Sổ sách kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ nghe nói rằng các thuật ngữ sổ sách kế toán và kế toán được sử dụng gần như thay thế cho nhau. Doanh nghiệp của bạn có sự khác biệt về sổ sách và kế toán. Các doanh nghiệp nhỏ có thể có cả chức năng ghi sổ và kế toán, và chúng đồng thời với nhau.

Kế toán sổ sách là việc ghi chép các giao dịch kinh doanh của bạn vào sổ cái, sổ tài khoản hoặc chương trình phần mềm có chứa tất cả các giao dịch tài chính của công ty bạn kể từ khi thành lập.

Kế toán là thực hành phân tích thông tin trên sổ cái và hiểu sâu hơn về việc ra quyết định tài chính của doanh nghiệp.

sổ sách kế toán

Ghi sổ kế toán là quá trình ghi chép hàng ngày tất cả các giao dịch tài chính của công ty. Kế toán ghi sổ các khoản doanh thu, chi phí, tiền mặt và các giao dịch ngân hàng trên sổ cái.

Một trong những thói quen quan trọng mà bạn nên phát triển khi bắt đầu kinh doanh là ghi chép các giao dịch vào sổ cái chung. Sổ cái và độ chính xác của chúng là cốt lõi của tài chính của công ty bạn.

Ghi lại các giao dịch này được gọi là đăng. Người ghi sổ cũng có thể tạo hóa đơn và / hoặc hoàn thành phiếu lương. Mức độ phức tạp của quy trình ghi sổ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và số lượng giao dịch được thực hiện hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Ngoại trừ các công ty nhỏ nhất, tất cả các công ty nên thiết lập và theo dõi chín tài khoản sau để cung cấp cho nhân viên kế toán của công ty đầy đủ thông tin tài chính cho việc báo cáo tài chính và thuế:

1. Tiền mặt: Sổ cái tiền mặt thường có hai phần là phiếu thu tiền mặt và phiếu chi tiền mặt, chúng cũng được dùng để hoàn thành quỹ tiền mặt.

2. Các khoản phải thu: Nếu công ty của bạn cho phép các tài khoản tín dụng, thì nó có các khoản phải thu. Thông tin này được sử dụng để tạo hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng tín dụng của bạn.

3. Hàng tồn kho: Nếu bạn bán sản phẩm thay vì dịch vụ, bạn phải theo dõi hàng tồn kho.

4. Các khoản phải trả: Nếu bạn mua đồ dùng văn phòng và các vật dụng khác cho công việc kinh doanh của mình và sử dụng thẻ tín dụng, bạn sẽ có các khoản phải trả. Tài khoản này còn được gọi là tín dụng thương mại và nó là số tiền bạn nợ nhà cung cấp. Có các chi phí liên quan đến tín dụng thương mại.

5. Khoản vay phải trả: Nếu bạn vay tiền để mua hàng lớn hơn, bạn phải có thể theo dõi ngày đến hạn và khoản thanh toán của mình.

6. Doanh số bán hàng: Bạn phải có khả năng theo dõi doanh số bán hàng của mình, cho dù đó là thẻ tín dụng hay tiền mặt.

7. Chi phí tiền lương: chi trả cho người lao động.

8. Mua hàng: Bao gồm thành phẩm hoặc nguyên vật liệu thô. Nó được sử dụng để lập ngân sách tiền mặt và tính toán chi phí bán hàng của công ty trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

9. Xổ số của chủ sở hữu: Đây là số tiền mà các chủ doanh nghiệp nhỏ nhận được từ công ty.

Phương pháp ghi sổ

Có hai cách để giữ tài khoản: nhập một lần và nhập kép. Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống ghi sổ kế toán kép, trong đó mỗi mục nhập tài khoản yêu cầu một bút toán đối diện tương ứng với một tài khoản khác.

Ví dụ: một giao dịch bán 10 đô la tiền mặt sẽ yêu cầu hai mục nhập được đăng: một mục ghi nợ 10 đô la cho tài khoản có tên “tiền mặt” và một mục ghi có 10 đô la cho tài khoản có tên “thu nhập”.

Các thuộc tính quan trọng của một người kế toán giỏi là nhấn mạnh vào tính chính xác và đầy đủ. Bởi vì ngay cả người kế toán kỹ lưỡng nhất cũng có thể mắc sai lầm, người ghi sổ thường làm việc dưới sự hướng dẫn của kế toán, trừ khi doanh nghiệp rất nhỏ. Một số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng kế toán bên ngoài có thể là tốt nhất. Nếu doanh nghiệp nhỏ, việc giữ các tài khoản có thể giống như giữ một cuốn sổ séc.

Kế toán

Kế toán được gọi là ngôn ngữ của kinh doanh. Nó là quá trình đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính. Kế toán cung cấp cho chủ doanh nghiệp thông tin về các nguồn lực, tài chính của công ty và các kết quả mà công ty đạt được thông qua việc sử dụng kế toán.

Chức năng của kế toán là chuẩn bị các hồ sơ tài chính của công ty. Kế toán bao gồm việc giải thích các con số do người ghi sổ kế toán lập để xác định tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

Nó cũng bao gồm phần giới thiệu về tình hình tài chính của công ty, liên quan đến việc lập các báo cáo tài chính và các chỉ số có thể rút ra từ chúng. Ngoài ra, một trong những chức năng của kế toán là chuẩn bị thuế và các tài liệu tài chính bắt buộc khác.

Phương pháp kế toán

Có hai phương pháp kế toán khác nhau. Một là dựa trên tiền mặt bạn có và tiền mặt bạn nhận được. Còn lại là kế toán dồn tích. Nếu bạn có hàng tồn kho hoặc có thể được kiểm toán, bạn cần sử dụng kế toán dồn tích theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) do Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính (FASB) thiết lập.

Kế toán tiền mặt đơn giản hơn nhiều so với kế toán dồn tích. Trong kế toán dựa trên tiền mặt, bạn ghi lại thu nhập khi bạn nhận được và bạn ghi nhận khoản thanh toán khi bạn thực hiện một khoản thanh toán. Phương pháp này thường được giới hạn cho các doanh nghiệp nhỏ trong ngành dịch vụ không có hàng tồn kho.

Phương pháp kế toán dồn tích dựa trên thời gian thu nhập chứ không phải thời gian nhận được. Đây có thể được coi là giá trị được chuyển giữa các tài khoản. Nếu bạn mua thiết bị đầu cuối POS, bạn sẽ chuyển giá trị từ tài khoản tiền mặt sang tài khoản thiết bị của mình.

Các khoản tín dụng được ghi có vào tài khoản tiền mặt, và các khoản ghi nợ được ghi có vào tài khoản thiết bị. Biểu đồ tài khoản có thể giúp bạn quyết định thời điểm ghi có hoặc ghi nợ tài khoản.

Các chức năng kế toán cũng có thể được thuê ngoài cho các đơn vị tư nhân. Ở một số doanh nghiệp nhỏ, các chức năng ghi sổ và kế toán được thuê ngoài. Nếu bạn thuê ngoài việc ghi sổ và kế toán, bạn vẫn muốn làm quen với chúng để hiểu các báo cáo bạn sẽ nhận được.