Bài viết

Làm thế nào để viết một bức thư điều tra cho cơ sở

74

Hầu hết các tổ chức ngày nay thích bạn gửi một lá thư đề xuất (còn gọi là thư yêu cầu hoặc LOI) hơn là một đề xuất tài trợ hoàn chỉnh, đặc biệt là khi tổ chức phi lợi nhuận của bạn tìm kiếm tài trợ từ nó lần đầu tiên.

Thư yêu cầu hơi giống như một cuộc thử giọng cho một vai diễn. Nếu nó chỉ ra rằng bạn không phù hợp, tại sao lại làm phiền bạn và thời gian của nhà tài trợ? Ngay cả khi bạn thực hiện tốt việc nghiên cứu xem nền tảng nào nên được tìm kiếm tài trợ, rất khó để xác định liệu tổ chức và nền tảng của bạn có phù hợp hay không. Thư đề xuất một lần nữa có thể kiểm tra xem bạn và nhà tài trợ có hợp nhau hay không.

Từ quan điểm của tổ chức, việc chỉnh sửa các ý tưởng tài trợ có thể có trong lần đầu tiên với hai đến ba trang thư sẽ nhanh hơn là các gói đề xuất hoàn chỉnh. Khi nền tảng xác định rằng dự án của bạn có thể phù hợp với các mục tiêu và ưu tiên tài trợ, nó có thể yêu cầu bạn gửi một đề xuất hoàn chỉnh.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, thư yêu cầu cũng có thể dễ dàng hơn nhiều. Tuy nhiên, giống như một buổi thử giọng, bạn không thể coi LỢI là điều hiển nhiên, và bạn không thể cứ vội vàng. Một lá thư ý định có thể là cơ hội tốt nhất để bạn tạo ấn tượng tốt đầu tiên.

Bạn nên bao gồm những gì trong LỢI NHUẬN?

Thư đề nghị rất giống với đề xuất, ngoại trừ nó là một đề xuất rất ngắn gọn. Thư đề xuất hay thư bày tỏ ý định chỉ là một trong số những đề xuất được tác giả sử dụng.

Bạn có thể trích xuất các yếu tố của thư ý định từ đề xuất tài trợ mà bạn đã chuẩn bị, ngay cả khi đó là đề xuất được tài trợ một phần. Hoặc bạn có thể sử dụng thông tin bạn đang tổng hợp cho các đề xuất tiềm năng.

Gửi thư bày tỏ ý định trước khi bạn hoàn thành đề xuất của mình là một cách để nhận được phản hồi có giá trị mà bạn có thể sử dụng để sửa đổi ý tưởng đề xuất của mình.

Các yếu tố của một bức thư khảo sát điển hình

giới thiệu

Phần giới thiệu phải là một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành. Nó bao gồm tên tổ chức của bạn, số tiền được yêu cầu và mô tả dự án. Bạn cần giải thích cách dự án đáp ứng các nguyên tắc và lợi ích tài trợ của nhà tài trợ.

Mô tả tổ chức

Hãy súc tích và tập trung vào khả năng của tổ chức để đáp ứng các nhu cầu đã nêu của bạn. Mô tả ngắn gọn lịch sử của tổ chức phi lợi nhuận của bạn và phác thảo các kế hoạch của bạn. Đảm bảo kết nối trực tiếp những gì bạn đang làm và những gì bạn muốn hoàn thành với số tiền được yêu cầu.

Có thể bạn quan tâm  Biểu đồ mẫu về tài khoản bất động sản

Tuyên bố nhu cầu

Giải thích những nhu cầu mà dự án của bạn có thể đáp ứng. Mô tả dân số và khu vực địa lý mục tiêu. Cung cấp một số dữ kiện thống kê quan trọng và một vài ví dụ.

phương pháp

Bạn sẽ giải quyết nhu cầu như thế nào? Mô tả dự án một cách ngắn gọn, bao gồm các hoạt động chính, tên và chức danh của nhân viên chính của dự án, và các mục tiêu của dự án.

Các nguồn tài trợ khác

Nếu bạn đang liên hệ với các cơ quan hoặc tổ chức phi lợi nhuận khác để hỗ trợ dự án này, vui lòng đề cập đến họ trong một đoạn văn ngắn. Bao gồm bất kỳ khoản tiền nào bạn đã nhận được và giải thích cách bạn muốn hỗ trợ dự án sau giai đoạn khởi động.

Tổng quát hóa

Nhắc lại ý định của dự án của bạn, đặt các câu hỏi khác và cảm ơn các nhà tài trợ đã dành thời gian và sự cân nhắc của họ. Bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào được yêu cầu trong hướng dẫn của nhà tài trợ.

Thư yêu cầu của bạn có thể cần hoặc không cần ngân sách. Kiểm tra các nguyên tắc của nhà tài trợ. Một số hướng dẫn là chính xác và điều quan trọng là phải tuân theo chúng một cách chính xác.

Tuy nhiên, một lần nữa, Mim Carlson, tác giả của “Tài trợ giành chiến thắng: Từng bước một”, khuyên bạn nên xem xét các câu hỏi sau để xem xét ý định thư của mình:

  1. Tôi đã chỉ định tên của dự án và số tiền tôi muốn trong đoạn đầu tiên chưa?
  2. Đoạn văn thứ hai của tôi có mô tả đầy đủ dự án và bất kỳ dự án liên quan nào không?
  3. Tôi đã bao gồm tuyên bố sứ mệnh của chúng tôi?
  4. Tôi đã liệt kê các yêu cầu của dự án chưa?
  5. Tôi có biết dự án sẽ đạt được những gì không?
  6. Việc triển khai dự án có rõ ràng không?
  7. Tôi đã chứng minh được sự phù hợp tốt giữa dự án này và các ưu tiên của nền tảng chưa?
  8. Tôi có bao gồm thông tin về bất kỳ khoản tiền nào đã được cam kết không?
  9. Tôi đã bao gồm thông tin liên hệ của một người cụ thể có thể trả lời câu hỏi chưa?

Xem xét các yếu tố của đề xuất hoàn chỉnh trước khi thử gửi thư yêu cầu. Các bạn có thể xem thêm các mẫu thư khảo sát trong cuốn sách hay “Hướng dẫn các đề xuất trúng tuyển” của Foundation Center.

Ví dụ LOI

John Hunter

Cán bộ dự án

Nền tảng cộng đồng phổ biến

625 Đường Smith

Bất kỳ thành phố nào, XN 28905

Ông Hunter thân mến:

Cảm ơn bạn đã đọc lá thư yêu cầu này cho Tổ chức Cộng đồng Bất cứ nơi nào. Chúng tôi muốn xác định xem bạn có quan tâm đến việc nhận được đề xuất hoàn chỉnh cho Chương trình Thí điểm Tiếp cận Phụ nữ của Trung tâm Tiếp cận Người cao tuổi Thành phố Bất kỳ của chúng tôi hay không. Chúng tôi vui lòng đề nghị bạn xem xét cấp $ 35,000.

Có thể bạn quan tâm  Điều gì làm cho một chủ nhà vắng mặt

Dự án này là lần đầu tiên chúng tôi tiếp xúc với phụ nữ lớn tuổi ở nhà. Chúng tôi nhận thấy rằng ngày càng có nhiều phụ nữ cao tuổi ở nhà khi họ không thể ra ngoài thăm trung tâm người cao tuổi và các cơ sở khác của chúng tôi.

Chúng tôi có kế hoạch cung cấp các cơ hội xã hội, thông tin về sức khỏe và sức khỏe, và các dịch vụ xã hội cho những phụ nữ bị cô lập khỏi cộng đồng khi cần thiết.

Dự án thử nghiệm của chúng tôi hoàn toàn phù hợp với các lĩnh vực mà nền tảng của bạn quan tâm: dịch vụ sức khỏe cho người cao tuổi; tăng khả năng tiếp cận với các bậc cha mẹ thường trú; và giúp các nhà cung cấp dịch vụ người cao tuổi đạt được mức độ bao phủ lớn hơn trong cộng đồng.

Được thành lập vào năm 1985, Trung tâm Người cao tuổi Any City là trung tâm người cao tuổi lớn nhất trong quận của chúng tôi, phục vụ hơn 400 người cao tuổi mỗi ngày trong cơ sở mới được cải tạo gần đây của chúng tôi.

Sứ mệnh của chúng tôi là giúp người cao tuổi cải thiện và duy trì lối sống lành mạnh và độc lập bằng cách cải thiện chất lượng cuộc sống của họ.

Theo khảo sát mới nhất của chúng tôi, tỷ lệ hài lòng của người cao tuổi mà chúng tôi phục vụ cao tới 95%. Chúng tôi cung cấp các bữa ăn trưa bổ dưỡng, các cơ hội giao lưu, các cơ hội rèn luyện thân thể và các hoạt động giáo dục trong suốt cả năm.

Trong 20 năm tới, dân số cao tuổi ở quận chúng tôi dự kiến ​​sẽ tăng 30%. Nhiều người trong số những người cao tuổi này ở mức thu nhập bằng hoặc dưới mức nghèo và bị khuyết tật về thể chất ở một mức độ nào đó.

Chúng tôi có thể sử dụng năm xe tải hiện có của mình để vận chuyển một số người cao niên này đến trung tâm cộng đồng của chúng tôi và hiện đang phục vụ 25-35 khách hàng mỗi ngày.

Tuy nhiên, việc mở rộng hệ thống giao thông là rất tốn kém và chúng tôi không thể mở rộng đủ để cung cấp dịch vụ cho ngày càng nhiều người cao tuổi tại nhà, một số người trong số họ không thể rời khỏi nhà của họ.

Do đó, chúng tôi đã đề xuất một chương trình thí điểm để phụ nữ tiếp cận ở Trung tâm Người cao tuổi Thành phố nào để kiểm tra tính khả thi của việc cung cấp dịch vụ cho các cá nhân tại nhà.

Chúng tôi tin rằng bằng cách sử dụng các tình nguyện viên được giám sát bởi một nhân viên chuyên nghiệp (nhân viên xã hội), chúng tôi có thể mở rộng tầm nhìn của một số lượng lớn phụ nữ cao tuổi sống tại nhà.

Có thể bạn quan tâm  Cách tính lãi suất cho khoản vay ngân hàng

Do chủ yếu là phụ nữ cao tuổi độc thân trong cộng đồng của chúng tôi, chúng tôi giới hạn việc thí điểm cho phụ nữ. Nếu thử nghiệm thành công, chúng tôi chắc chắn hy vọng sẽ mở rộng chương trình của mình để bao gồm cả nam giới và các cặp vợ chồng ở nhà.

Các mục tiêu của chương trình thí điểm một năm của chúng tôi bao gồm:

1) Tổ chức một chuyến thăm hàng tuần tới 50 phụ nữ tại nhà;

2) Tuyển dụng 100 tình nguyện viên thay phiên nhau cho những chuyến thăm này (nhiều tình nguyện viên có thể được tuyển dụng từ những người lớn tuổi hiện đang đến thăm các cơ sở của chúng tôi); và

3) Cải thiện sức khỏe và mức độ hoạt động của người cao tuổi đã được phỏng vấn, được đo lường bằng một số công cụ khảo sát có sẵn được sử dụng vào các khoảng thời gian định sẵn trong năm.

Một số hoạt động chúng tôi dự định đưa vào chuyến thăm nhà bao gồm:

  • Các khóa học nấu ăn bao gồm các món ăn dễ chế biến và giàu dinh dưỡng;

Hướng dẫn các quy trình tập thể dục đơn giản phù hợp với thể trạng của từng người cao tuổi; Giới thiệu tương tác xã hội thông qua chơi board và game bài; Một bài kiểm tra năng lực tinh thần đơn giản, Và các phương pháp tiêu chuẩn để chống lại sự cô đơn và trầm cảm, mất trí nhớ và thiếu kích thích tinh thần. Tổng chi phí cho chương trình thí điểm kéo dài một năm của chúng tôi là 70.000 đô la. Một nửa trong số đó đã được cam kết bởi chính quyền quận và các nhà tài trợ khác.

Khoản đầu tư 35.000 đô la của bạn sẽ hoàn thành các khoản tiền mà chúng tôi cần để thực hiện đầy đủ dự án thử nghiệm. Ban giám đốc của chúng tôi tràn đầy nhiệt huyết với dự án này, và chúng tôi có nhiều tình nguyện viên đã bày tỏ sự quan tâm.

Chúng tôi mong muốn được hợp tác với nền tảng của bạn trong dự án thú vị này.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn nhận được một đề xuất hoàn chỉnh, vui lòng liên hệ với tôi theo số 490-982-1157 (hoặc gửi email tới jli [email protected]).

Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của chúng tôi và mong nhận được phản hồi sớm từ bạn.

Trân trọng,

Janet B. Cảm thấy tốt

giám đốc điều hành

Bất kỳ trung tâm đô thị cao cấp nào

Tái bút được đính kèm với báo cáo hàng năm mới nhất của chúng tôi và danh mục hoạt động do Trung tâm Nâng cao cung cấp.

nguồn

Dựa trên một bức thư mẫu, với sự cho phép, từ nguồn tài trợ từng đoạt giải thưởng: Step by Step, Mim Carlson và Tori O’Neal-McElrath. (Josie Buss 2013)

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm