Sử dụng bảng tính Excel cho kế toán doanh nghiệp nhỏ

Excel là một chương trình Microsoft Office được thiết kế để giúp tính toán, lập bảng, lưu trữ, vẽ biểu đồ và so sánh dữ liệu để tham khảo hiện tại và tương lai. Nó rất mạnh mẽ và có thể được sử dụng với mức độ phức tạp ít hoặc nhiều tùy thích. Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện tất cả các sổ sách kế toán trong Excel.

Kế toán dựa trên tiền mặt trong Excel

Nếu bạn sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt (mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thường làm), hãy bắt đầu một trang tính mới và nhập các tiêu đề cột cho ngày, mô tả giao dịch và số giao dịch. Bao gồm các tiêu đề cột cho thu nhập, chi phí và số dư tài khoản.

Mục nhập cơ sở tiền mặt

con số

ngày

diễn tả

thu nhập

Giá cả

Số dư tài khoản

001

10/10/2020

Flo’s nhựa

300,00 USD

1500,00 USD

002

10/10/2020

Joe’s Parts

USD 50,00

1550,00 USD

Điều này rất giống với việc nhập giao dịch của bạn vào sổ đăng ký séc. Nếu bạn mua thứ gì đó, hãy nhập phí cho số tiền đó. Nếu khách hàng trả tiền cho sản phẩm, bạn nhập doanh thu. Đối với mỗi loại giao dịch, bạn có thể cộng hoặc trừ số tiền từ số dư tài khoản của mình.

Bạn có thể tạo một trang tính khác cho mỗi tháng hoặc tiếp tục sử dụng một trang tính để theo dõi tất cả các giao dịch của mình.

Kế toán dồn tích trong Excel

Nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích hoặc kế toán kép, bạn cần phải chuẩn bị một tài khoản khác. Phương trình kế toán là tiêu chuẩn cho tất cả các giao dịch.

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông

Trong trường hợp này, điều này có nghĩa là tổng tài khoản tài sản của bạn phải bằng tổng tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu của bạn. Nói cách khác, nếu tài sản của bạn tăng lên, thì nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn sẽ tăng lên.

Đầu tiên, bạn cần lập biểu đồ tài khoản. Các loại tài khoản khác nhau là tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Nếu các doanh nghiệp nhỏ có nhà đầu tư hoặc sử dụng hình thức tài trợ vốn cổ phần, họ có thể có tài khoản vốn chủ sở hữu.

Có các tài khoản khác nhau trong mỗi loại tài khoản. Ví dụ, một tài khoản tài sản có thể bao gồm các tài khoản như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc các tài sản khác. Các khoản phải thu là số tiền bạn sử dụng thẻ tín dụng để mua hàng từ bạn.

Các tài khoản nợ của doanh nghiệp nhỏ thường có các khoản phải trả, tiền lương phải trả, hoặc bất kỳ khoản chi phí phải trả nào khác. Các khoản phải trả là số tiền bạn nợ do tín dụng mua hàng.

Tạo biểu đồ tài khoản trong trang tính đầu tiên của sổ làm việc. Bạn có thể liệt kê chúng theo loại tài khoản (tài sản, nợ phải trả, v.v.) để dễ hiểu. Trong cột tiếp theo, chỉ định một số cho mỗi tài khoản.

Biểu đồ tài khoản

Đừng.

tiêu đề tài khoản

Làm thế nào để tăng

kiểu

101

tiền mặt

ghi nợ

tài sản

102

Những tài khoản có thể nhận được

ghi nợ

tài sản

103

các khoản phải trả

CEDIT

nhiệm vụ

104

Chi phí quảng cáo

ghi nợ

Giá cả

Ví dụ: trong một trang tính mới, hãy tạo một tài khoản có nhãn Tiền mặt. Tiếp theo, tạo một cột cho ghi nợ và một cột cho tín dụng. Mỗi khi ghi nợ, tài khoản khác được ghi có và ngược lại. Bạn có thể cần tham khảo biểu đồ loại tài khoản mà bạn đã tạo để giúp bạn xác định thời điểm ghi nợ hoặc ghi có vào tài khoản và ảnh hưởng của từng thao tác đối với tài khoản. Nếu bạn bán 100 đô la hàng tồn kho và nhận tiền mặt, mục nhập của bạn sẽ giống như sau:

tiền mặt

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

1.000

100 đô la

1100 USD

Cổ phần

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

10.000 USD

100 đô la

9,900 USD

Khái niệm chính cần nhớ là bạn sử dụng phương pháp này để chuyển giá trị từ tài khoản này sang tài khoản khác. Nếu bạn nhập một mục nhập, bạn phải nhập một mục nhập khác trong tài khoản tương ứng.

Một khái niệm khiến nhiều người nhầm lẫn là hai tài khoản khác nhau có thể được thêm vào. Nếu bạn mua một thiết bị theo hình thức tín dụng, bạn sẽ sử dụng giá trị của mặt hàng đó để tăng tài khoản tài sản (thiết bị) và tăng tài khoản nợ phải trả của mình (tài khoản phải trả của nhà cung cấp).

Việc ghi nợ các khoản phải trả sẽ làm giảm giá trị của tài khoản, và việc ghi nợ các khoản phải thu sẽ làm tăng giá trị của tài khoản. Do đó, nếu bạn thanh toán cho một trong các tài khoản tín dụng của mình, bạn sẽ ghi nợ tài khoản đó (tài khoản trách nhiệm pháp lý) và ghi nợ tài khoản tiền mặt (tài khoản tài sản).

Ví dụ: nếu bạn cho phép một công ty mua 100 mặt hàng theo hình thức tín dụng, bạn sẽ tạo một tài khoản mang tên công ty trong tài khoản phải thu thuộc tài khoản tài sản. Đây là tài khoản tài sản vì nó nợ bạn.

Nếu bạn tính phí $ 1 cho mỗi mặt hàng, bạn sẽ ghi nợ $ 100 vào tài khoản phải thu của doanh nghiệp và ghi có $ 100 vào hàng tồn kho (hãy nhớ sử dụng biểu đồ loại tài khoản để giúp bạn tăng và giảm các đối tượng khác nhau).

Cổ phần

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

100 đô la

9.800 USD

Joe’s Parts (Khoản phải thu)

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

100 đô la

100 đô la

Nếu bạn mua 100 loại nguyên liệu thô (được sử dụng để sản xuất sản phẩm của bạn) từ một công ty khác, tài khoản trách nhiệm pháp lý sẽ được đặt theo tên của công ty đó. Đây là tài khoản nợ bởi vì bạn nợ họ tiền. Giả sử giá giống như ví dụ trước, bạn sẽ ghi nợ 100 USD vào tài khoản phải trả của công ty bạn đã mua và ghi nợ 100 USD vào tài khoản tồn kho nguyên vật liệu. Bạn ghi nợ hai tài khoản vì bạn đã thêm một tài sản và một khoản nợ.

Joe’s Parts (Tài khoản có trách nhiệm)

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

100 đô la

100 đô la

Hàng tồn kho nguyên vật liệu (tài khoản tài sản)

ghi nợ

CEDIT

thăng bằng

100 đô la

100 đô la

công bằng

Tài khoản vốn chủ sở hữu thường là tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc cổ đông, nhưng một doanh nghiệp nhỏ có thể không có bất kỳ cổ đông nào. Nếu trường hợp này xảy ra, nó thường được gọi là vốn chủ sở hữu. Thu nhập để lại được bao gồm trong tài khoản vốn chủ sở hữu vì nó là lợi nhuận mà công ty kiếm được trong suốt vòng đời của mình sau khi trả bất kỳ khoản cổ tức nào (nếu có cổ đông). Số tiền thu được này thường được để dành hoặc tái đầu tư vào công ty.

Nếu bạn rút 100 đô la từ thu nhập được giữ lại của mình và gửi vào tài khoản tiền mặt của mình, bạn sẽ ghi nợ vào tài khoản thu nhập giữ lại và ghi nợ vào tài khoản tiền mặt của mình.

Công thức và định dạng kế toán

Bạn có thể sử dụng các định dạng và công thức có sẵn của Excel để giúp bạn xử lý kế toán. Nếu bạn đánh dấu các ô bạn đang sử dụng và sau đó nhấp chuột trái vào chúng, bạn có thể hiển thị menu. Chọn một tùy chọn định dạng, sau đó chọn Kế toán trong tab Số. Thao tác này sẽ đặt ô được đánh dấu của bạn ở định dạng kế toán và tự động đặt ký hiệu đô la vào đó.

Điều này cũng đặt dấu ngoặc đơn xung quanh số âm, bạn có thể nhập số này khi giảm bất kỳ tài khoản nào. Để Excel tự động tính toán số dư cho bạn, hãy nhập công thức sau (giả sử các ô là A15 đến B15):

= Tổng (A15: B15)

Thao tác này sẽ thêm các giá trị của ô A15 đến B15 và hiển thị kết quả.

Bạn có thể sử dụng hàm tổng để cộng tổng tài sản, tổng nợ phải trả và tổng vốn chủ sở hữu. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng tài sản của bạn bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, đồng thời sử dụng phương pháp ghi sổ kép và kế toán dồn tích để cân bằng tình hình tài chính của bạn.

Mở rộng kiến ​​thức Microsoft Excel của bạn

Hướng dẫn này liên quan đến các khái niệm kế toán rất cơ bản và cách sử dụng Excel, và chúng sẽ cung cấp cho bạn đủ thông tin để bắt đầu chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Có nhiều chức năng khác trong Excel cho mục đích kế toán. Khi bạn trở nên quen thuộc hơn với các thủ tục và kế toán, bạn sẽ có thể sử dụng nó để tạo báo cáo, dự báo chi phí và thiết kế báo cáo tài chính của riêng bạn để báo cáo và phân tích.