Làm thế nào để đối phó với tiền lương và thuế trả lương

Nếu bạn có nhân viên, việc xử lý bảng lương là trách nhiệm chính của doanh nghiệp bạn. Xử lý chính xác là rất quan trọng vì bạn phải đảm bảo rằng nhân viên trả đúng số tiền và tính toán, báo cáo và nộp thuế bảng lương cho IRS và tiểu bang theo quy định của pháp luật.

Trừ khi bạn muốn tự lập bảng lương bằng tay, bạn có hai lựa chọn để lập bảng lương:

  • Sử dụng phần mềm tính lương hoặc các dịch vụ trực tuyến

Sử dụng kế toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ tính lương Trong cả hai trường hợp, bạn cần hiểu những điều cơ bản về quy trình trả lương để có thể thảo luận về các lựa chọn và thời hạn cũng như nhập thông tin thô.

Bài viết này trình bày chi tiết quy trình trả lương cho nhân viên và thu thập, báo cáo và nộp thuế trả lương cho những nhân viên này. Tuy nhiên, nó không bao gồm quá trình trả lương cho những người không phải là nhân viên (bao gồm cả các nhà thầu độc lập).

Bảng lương gia công bao gồm những gì?

Xử lý bảng lương, thường được gọi là “lập bảng lương”, bao gồm:

  • Quyết định số tiền, tần suất và cách trả lương cho nhân viên (lương hoặc theo giờ)

Nhận thông tin giam giữ từ nhân viên Tính số tiền lương, bao gồm khấu trừ thuế lương và các khoản khấu trừ Viết lương Báo cáo thông tin về thuế thanh toán và tiền lương cho IRS và các tiểu bang Thanh toán các khoản thuế trả lương này khi đến hạn Xử lý tiền lương cũng bao gồm đàm phán thuế việc làm liên bang với IRS và đàm phán thuế tiểu bang với cơ quan thuế ở tiểu bang của bạn.

Hãy xem lịch trả lương hàng năm này để hiểu thời hạn báo cáo và nộp thuế tiền lương.

Trước khi bắt đầu xử lý bảng lương

Khi bạn thuê một nhân viên, bạn, với tư cách là một nhà tuyển dụng, cần phải điền vào một biểu mẫu. Mọi nhân viên mới phải ký vào biểu mẫu nhân viên mới và đặt nó vào một tài liệu cụ thể. Mẫu quan trọng nhất là mẫu W-4 được nhân viên sử dụng để khấu trừ thuế thu nhập liên bang

Để giúp bạn thiết lập bảng lương, đây là danh sách các công việc phải hoàn thành và các quyết định phải được thực hiện về cách trả lương cho nhân viên.

Tổ chức thuế đã đăng ký

Trước khi thuê nhân viên và bắt đầu xử lý bảng lương, bạn cần đăng ký với IRS. Nếu tiểu bang của bạn cần phải trả thuế thu nhập (chín tiểu bang thì không), bạn cũng cần liên hệ với họ.

  • Nhận số ID nhà tuyển dụng (EIN) từ IRS thông qua đơn đăng ký trực tuyến.

Liên hệ với cơ quan thuế ở tiểu bang của bạn để tìm hiểu về quy trình đăng ký thuế của họ.

Quy trình tính lương

Bảng lương được xử lý vào cuối mỗi kỳ tính lương (hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng).

Chuẩn bị tiền lương của từng nhân viên

Nhiệm vụ đầu tiên của bạn là chuẩn bị mức lương cho từng nhân viên. Để làm được điều này, bạn phải tính tổng tiền lương của nhân viên dựa trên việc nhân viên được trả lương theo giờ hay theo giờ. Tổng tiền lương là tiền lương mà người lao động nhận được trước khi bất kỳ khoản thuế nào được khấu trừ.

  • Đối với người lao động theo giờ, đó là mức lương của người lao động nhân với giờ làm việc.

Đối với nhân viên làm công ăn lương, nó thường là tiền lương hàng năm của nhân viên chia cho số kỳ thanh toán trong năm. Trừ các số tiền sau:

  • Thuế thu nhập liên bang (dựa trên W-4 của nhân viên) và các biểu mẫu thuế

Thuế thu nhập nhà nước (nếu có) Thuế FICA cho an sinh xã hội và bảo hiểm y tế (giải thích bên dưới) Các khoản khấu trừ khác cho các khoản đóng góp của nhân viên cho các chương trình sức khỏe, kế hoạch nghỉ hưu và các khoản khấu trừ tự nguyện khác Kết quả là tiền lương ròng của nhân viên, là số tiền lương của họ.

Sau khi chuẩn bị tiền lương

Sau khi hoàn thành việc tính lương và chuẩn bị lương cho từng nhân viên, bạn còn một số công việc khác cần hoàn thành thì mới có thể hoàn thành quy trình tính lương trong kỳ thanh toán.

Tính toán số tiền bạn sẽ nợ chủ lao động và người lao động phần thuế FICA (an sinh xã hội và bảo hiểm y tế), và dành ra một khoản tương đương với phần người lao động và người sử dụng lao động của các khoản thuế này, sẽ được trả sau này thông qua tiền gửi thuế trả lương.

Thuế FICA được tính ở mức 15,3% tổng tiền lương của người lao động (12,4% cho an sinh xã hội và 2,9% cho bảo hiểm y tế). Mỗi người sử dụng lao động và người lao động đóng 7,65% (an sinh xã hội là 6,2%, bảo hiểm y tế là 1,45%). 7,65% của nhân viên là số tiền bạn phải trừ vào lương của họ. 7,65% của nhà tuyển dụng là số tiền bạn phải đặt trước trong hệ thống kế toán và trả cho IRS.

Tính toán FICA cũng bao gồm hai trường hợp đặc biệt:

  • Phần thuế an sinh xã hội dành cho nhân viên được giới hạn hàng năm, vì vậy bạn phải ngừng khấu trừ phần thuế của nhân viên theo số tiền đó.

Nhân viên có thu nhập cao phải trả thêm thuế bảo hiểm y tế 0,9% trong năm, bắt đầu khi thu nhập của họ trong năm đạt 200.000 đô la. Không có trường hợp nào trong số này sẽ ảnh hưởng đến việc bạn phải nộp thuế FICA với tư cách là người sử dụng lao động.

Sau đó, cộng tất cả thuế khấu lưu cho tất cả nhân viên và phần chủ của bạn và tất cả các khoản khấu trừ, và lưu tổng số tiền để thanh toán sau này.

Người sử dụng lao động cũng phải trả Thuế thất nghiệp (FUTA) dựa trên tổng tiền lương của nhân viên. Các khoản thuế này được sử dụng để thanh toán các quỹ của mỗi bang và trợ cấp thất nghiệp cho nhân viên nếu họ không tự nguyện rời bỏ công ty. Thuế suất FUTA cơ bản là 6% ($ 7.000 đầu tiên của thu nhập cho mỗi nhân viên). Bạn cũng phải trả thuế thất nghiệp cho tiểu bang của bạn. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo bài viết này của IRS về biểu mẫu thuế 940.

Nộp thuế bảng lương

Tùy thuộc vào quy mô của bảng lương, bạn phải trả thuế bảng lương cho IRS và các cơ quan thuế của tiểu bang một cách thường xuyên. Đối với thuế tiền lương liên bang, bạn phải trả nửa tuần hoặc hàng tháng:

  • Số tiền bạn giữ lại từ thuế thu nhập liên bang và tiểu bang do nhân viên trả

Số tiền bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế mà bạn khấu trừ vào lương của nhân viên Số tiền bạn nợ an sinh xã hội và bảo hiểm y tế với tư cách là người sử dụng lao động. Bạn phải sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ điện tử IRS (EFTPS) để thanh toán tiền đặt cọc thuế theo bảng lương.

Tiền gửi thuế khác

Ngoài các khoản thuế khấu lưu liên bang và các khoản khấu trừ an sinh xã hội / bảo hiểm y tế, bạn cũng phải:

  • Đóng thuế thất nghiệp liên bang phải trả hàng quý.

Ngoài các khoản tiền gửi thuế theo bảng lương liên bang, các khoản tiền gửi thuế theo bảng lương ở tiểu bang của bạn và có thể là địa điểm của bạn.

Báo cáo thuế bảng lương

Các công ty cũng cần phải nộp báo cáo thuế bảng lương một cách thường xuyên. bạn phải:

  • Sử dụng Biểu mẫu 941 để gửi báo cáo hàng quý cho IRS cho biết số tiền phải trả lương của bạn và số tiền bạn đã trả cho khoản nợ này trong quý trước.

Gửi báo cáo thuế thất nghiệp hàng năm của bạn cho IRS trên Biểu mẫu 944, cho biết số tiền bạn phải nộp thuế thất nghiệp và số tiền bạn đã trả cho khoản nợ này. Gửi báo cáo thất nghiệp và bồi thường cho người lao động từ các tiểu bang khác. Những điểm chính

  • Theo quy định của pháp luật, người sử dụng lao động phải trả lương tối thiểu cho người lao động kịp thời và phải thu, báo cáo và nộp thuế khi đến hạn.

Cả luật liên bang và tiểu bang đều yêu cầu trả lương cho nhân viên. “Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng” quy định mức lương tối thiểu, số giờ làm thêm và các yêu cầu về giờ làm việc. Các luật lệ về tiền lương và giờ làm việc của tiểu bang đặt ra các tiêu chuẩn tiền lương tối thiểu và yêu cầu khi nào phải thanh toán. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ và các cơ quan thuế tiểu bang yêu cầu thanh toán đầy đủ các khoản thuế trả lương đúng hạn. Ví dụ: Sở Thuế vụ Hoa Kỳ đánh giá tiền phạt và tiền lãi của người sử dụng lao động đối với các khoản thuế trả lương chưa thanh toán hoặc trả dưới mức. Chủ doanh nghiệp có thể chịu trách nhiệm cá nhân về việc không nộp thuế tiền lương. Nếu bạn cho rằng mình sẽ không bị bắt, xin lưu ý rằng IRS và cơ quan thuế tiểu bang có thể kiểm tra doanh nghiệp của bạn mà không cần thông báo.