Lập kế hoạch cho các sự kiện cộng đồng và lễ hội ẩm thực

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện cộng đồng đầu tiên của mình, rất có thể mục tiêu của bạn sẽ không phải là lễ hội thường niên quy mô lớn “Chicago Flavor”. Xin nhắc lại, sự kiện này là một trong những lễ hội ẩm thực lớn nhất ở Hoa Kỳ, bắt đầu từ năm 1980 và kéo dài trong một ngày với 36 nhà cung cấp thực phẩm tham gia.

Bây giờ, nó đã thu hút hơn 3,5 triệu người xem trong vài ngày, mang lại doanh thu khoảng 12 triệu đô la Mỹ mỗi năm. Văn phòng Sự kiện Đặc biệt của Thị trưởng và Hiệp hội Khách sạn Illinois lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện cùng nhau.

Nếu bạn muốn lên kế hoạch cho một lễ hội ẩm thực cộng đồng, bất kể nó lớn đến mức nào so với Chicago, bạn không thể làm sai kế hoạch đã được kiểm tra thời gian của họ.

nhiệm vụ chính

Trước khi bắt đầu, nó giúp xác định các lĩnh vực trách nhiệm chính. Khu vực chức năng chính của Taste of Chicago hoặc bất kỳ lễ hội ẩm thực cộng đồng nào phải bao gồm những điều sau đây:

  • vận hành

Người bán thực phẩm Lập trình nhà tài trợ Tiếp thị và quan hệ công chúng Kế toán và quản lý hợp đồng Tất cả các hoạt động trên sẽ theo cùng một lịch trình tổng thể để lên kế hoạch cho lễ hội.

Lịch nghỉ lễ

Bắt đầu lên kế hoạch cho một lễ hội cả năm trước khi lều được dựng lên. Đây là lịch trình của Văn phòng Sự kiện Đặc biệt của Thị trưởng theo vai trò của nó trong “Hương vị Chicago” hàng năm:

  • 12 tháng: xác định vị trí và ngày tháng và vẽ một bản phác thảo sơ bộ về bản đồ kỳ nghỉ

9 tháng: cập nhật bản đồ lễ hội và xác định nhà cung cấp 6 tháng: xác nhận nhà cung cấp, nhà tài trợ, chương trình và nhà cung cấp 4 tháng: Hoàn thành giải trí và xác nhận lại khu vực chức năng 3 tháng: làm tài liệu tiếp thị kỳ nghỉ 1 tuần: Hoạt động quản lý tải 1 ngày: Quản lý tải nhà cung cấp Kết luận sự kiện: Quản lý tải hoạt động 1 tuần sau: Triệu tập cuộc họp tóm tắt và đưa ra các đề xuất

Quản lý lễ hội

Là một cơ quan chính phủ, Văn phòng Sự kiện Đặc biệt của Thị trưởng chịu trách nhiệm về Lễ hội Ẩm thực Chicago và một danh sách dài các sự kiện khác được tổ chức trên bờ hồ của Chicago và nhiều cộng đồng trong thành phố. Thu nhập của Taste trả cho hầu hết các hoạt động khác do văn phòng quản lý.

Vì cơ quan đã tham gia vào công việc này từ năm 1980, hầu hết các nhóm chức năng trong Văn phòng Sự kiện Đặc biệt của Thị trưởng và Hiệp hội Dịch vụ Ăn uống Illinois đều có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực tương ứng của họ. Sự kiện có một tổng giám đốc, người tập trung vào việc giữ đúng tiến độ.

Ngoài các thành viên văn phòng, tổng giám đốc cũng hợp tác với ít nhất 20 văn phòng và cơ quan thành phố, bao gồm cảnh sát và sở cứu hỏa, bộ y tế, đường phố và y tế, khu vực công viên và văn phòng liên lạc quản lý khẩn cấp.

Một lĩnh vực chức năng quan trọng khác là kế toán và quản lý hợp đồng. Vì là cơ quan chính phủ nên cơ quan này phải tuân theo quy trình mua sắm của thành phố và các hướng dẫn khác của thành phố.

vận hành

Khu vực hoạt động chịu trách nhiệm chuẩn bị mặt bằng, sân khấu và sản xuất, hỗ trợ sự kiện và an toàn. Có trách nhiệm đảm bảo rằng sự kiện được xây dựng chính xác ngay từ đầu và sau đó được tháo dỡ sau khi lễ hội kết thúc.

Công việc này cần có sự phối hợp của nhiều cơ quan thành phố sớm vào cuộc.

Ở Chicago, các quy trình này bao gồm đóng cửa đường phố, dựng lều, làm mộc và điện, an ninh, hậu cần xe tải của nhà cung cấp, v.v.

Xem xét những gì nhóm vận hành của bạn sẽ tự xử lý và những gì nên được ký hợp đồng cho các hoạt động của bạn. Bắt đầu gọi điện để tìm người phù hợp. Nhóm của bạn cần làm việc với những cơ quan địa phương nào? Liên hệ với họ càng sớm càng tốt.

Nhà hàng và nhà cung cấp

Đối với Chicago Food Show 2015, sự kiện đã làm việc với hơn 60 nhà cung cấp thực phẩm, bao gồm ít nhất 19 nhà hàng mới đại diện cho nhiều khu phố đặc trưng ở Chicago. Tất nhiên, ở Chicago, những món nhất định phải có trong thực đơn, bao gồm pizza, sườn, kem và bánh pho mát.

Trong kế hoạch của riêng mình, bạn cần cân nhắc việc thưởng thức đồ ăn và sự hiếu khách của cộng đồng.

Ở Chicago, địa điểm tổ chức lễ hội được ưa chuộng, và nhà cung cấp phải có khả năng xử lý số lượng và giữ cho thành phố hoàn toàn sạch sẽ. Họ thậm chí phải hoàn thành khóa học cấp chứng chỉ vệ sinh lễ hội mùa hè của tiểu bang.

Bạn cần xem xét các tiêu chuẩn của các nhà cung cấp thực phẩm tham gia và số lượng bạn muốn có.

Lưu ý: Năm đầu tiên có thể khó khăn, nhưng sau mỗi năm thành công, bạn sẽ ngày càng tìm thấy nhiều người tham gia tình nguyện hơn.

Lập trình

Tại Taste of Chicago, đồ ăn thu hút đám đông, nhưng nhiều hoạt động khác vẫn giữ mọi người ở đó ngay cả khi họ đã ăn no. Trong nhiều năm, nhóm lập trình đã kết hợp tất cả các yếu tố sau vào kế hoạch tổng thể:

  • Các buổi hòa nhạc miễn phí trên nhiều sân khấu

Trình diễn nấu ăn của các đầu bếp hàng đầu và tác giả sách nấu ăn Làng gia đình bao gồm sân khấu dành cho trẻ em Lều bảo vệ môi trường cho giáo dục xanh Phòng tập thể dục Trung tâm mua sắm quốc tế Budweiser Clydesdales và các đối tác chó đốm của họ Cưỡi ngựa bắn pháo hoa Cân nhắc những chương trình và hoạt động khác mà bạn có thể muốn đưa vào lễ hội ẩm thực.

nhà tài trợ

Taste of Chicago đã tạo ra nhiều hạng mục tài trợ đã trở thành nguồn tài trợ chính và hỗ trợ bằng hiện vật. Các nhà tiếp thị của công ty và các nhà lập kế hoạch sự kiện của công ty tham gia vào các sự kiện cộng đồng để củng cố thương hiệu của họ và tiếp cận.

Đổi lại, họ sẽ nhận được một số lợi ích, chẳng hạn như lều chiêu đãi dành riêng cho các nhà tài trợ trong sự kiện này.

Xem xét các nhà tài trợ doanh nghiệp địa phương nào có thể quan tâm đến việc tài trợ cho các hoạt động cộng đồng của bạn và xem xét những loại gói và lợi ích mà bạn có thể cung cấp.

Tiếp thị và quan hệ công chúng

Các nhà tiếp thị dành riêng cho hương vị Chicago đang ở một vị trí đáng ghen tị vì sự kiện này sẽ tự động thu hút sự chú ý của giới truyền thông ở Chicago và các nơi khác. Văn phòng Sự kiện Đặc biệt của Thị trưởng không phải chi quá nhiều tiền cho quảng cáo truyền thống để quảng bá và công khai các sự kiện.

Tuy nhiên, công việc của nhà tiếp thị là đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan về vụ việc đều có ở đó và chính xác. Họ duy trì sự tồn tại của các trang web sự kiện và phương tiện truyền thông xã hội, đồng thời quảng bá nội dung trực tuyến đến các phương tiện truyền thông và công chúng. Trong mọi trường hợp, những thay đổi vào phút chót là phổ biến.

Ban đầu, lễ hội ẩm thực cộng đồng có thể khó tiếp cận được như một sự kiện lớn hơn và được nhiều người biết đến hơn. Đừng ngần ngại liên hệ với các phương tiện truyền thông địa phương để cho họ biết về vụ việc này.

Hãy nhớ rằng, lễ hội ẩm thực rất ăn ảnh! Việc công khai năm nay sẽ làm cho lễ hội năm sau thành công hơn.