Bài viết

Kỹ năng quản lý luồng thông tin của tổ chức sự kiện

59

Giữ nhiều nhóm trên cùng một trang là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt hàng ngày. Mặc dù tất cả mọi người tham gia sự kiện đều hy vọng nó sẽ thành công, nhưng nếu không có kênh liên lạc rõ ràng, luôn có cơ hội để bỏ lỡ các chi tiết. Bằng cách thiết lập một biểu đồ luồng thông tin ngay từ đầu, có thể tránh được sự giám sát. Thực hiện theo các hướng dẫn bên dưới và để tất cả các bên làm việc theo cùng một hướng.

Là một người đứng đầu

Hầu hết các hoạt động là nỗ lực chung của một số bộ phận khác nhau, nhưng trong phân tích cuối cùng, phải có một người lãnh đạo để giám sát toàn bộ quá trình sản xuất. Mọi người trong nhóm nên tập trung vào chuyên môn của họ và hiểu tầm quan trọng của ranh giới của họ. Vị trí của mình là người lập kế hoạch chính ngay từ những ngày đầu của dự án. Giải thích cho đồng nghiệp của bạn tầm quan trọng của luồng thông tin và giải thích điều gì sẽ xảy ra khi thỏa thuận bị bỏ qua. Vì không ai muốn chịu trách nhiệm cho vấn đề, vui lòng giải thích các quy tắc đối thoại nội bộ vào ngày đầu tiên.

Có thể bạn quan tâm  Hướng dẫn làm việc với các đại lý bán hàng

Ban tổ chức sự kiện

Mục tiêu ở đây là ghép nối những người lao động có trách nhiệm chồng chéo lên nhau theo một cách nào đó. Ví dụ: bộ phận tiếp thị nên ở cùng ủy ban với nhóm nghe nhìn để đảm bảo rằng tất cả các đồ họa và biểu trưng được hiển thị chính xác. Việc tạo ra các nhóm tự nhiên cần phải làm việc cùng nhau sẽ loại bỏ nhiều email thừa, dễ bị lạc trong hỗn loạn. Chọn một liên hệ từ mỗi ủy ban để báo cáo cho bạn về những phát triển gần đây.

Đưa ra thời hạn để nhóm lập kế hoạch hoạt động

Việc đưa ra thời hạn sớm sẽ làm giảm mức độ căng thẳng của tất cả các nhân viên có liên quan. Bạn có thể nâng cao giá trị của thời hạn bằng cách tạo một sơ đồ minh họa cách sử dụng công việc của từng ủy ban để kết hợp mọi thứ lại với nhau. Khi nhân viên biết rằng một bộ phận khác đang chờ phản hồi của họ, phản hồi của họ thường tốt hơn. Chia sẻ thông tin này giúp quy trình minh bạch và nhấn mạnh trách nhiệm mà không thực hiện các hành động tiêu cực.

Thông báo cho giám đốc điều hành

Một trong những sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải là làm việc ở hậu trường cho đến khi bạn sẵn sàng trình bày ý tưởng với lãnh đạo điều hành của mình. Hiếm khi, nếu không, bạn sẽ bước vào văn phòng của họ và rời đi mà không cần phải thay đổi một số khía cạnh của hoạt động. Hãy chủ động gặp gỡ họ thường xuyên trong quá trình lập kế hoạch để tránh sự thất vọng này. Thực hiện các thay đổi ở giữa một dự án dễ dàng hơn nhiều so với việc thực hiện các thay đổi ở giai đoạn cuối.

Có thể bạn quan tâm  Tìm hiểu về ống góp nhiệt bức xạ

Liên hệ với nhà cung cấp của bạn

Một lỗi khác dường như vô hại có thể xảy ra là lần giao tiếp thứ hai với nhà cung cấp. Điều này xảy ra khi đồng nghiệp chủ động liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để chia sẻ những thông tin chi tiết về kế hoạch mà bạn chưa biết. Kết quả của những cuộc trò chuyện bên lề này có thể có tác động lớn đến cách sự cố xảy ra. Cách duy nhất để ngăn chặn điều này là hạn chế nhà cung cấp của bạn chấp nhận đơn đặt hàng từ các nhân viên khác. Ban đầu, bạn có thể nghĩ rằng điều này nghe có vẻ khó khăn, nhưng biết rằng tất cả thông tin đều chảy qua bạn sẽ giúp bạn dễ ngủ hơn.

Cung cấp thông tin cập nhật chủ động

Là người lập kế hoạch chính của sự kiện, bạn cần chia sẻ càng nhiều thông tin càng tốt. Giữ một tài liệu kế hoạch tổng thể phác thảo các chi tiết của hoạt động và gửi thông tin cập nhật hàng tuần cho tất cả các thành viên ủy ban. Giữ cho thông tin liên lạc của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Bạn muốn mọi người đọc các ghi chú trong email cập nhật hàng tuần của mình, nhưng nếu bạn cứ nói những điều vô nghĩa, bạn sẽ nhanh chóng mất đi sự chú ý của họ.

Có thể bạn quan tâm  Dòng tiền tự do: nó là gì và cách tính nó

Luồng thông tin để quản lý các sự kiện yêu cầu các thủ tục tương tự như đối với giao tiếp giữa các bộ phận. Để mọi người hiểu trách nhiệm của họ và chia sẻ các cập nhật quan trọng với tất cả các bên quan tâm. Điểm khác biệt chính là bạn là Giám đốc điều hành của dự án. Trách nhiệm của bạn là quản lý tất cả các chi tiết và chuyển chúng thành một tầm nhìn chung đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận. Cơ sở để thành công là đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chảy theo cùng một hướng.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm