuế)). Để biết thêm chi tiết về cách thức hoạt động, hãy xem IRS Publication 15 (Thông tư E).

Cung cấp thêm chi phí di chuyển cho nhân viên

Một số doanh nghiệp đưa ra mức phí di chuyển cố định cho nhân viên dựa trên loại hình và khoảng cách di chuyển. Các khoản thanh toán vẫn có thể được khấu trừ từ doanh nghiệp của bạn dưới dạng chi phí kinh doanh.

Theo IRS, nếu bạn muốn trả cho nhân viên một khoản chi phí di chuyển và để nhân viên quyết định cách tiêu tiền, bạn đã có một kế hoạch vô trách nhiệm. Trong trường hợp này, như đã đề cập ở trên, nếu bạn không muốn nhân viên phải xuất trình biên lai, tất cả các khoản thanh toán nên được đánh thuế cho nhân viên như một quyền lợi. Ngoài ra, thuế thu nhập liên bang và thuế FICA phải được khấu trừ tại thời điểm thanh toán.

Trong trường hợp này, bạn có thể muốn thêm một khoản tiền vào khoản thanh toán để giúp nhân viên trả thêm thuế mà họ phải trả. Đây được gọi là séc “tổng” và nó được thực hiện để cung cấp cho nhân viên số tiền chính xác của khoản thanh toán sau thuế.

Ví dụ: nếu bạn trả cho một nhân viên 2.000 đô la để di chuyển, bạn có thể kiếm tổng cộng để trang trải khoản thuế bổ sung trên 2.000 đô la.

Có thể bạn quan tâm  Tìm hiểu về việc giảm thuế từ Bộ Nội vụ

Chi phí di chuyển của nhân viên được khấu trừ

Trả chi phí di chuyển cho nhân viên là một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ cho doanh nghiệp của bạn.

Nói với nhân viên về kế hoạch hoàn trả chi phí di chuyển

Như với bất kỳ quyền lợi nào khác của nhân viên, tất cả nhân viên phải được đối xử bình đẳng. Bạn có thể đặt tiêu chí đủ điều kiện cho chương trình theo loại nhân viên (ví dụ: được trả lương so với theo giờ), nhưng bạn không thể cung cấp cho một nhân viên này nhiều lợi ích hơn người khác trong cùng phân loại.

Luôn luôn là một ý kiến ​​hay nếu bạn nêu ra những lợi ích như vậy bằng văn bản và đưa chúng vào trong giao tiếp của bạn với nhân viên. Sổ tay nhân viên hoặc sổ tay chính sách và thủ tục là một nơi tốt để mô tả kế hoạch của bạn. Đừng quên bao gồm thông tin về tác động thuế của lợi ích này.

Giúp nhân viên khấu trừ chi phí di chuyển

Trừ khi bạn là người khai thuế đủ tiêu chuẩn, bạn không nên cung cấp lời khuyên về thuế cho nhân viên về thuế thu nhập. Khuyến khích nhân viên của bạn tìm lời khuyên chuyên nghiệp về thuế hoặc sử dụng phần mềm thuế chuyên nghiệp. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để giúp nhân viên hiểu được lợi ích chi phí di chuyển này và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến thuế của họ:

  • Cung cấp cho nhân viên gói chuyển việc giải thích cách thức và thời gian công ty của bạn sẽ được hoàn trả chi phí chuyển nhà.

Cho nhân viên cơ hội thay đổi khấu trừ thuế của họ (trên Mẫu W-4) để tính cho các quyền lợi tái định cư và nghĩa vụ thuế của họ.

Thông tin IRS về Chi phí Di chuyển của Nhân viên

IRS Publication 521 – Chi phí di chuyển

IRS Publication 15 – Thông báo E – Hướng dẫn về Thuế cho Người sử dụng lao động

IRB Publication 15b – Hướng dẫn về Thuế cho Quyền lợi Nhân viên Người sử dụng lao động

Tất cả thông tin trong bài viết này và trên trang web này được cung cấp cho thông tin chung và không nhằm mục đích cung cấp lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Để biết thêm thông tin, hãy xem các ấn phẩm của IRS. Mỗi tình huống là cụ thể; hãy chuyển câu hỏi cho cố vấn thuế của bạn.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm