Thấy trước

Pre-conference meeting là từ viết tắt của “pre-conference meeting”. Đây là cơ hội để tập hợp những người tham gia chính trong cuộc họp lại với nhau, để mọi người cùng xem lại kế hoạch của mình để cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp. Những cuộc họp như vậy thường được tổ chức trong không gian hội nghị.

Dưới đây là thông tin bạn cần biết về cuộc họp tiền hội nghị trước khi tổ chức sự kiện tiếp theo của bạn.

Một cuộc họp trước khi khởi hành là gì?

Tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp, có thể có hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người chịu trách nhiệm thực hiện thành công sự kiện. Cuộc họp trù bị, gọi tắt là “cuộc họp trù bị”, là cơ hội để tất cả những người này gặp nhau tại một nơi và thảo luận về các chi tiết của các hoạt động đã được lên kế hoạch. Đây là cơ hội để nhà cung cấp đặt câu hỏi, nhà tổ chức chuẩn bị cho nhân viên về bất kỳ câu hỏi nào, và để nhân viên đánh giá không gian và quyết định nơi đặt bàn, ghế, sân khấu hoặc bất kỳ đồ đạc nào khác.

Cuộc họp tiền hội nghị thường được tổ chức trước sự kiện vài ngày. Vào ngày diễn ra sự kiện, một bài tập ngắn hơn có thể cho phép những người tham gia hiểu lại kế hoạch trước khi cánh cửa cuộc họp mở ra.

Một số người có thể liên kết cuộc họp trước cuộc họp với việc lập kế hoạch cho các cuộc họp lớn hơn, các quy ước, hương ước và các kế hoạch khuyến khích. Tuy nhiên, người ta cũng thường tổ chức các cuộc họp trước cho các cuộc hội thảo và các sự kiện đặc biệt khác. Ngay cả những cuộc họp nhỏ được tổ chức trong phòng hội nghị của khách sạn cũng nên được tổ chức trước cuộc họp.

Hội nghị Pre-Con hoạt động như thế nào?

Đối với những người có thể không lên kế hoạch cho các cuộc họp thường xuyên, cuộc họp trước cuộc họp thoạt đầu có vẻ không thoải mái hoặc lúng túng vì nó có thể chứa các thuật ngữ hoặc ngôn ngữ mới, chẳng hạn như “nối lại các hoạt động” hoặc “trình tự các hoạt động tiệc”. Tuy nhiên, cuộc họp trước hội nghị nhằm mục đích loại bỏ mọi hiểu lầm hoặc các khía cạnh không rõ ràng của sự kiện. Đây là cơ hội để bạn hỏi về ý nghĩa của các thuật ngữ này và bất kỳ câu hỏi nào khác giúp tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.

Điều gì xảy ra trong cuộc họp Pre-Con

Trong cuộc họp chuẩn bị, người lập kế hoạch sự kiện sẽ xem xét tất cả các hoạt động hậu cần cuối cùng của kế hoạch đã cho cùng với nhóm quản lý nhà cung cấp tham gia vào kế hoạch.

Thông thường, cuộc họp trước hội nghị được điều phối và sắp xếp bởi người quản lý dịch vụ cuộc họp của địa điểm. Ví dụ: nếu cuộc họp của bạn được tổ chức trong một khách sạn, thì khách sạn đó có thể có một nhân viên chịu trách nhiệm điều phối các sự kiện giống như của bạn. Người này sẽ mời các nhà quản lý từ tất cả các khu vực của sự kiện để xem xét vai trò cụ thể của họ trong sự kiện.

Đây là thời điểm tuyệt vời để các nhà lập kế hoạch cuộc họp hoặc sự kiện thiết lập mối quan hệ với tất cả những người tham gia.

Trong giai đoạn trước cuộc họp, người lập kế hoạch sự kiện nên nhấn mạnh một số mục tiêu chính của sự kiện, bao gồm thông tin quan trọng về đơn vị tổ chức sự kiện, thông tin chính được truyền đạt trong sự kiện và những nhân vật quan trọng dự kiến ​​sẽ tham gia.

Xem sơ yếu lý lịch sự kiện

Hoạt động tiếp tục chi tiết tất cả các tiêu chuẩn của hoạt động. Nó bao gồm tất cả thông tin liên quan, bao gồm ngày, giờ, địa chỉ liên hệ, thông tin người tham gia, liên hệ khẩn cấp, thực phẩm và đồ uống, giao thông, thông tin vận chuyển, thanh toán, âm thanh / video và các nhu cầu đặc biệt khác.

Mỗi người quản lý bộ phận sẽ xem xét vai trò của họ trong hoạt động, bao gồm các chi tiết liên quan và các quy trình hoạt động điển hình của họ. Họ cũng sẽ xem xét sự hiểu biết của họ về hợp đồng sự kiện và thông tin đã chia sẻ trước đó về đơn đặt hàng sự kiện tiệc.

Người lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện nên nhớ đặt các câu hỏi chi tiết liên quan đến thông số kỹ thuật của sự kiện trong giai đoạn này, chẳng hạn như cấp độ nhân sự và tên của người liên hệ chính trong tất cả các lĩnh vực đại diện sẽ có mặt trong sự kiện thực tế. Các yếu tố chính của cuộc thảo luận trước tội phạm có thể bao gồm việc xem xét:

  • Yêu cầu về thực phẩm và đồ uống

Yêu cầu về danh sách phòng Yêu cầu về hội nghị và triển lãm thương mại Yêu cầu về không gian phòng họp và triển lãm thương mại (bao gồm cả sơ đồ tầng chi tiết) Yêu cầu kỹ thuật, chẳng hạn như thông số kỹ thuật điện và viễn thông Thông tin chi tiết về vị trí đặt biển báo và các trang trí khác

Thực hiện các thay đổi vào phút cuối

Cuộc họp trước hội nghị là thời điểm lý tưởng để thực hiện bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối. Mặc dù không phải lúc nào họ cũng thích điều đó, nhưng hầu hết các nhà cung cấp và nhà cung cấp đều muốn thực hiện một số điều chỉnh và thay thế vào phút cuối – nhưng hãy cố gắng giữ các yêu cầu hợp lý.

Tất nhiên, mức độ thay đổi có thể được coi là hợp lý phụ thuộc vào thời điểm kiểm soát trước xảy ra. Nếu bản xem trước được lên lịch vào thời điểm quá trình thiết lập đang diễn ra, vui lòng xem xét kiểm tra phòng sớm để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bằng cách này, bạn sẽ biết những thay đổi nào có thể được thực hiện mà không ảnh hưởng đến tiến độ đã được thực hiện.

Những điểm chính

  • Cuộc họp tiền hội nghị là cuộc họp được tổ chức trước khi cuộc họp được tổ chức tại trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc bất kỳ địa điểm tổ chức sự kiện nào khác.

Cuộc họp trước tạo cơ hội cho tất cả những người tham gia chính và nhân viên xem xét lại trách nhiệm, mục tiêu và kỳ vọng của họ. Cuộc họp tiền hội nghị thường được tổ chức trước sự kiện vài ngày. Đây là một trong những cơ hội cuối cùng để ban tổ chức yêu cầu thay đổi trước khi sự kiện bắt đầu.