Bài viết

Tệp nguồn cho các giao dịch kế toán

79

Mỗi khi một công ty thực hiện một giao dịch tài chính, một số hồ sơ giấy sẽ được tạo ra. Kế toán gọi tài liệu này là tài liệu nguồn hoặc tài liệu. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp nhỏ phát hành séc đồ dùng văn phòng từ tài khoản séc của mình, thì séc và biên lai đồ dùng văn phòng sẽ trở thành chứng từ gốc.

Tầm quan trọng của tệp nguồn

Tệp nguồn rất cần thiết cho quá trình ghi sổ và kế toán vì nó cung cấp bằng chứng cho thấy các giao dịch tài chính đã xảy ra. Trong quá trình kiểm tra kế toán hoặc thuế, tệp nguồn sẽ sao lưu sổ nhật ký kế toán và sổ cái làm hồ sơ giao dịch không thể tranh cãi.

Bạn sẽ giữ các tài liệu nguồn của doanh nghiệp mình, giống như bạn giữ biên lai cho các mặt hàng được miễn thuế đối với các khoản thuế của bạn. Nếu thuế của bạn được kiểm tra, tệp nguồn sẽ cung cấp bằng chứng về việc mua hàng của bạn. Điều tương tự cũng áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng trong doanh nghiệp của bạn, bạn giữ các tài liệu gốc của mọi giao dịch tài chính, không chỉ các khoản đóng góp từ thiện.

Có thể bạn quan tâm  Giải thích về Blockchain: Tổng quan đơn giản về cách nó hoạt động

Dữ liệu và sự kiện quan trọng

Tệp nguồn mô tả tất cả các thông tin cơ bản của giao dịch, chẳng hạn như số tiền giao dịch, đối tượng giao dịch, mục đích giao dịch và ngày giao dịch.

Các tệp nguồn phổ biến bao gồm:

  • Hủy séc

hóa đơn thanh toán Biên lai tính tiền Biên lai do máy tính tạo Thư báo ghi có để hoàn lại tiền cho khách hàng Thẻ chấm công nhân viên phiếu gửi tiền Đặt hàng

Lưu trữ các tệp của bạn

Thông tin của các chứng từ gốc phải được ghi vào nhật ký kế toán thích hợp càng sớm càng tốt sau khi giao dịch. Sau khi ghi, tất cả các tệp nguồn nên được lưu trữ trong một số hệ thống để có thể truy xuất chúng khi cần thiết. Trong một số trường hợp, điều quan trọng là phải cung cấp một chuỗi hành trình để xác định xem liệu tệp nguồn liên quan có còn nằm trong tầm kiểm soát của bạn hay không.

Bản gốc và bản sao

Trong hầu hết các trường hợp, bản sao của tài liệu nguồn được chấp nhận về mặt pháp lý. Ví dụ: Sở Thuế vụ Hoa Kỳ bắt đầu chấp nhận các bản sao biên lai vào năm 1997, miễn là chúng dễ đọc, chứa tất cả thông tin trong bản gốc và cung cấp thông tin gốc ở cùng một định dạng trong phạm vi của quá trình quét.

Có thể bạn quan tâm  Xây dựng lòng trung thành của khách hàng thông qua dịch vụ khách hàng

Biên lai vật liệu ghi rõ các mặt hàng đã mua và giá đã thanh toán nhưng không có tên nhà cung cấp khi quét là không đủ điều kiện. Các tài liệu cung cấp tất cả thông tin trong biên lai ban đầu nhưng đã được nhập lại ở định dạng Word hoặc Excel cũng không đủ điều kiện.

Nhiều công ty và cơ quan chính phủ cũng sử dụng các tiêu chuẩn IRS để tạo ra các bản sao đầy đủ, rõ ràng và chính xác của các tài liệu gốc. Tuy nhiên, các cơ quan khác có thể tăng các yêu cầu chung này.

Ví dụ: Đại học Washington chỉ chấp nhận các bản sao được quét ở mật độ tối thiểu 300 điểm trên inch (dpi) và được trình bày ở định dạng PDF hoặc TIFF để thay thế cho các tài liệu gốc; trường không chấp nhận bản sao JPEG.

Nếu bạn định quét tài liệu kế toán hoặc pháp lý để lưu trữ, vui lòng kiểm tra với các cơ quan liên quan để đảm bảo rằng họ chấp nhận tài liệu ở định dạng bạn định sử dụng.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm