Trợ lý ảo: nó là gì?

Trợ lý ảo là người cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp từ một vị trí từ xa. Các tác vụ hành chính là công việc phổ biến nhất đối với trợ lý ảo, nhưng họ cũng có thể hỗ trợ bất kỳ yếu tố nào khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu thêm về những gì trợ lý ảo làm, cách trở thành trợ lý và cách thuê trợ lý.

Trợ lý ảo là gì?

Trợ lý ảo chỉ là trợ lý cho công việc từ xa. Khi những tiến bộ công nghệ trong những năm 1990 mang Internet đáng tin cậy đến nhiều nhà hơn, các công ty nhận ra rằng họ không cần phải đưa nhân viên đến văn phòng để hoàn thành công việc, điều này đã dẫn đến sự ra đời của những trợ lý ảo đầu tiên.

Các doanh nhân và công ty trực tuyến cần trợ giúp nhưng không muốn chi tiền để cung cấp không gian văn phòng cho nhân viên của họ, đặc biệt cần trợ lý ảo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hỗ trợ ảo, đặc biệt là cho các nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như quản lý mạng xã hội.

Về lý thuyết, trợ lý ảo có thể làm bất cứ điều gì mà nhân viên hỗ trợ khác có thể làm. Có những hạn chế, nhưng công nghệ ngày càng cung cấp giải pháp cho những hạn chế này. Ví dụ: họ có thể không giao cà phê cho bạn vào buổi sáng, nhưng họ có thể đặt cà phê hoặc bữa trưa thông qua dịch vụ giao đồ ăn.

Nhiệm vụ hỗ trợ ảo không giới hạn ở các thủ tục giấy tờ. Họ có thể trợ giúp về tiếp thị, thiết kế web, kế toán và nhiều dịch vụ khác. Một số trợ lý ảo tập trung vào các bộ kỹ năng cụ thể và họ chỉ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các kỹ năng đó. Các trợ lý ảo khác tập trung vào một ngành nhất định. Ví dụ: thị trường ngách của họ là trợ lý ảo hỗ trợ các đại lý bất động sản.

Trợ lý ảo hoạt động như thế nào?

Mặc dù đây không phải là khía cạnh xác định của trợ lý ảo, nhưng nhiều người trong số họ làm việc với tư cách là nhà thầu. Họ có thể điều hành công việc kinh doanh trợ lý ảo tại nhà của riêng họ. Khách hàng thuê trợ lý ảo bằng cách ký hợp đồng với doanh nghiệp của trợ lý.

Trợ lý ảo cũng có thể chỉ làm việc với tư cách là nhân viên của công ty. Các trợ lý ảo khác sẽ tìm các hợp đồng ngắn hạn thông qua các trang web tự do và chuyển từ công ty này sang công ty khác.

Cách bắt đầu kinh doanh trợ lý ảo

Nếu bạn quyết định tạo một doanh nghiệp cho công việc trợ lý ảo của mình, bước đầu tiên là xác định loại dịch vụ bạn muốn cung cấp và cho ai. Bạn sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, chẳng hạn như thiết kế đồ họa hoặc kế toán? Bạn sẽ tập trung vào các thị trường thích hợp, chẳng hạn như doanh nhân trực tuyến hoặc đại lý bất động sản? Khi bạn biết mình cung cấp những gì, bạn có thể đặt giá dịch vụ của mình. Bạn có thể chọn tính phí theo giờ hoặc bán các gói dịch vụ.

Bắt đầu kinh doanh trợ lý ảo nhanh chóng, giá cả phải chăng và dễ dàng. Nhu cầu hỗ trợ ảo ngày càng tăng. Nếu bạn đã có các kỹ năng và thiết bị cần thiết để bắt đầu, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy khách hàng đầu tiên của mình và bắt đầu làm việc.

Vui lòng kiểm tra giấy phép kinh doanh của bạn với thành phố hoặc quận của bạn. Nếu bạn được trang bị đầy đủ để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ảo, các khoản phí liên quan đến việc xin giấy phép có thể là chi phí khởi động duy nhất của bạn.

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm khách hàng bằng cách liên hệ với mạng của mình và tìm kiếm các công việc tự do và làm việc từ xa trong bảng việc làm trực tuyến. Cân nhắc xây dựng trang LinkedIn và xây dựng trang web để mọi người có thể dễ dàng biết đến và thuê bạn.

Cách thuê trợ lý ảo

Mặc dù hỗ trợ ảo là một khái niệm kinh doanh gia đình tốt cho trợ lý, nhưng việc nhận trợ giúp ảo cũng rất quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp gia đình đang tìm cách tối đa hóa thu nhập và thúc đẩy tăng trưởng. Là chủ doanh nghiệp tại gia, bạn có thể không tự làm được mọi việc trong một thời gian. Nếu bạn vẫn có thể làm mọi thứ một mình, bạn có thể mất khả năng làm mọi thứ hiệu quả và năng suất nhất có thể.

Việc thuê trợ lý ảo có thể giải phóng thời gian của bạn và cho phép bạn tập trung vào công việc có thể kiếm tiền và phát triển doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, nhiều trợ lý ảo còn làm tốt hơn bạn trong một số nhiệm vụ nhất định. Về lâu dài, việc thuê một công việc bạn không giỏi luôn hiệu quả hơn và đỡ tốn kém hơn.

Bước đầu tiên khi thuê trợ lý ảo là liệt kê những công việc bạn muốn thuê ngoài. Lập một danh sách đầy đủ và ưu tiên các hoạt động bạn muốn ủy quyền. Ví dụ: nếu bạn thấy rằng việc quản lý hộp thư đến quá tốn thời gian và tẻ nhạt, hãy đặt nó ở đầu danh sách. Hoặc có thể các vấn đề kỹ thuật mất quá nhiều thời gian, vì vậy bạn có thể thuê ngoài quản lý trang web.

Bước tiếp theo là xác định người để thuê. Bạn có thể sử dụng dịch vụ trợ lý ảo để thuê và đào tạo trợ lý. Các dịch vụ này sẽ thu hút một trợ lý từ nhóm nhân tài của họ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bạn cũng có thể tìm kiếm trợ lý thông qua các dịch vụ tự do trực tuyến như Upwork. Tùy chọn cuối cùng là để mạng của bạn tham gia vào đề xuất. Tìm một trợ lý đã được kiểm tra bởi một người mà bạn tin tưởng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian (và có thể là rắc rối của một quyết định tuyển dụng tồi).

Những điểm chính

  • Trợ lý ảo là người cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp từ một vị trí từ xa.

Các nhiệm vụ quản lý phổ biến nhất trong trợ lý ảo, nhưng trợ lý ảo có thể thực hiện bất kỳ hình thức hỗ trợ từ xa nào. Trợ lý ảo thường (nhưng không phải lúc nào cũng vậy) bắt đầu kinh doanh của riêng họ hoặc làm việc với tư cách là các nhà thầu độc lập. Các công ty thường thuê trợ lý ảo để giúp hoàn thành nhiệm vụ quản lý với chi phí thấp.