Thông cáo báo chí và mục đích của nó

Nếu bạn đang xem xét một chiến lược quan hệ công chúng cho doanh nghiệp của mình, thì bạn chắc chắn sẽ cân nhắc việc phát hành một thông cáo báo chí. Tuy nhiên, mặc dù nhiều người biết chúng là gì, nhưng ít người biết cách sử dụng và khi nào. Thông cáo báo chí là một thông báo bằng văn bản báo cáo thông tin cụ thể nhưng ngắn gọn về một sự kiện, tình huống, bản phát hành sản phẩm hoặc sự kiện khác. Nó thường được liên kết với một doanh nghiệp hoặc tổ chức và được cung cấp cho giới truyền thông theo nhiều cách khác nhau.

Xuất bản một thông cáo báo chí không có nghĩa là phương tiện truyền thông sẽ tự động chạy. Các phương tiện truyền thông sẽ hỏi họ luôn hỏi cùng một câu hỏi: Độc giả của họ có hứng thú không? Nó có mang lại lợi ích cho cộng đồng theo một cách nào đó không? Bạn cũng nên xem xét các phương tiện truyền thông khác có thể nhận thông cáo báo chí của bạn. Nếu bạn may mắn, các blogger, người dùng Twitter và những người khác trên phương tiện truyền thông xã hội có thể thấy nó đáng được quảng bá trên mạng xã hội của họ.

Thời gian là quan trọng

Hầu hết các thông cáo báo chí có thể được “xuất bản ngay lập tức.” Điều này có nghĩa là một khi bạn công khai thông tin, bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ thông tin đó. Ví dụ: nếu bạn đang quảng cáo một sự kiện sắp tới, bạn có thể muốn khuyến khích báo cáo càng kịp thời càng tốt.

Các thông cáo báo chí khác có thể có giới hạn thời gian về thời điểm phương tiện truyền thông bắt đầu đưa tin, hoặc chỉ có thể cho phép một số nguồn phương tiện truyền thông nhất định báo cáo ngay lập tức. Chúng có thể được cung cấp cho các chủ sở hữu dịch vụ tin tức, trang web hoặc blog khác để xuất bản sau này. Nếu nội dung bạn muốn chia sẻ cần được bảo mật trước một thời điểm thích hợp, bạn có thể chỉ định ngày bắt đầu báo cáo.

Mục tiêu của thông cáo báo chí

Mục đích chính của tất cả các thông cáo báo chí là quảng bá điều gì đó quan trọng và cụ thể, và làm như vậy một cách rõ ràng. Ngoài ra, thông cáo báo chí là một tài liệu tuân theo một định dạng chặt chẽ và phục vụ ba mục đích tiếp thị và quảng cáo:

  • Thông báo cho giới truyền thông về vụ việc và hy vọng họ có thể loan tin.

Để chia sẻ một số thông tin về doanh nghiệp của bạn, hy vọng rằng các phóng viên có thể xem một câu chuyện trong thông cáo báo chí của bạn và viết các bài báo thực tế về nó. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp của bạn trên Internet thông qua blog, website và mạng xã hội. Có tranh cãi về việc liệu phương pháp cuối cùng có thực sự phù hợp với thông cáo báo chí hay không, hay liệu “thông cáo báo chí” có phù hợp hơn hay không. Trong mọi trường hợp, so với phương tiện truyền thống, phương tiện truyền thông xã hội cung cấp kết nối trực tiếp hơn với khách hàng của bạn.

Mẹo viết thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí thường bắt đầu bằng tên của thành phố xuất xứ và ngày hiện tại. Nó phải bao gồm một tiêu đề hấp dẫn. Luôn viết ở ngôi thứ ba và chia sẻ thông tin hấp dẫn từ góc nhìn của người ngoài cuộc (giống như các phương tiện truyền thông).

Nếu tin nhắn của bạn không hấp dẫn, vui lòng lùi lại một chút. Có thể bạn có thể thêm một cái gì đó vào sự kiện hoặc thông báo để làm cho nó thú vị hơn. Tất nhiên, “điều gì đó” phải xảy ra. Bạn không thể đề cập rằng những người nổi tiếng hạng A sẽ xuất hiện khi bạn hoàn toàn biết họ sẽ không xuất hiện. Liên kết thông cáo báo chí của bạn với các xu hướng hiện tại hoặc các sự kiện kịp thời trong tin tức cũng có thể thu hút sự chú ý.

Tránh những từ ngữ khô khan, phiến diện. Bạn không muốn mất độc giả chỉ vì câu đầu tiên. Quan trọng nhất, nếu sự kiện của bạn nhàm chán, thì thông cáo báo chí của bạn cũng có thể đáng ngáp. Nếu vậy, tại sao bất kỳ phương tiện truyền thông nào cũng muốn săn đuổi câu chuyện này?

Thông cáo báo chí không nên chỉ là một bản tường thuật các sự kiện. Một thông cáo báo chí hiệu quả luôn trích dẫn những người quan trọng đối với công ty hoặc sự kiện — ví dụ: giám đốc điều hành công ty hoặc đại diện của một tổ chức từ thiện đã được hưởng lợi từ sự kiện. Nhưng những trích dẫn trong thông cáo báo chí hiếm khi là sự sao chép lại nguyên văn những gì một người thực sự đã nói. Thay vào đó, chúng thường là các phiên bản lý tưởng hóa của các tuyên bố thúc đẩy chương trình thông cáo báo chí — những gì người đó nên nói. Chúng hoạt động như một công cụ tu từ để tăng mức độ quan tâm.

Thông cáo báo chí không phải là gì

Thông cáo báo chí không phải là một công cụ tiếp thị đảm bảo. Tiết chế kỳ vọng của bạn. Đừng mong đợi các phương tiện truyền thông chính thống chú ý đến mọi thông cáo báo chí bạn viết. Nhưng cũng đừng bỏ cuộc. Công khai thành công phụ thuộc vào nỗ lực không ngừng và thông cáo báo chí là một phần quan trọng trong chiến lược quan hệ công chúng của bạn. Hãy tiếp tục tìm cách để làm cho thông cáo báo chí của bạn trở nên nổi bật và chắc chắn bạn sẽ nhận được một số tin tức.