Bài viết

trước

115

Pre-Conference là từ viết tắt của “Pre-Conference”. Đây là cơ hội để tập hợp những thành viên chủ chốt trong cuộc họp lại với nhau để mọi người có thể xem xét lại kế hoạch của mình để thực hiện một cuộc họp thành công. Cuộc họp này thường được tổ chức trong một không gian họp.

Dưới đây là những điều bạn cần biết về các cuộc họp tiền hội nghị trước khi tổ chức sự kiện tiếp theo của mình.

Một cuộc họp trước hội nghị là gì?

Tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp, có thể có hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người chịu trách nhiệm thực hiện thành công sự kiện. Cuộc họp chuẩn bị, hay đơn giản là “cuộc họp chuẩn bị”, là cơ hội để tất cả những người này gặp nhau tại một nơi và thảo luận về các chi tiết của một sự kiện đã được lên kế hoạch. Đây là cơ hội để các nhà cung cấp đặt câu hỏi, ban tổ chức có thể chuẩn bị bất kỳ câu hỏi nào cho nhân viên và nhân viên có thể đánh giá không gian và quyết định nơi đặt bàn, ghế, sân khấu hoặc bất kỳ đồ đạc nào khác.

Các cuộc họp trước hội nghị thường được tổ chức vài ngày trước khi sự kiện diễn ra. Vào ngày diễn ra sự kiện, một hướng dẫn ngắn hơn có thể làm mới những người tham gia đã lên kế hoạch trước khi cuộc họp khai mạc.

Một số người có thể liên kết buổi họp trước với việc lập kế hoạch cho các hội nghị, hội nghị, quy ước và chương trình khuyến khích lớn hơn. Tuy nhiên, người ta cũng thường tổ chức các cuộc họp trước hội nghị cho hội thảo và các sự kiện đặc biệt khác. Ngay cả một cuộc tụ họp nhỏ trong phòng họp của khách sạn cũng nên bắt đầu bằng một cuộc họp trước cuộc họp.

Có thể bạn quan tâm  Cách các đại lý bảo hiểm và người môi giới kiếm tiền

Cuộc họp tiền hội nghị diễn ra như thế nào?

Đối với những người không có kế hoạch gặp mặt thường xuyên, cuộc họp trước cuộc họp thoạt đầu có vẻ không thoải mái hoặc khó xử, vì nó có thể chứa các thuật ngữ hoặc ngôn ngữ mới, chẳng hạn như “sơ yếu lý lịch sự kiện” hoặc “trình tự sự kiện tiệc”. Tuy nhiên, buổi họp trước được thiết kế để giải tỏa mọi hiểu lầm hoặc các khía cạnh không rõ ràng của sự kiện. Đây là cơ hội để bạn hỏi những thuật ngữ này có nghĩa là gì và bất kỳ câu hỏi nào khác có thể cải thiện sự thành công của chiến dịch của bạn.

Điều gì sẽ xảy ra trong thời gian diễn ra trước hội nghị

Trong cuộc họp trước hội nghị, người lập kế hoạch sự kiện sẽ xem xét tất cả các khâu hậu cần cuối cùng cho một chương trình nhất định với đội quản lý nhà cung cấp tham gia chương trình.

Thông thường, các cuộc họp trước hội nghị được điều phối và sắp xếp bởi người quản lý dịch vụ cuộc họp của địa điểm. Ví dụ: nếu cuộc họp của bạn ở khách sạn, khách sạn có thể có một nhân viên điều phối các sự kiện giống như của bạn. Người này sẽ mời các nhà quản lý từ các lĩnh vực khác nhau có liên quan đến sự kiện để xem xét vai trò cụ thể của họ trong sự kiện.

Có thể bạn quan tâm  Giới thiệu về Gia công phần mềm Nhà hàng

Đây là thời điểm tuyệt vời để các nhà lập kế hoạch cuộc họp hoặc sự kiện xây dựng mối quan hệ với tất cả những người có liên quan.

Trước cuộc họp, các nhà lập kế hoạch sự kiện sẽ làm nổi bật một số mục tiêu chính của sự kiện, bao gồm thông tin quan trọng về tổ chức chủ trì sự kiện, các thông điệp chính được truyền đạt tại sự kiện và các nhân vật quan trọng dự kiến ​​sẽ tham dự.

Xem sơ yếu lý lịch sự kiện

Tiếp tục sự kiện nêu chi tiết tất cả các thông số kỹ thuật của sự kiện. Nó bao gồm tất cả các thông tin liên quan bao gồm ngày, giờ, địa chỉ liên hệ, hồ sơ người tham dự, liên hệ khẩn cấp, thực phẩm và đồ uống, giao thông vận tải, thông tin vận chuyển, thanh toán, âm thanh / video và các nhu cầu đặc biệt khác.

Mỗi người quản lý bộ phận sẽ xem xét vai trò của họ trong sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và quy trình hoạt động điển hình của họ. Họ cũng sẽ xem xét sự hiểu biết của họ về hợp đồng sự kiện và thông tin đã chia sẻ trước đó về đơn đặt hàng sự kiện tiệc.

Các nhà lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện nên nhớ đặt câu hỏi chi tiết về thông số kỹ thuật của sự kiện trong thời gian này, chẳng hạn như cấp nhân sự và tên của những người liên hệ chính trong tất cả các lĩnh vực sẽ có mặt trong sự kiện thực tế. Các yếu tố chính của cuộc thảo luận trước có thể bao gồm đánh giá những điều sau:

  • Yêu cầu về Thực phẩm và Đồ uống

Yêu cầu danh sách phòng Yêu cầu về Triển lãm Hội nghị và Triển lãm Thương mại Yêu cầu về không gian phòng họp và triển lãm thương mại (bao gồm cả sơ đồ tầng chi tiết) Yêu cầu kỹ thuật, chẳng hạn như thông số kỹ thuật điện và viễn thông Chi tiết về vị trí bảng hiệu và các trang trí khác

Có thể bạn quan tâm  Mary Kay Grey

Thực hiện các thay đổi vào phút cuối

Cuộc họp trước cuộc họp là thời điểm lý tưởng để thực hiện bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối. Mặc dù họ có thể không phải lúc nào cũng thích nó, nhưng hầu hết các nhà cung cấp và nhà cung cấp đều muốn có một số chỉnh sửa và thay thế vào phút cuối – nhưng hãy cố gắng giữ các yêu cầu hợp lý.

Tất nhiên, những gì có thể được coi là mức độ thay đổi hợp lý phụ thuộc vào việc chuẩn bị sớm như thế nào. Nếu bạn đã chuẩn bị trước khi quá trình thiết lập đang diễn ra, hãy cân nhắc kiểm tra phòng sớm để đảm bảo mọi thứ đang hoạt động trơn tru. Bằng cách đó, bạn sẽ biết những thay đổi nào có thể được thực hiện mà không ảnh hưởng đến tiến độ bạn đã đạt được.

những điều quan trọng

  • Cuộc họp tiền hội nghị là cuộc họp được tổ chức trước cuộc họp tại trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc bất kỳ địa điểm tổ chức sự kiện nào khác.

Cuộc họp trước tạo cơ hội cho tất cả những người tham gia và nhân viên chủ chốt xem xét lại trách nhiệm, mục tiêu và kỳ vọng của họ. Các cuộc họp trước hội nghị thường được tổ chức vài ngày trước khi sự kiện diễn ra. Đây là một trong những cơ hội cuối cùng ban tổ chức yêu cầu thay đổi trước khi sự kiện bắt đầu.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm