Trong cuộc sống chắc không ít lần bạn nghe ai đó nhắc đến nguyên lý 80 20 hay còn gọi là nguyên lý Pareto hay Quy tắc 80/20. Nếu lần đầu tiên hoặc mới nghe qua thì bạn sẽ nghĩ lý thuyết này nghe có vẻ trừu tượng và xa vời, nhưng thực tế đã chứng minh đây là một nguyên tắc vàng giúp cải thiện tất cả các tình huống trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta đấy.
Đặc biệt nếu bạn là người yêu thích kinh doanh thì điều này càng không hề xa lạ – 80% doanh thu đến từ 20% đối tượng khách hàng chính.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ quy tắc 80/20 đến bạn đọc như là một công cụ hữu hiệu để giành quyền kiểm soát cuộc sống và trong công việc kinh doanh.
Đầu tiên, chúng ta tìm hiểu nguyên lý 80 20 là gì.
Nguyên lý 80/20 là gì? Nguồn gốc nguyên lý 80/20?
Vilfredo Federico Damaso Pareto sinh năm 1848 là nhà triết học và kinh tế học nổi tiếng người Italy.
Một ngày nọ, ông phát hiện 80% đậu thu hoạch được trong vườn đến từ 20% cây đậu và nảy ra ý tưởng về sự phân phối không đồng đều.
Tiếp tục điều tra, Pareto nhận thấy 80% sản phẩm do 20% công ty sản xuất và 80% đất đai Italy thuộc về 20% dân số.
Từ các ví dụ trên, Pareto đưa ra nguyên lý 80/20: 80% thành công đến từ 20% hành động.
Lưu ý, tỷ lệ mất cân bằng giữa đầu ra và đầu vào không phải lúc nào cũng chính xác là 80/20 mà đôi khi du di thành 70/30 hoặc 65/35.
Các ví dụ về nguyên lý 80/20
Nguyên lý 80 20 được áp dụng lần đầu tiên vào việc phân phối của cải.
Sau đó, quy luật này đã được kiểm chứng trong một số lĩnh vực khác từ các khu vườn rồi sở hữu giày dép cho đến tỷ lệ tội phạm:
- 20% cây đậu ở một khu vườn tạo ra 80% tổng sản lượng. (truyền thuyết kể rằng đây là nơi mà Pareto lần đầu tiên nhận ra nguyên tắc này).
- 20% nhân viên bán hàng tạo ra 80% doanh thu.
- 20% nhân sự ở bất kỳ công ty nào kiếm được 80% lợi nhuận.
- 20% quỹ thời gian có thể tạo ra 80% kết quả của bạn.
- 20% lượng khách hàng cho bạn 80% doanh thu. Các kỹ sư phần mềm dành 80% thời gian của mình cho 20% tính năng của phần mềm.
- 80% số giày của một nhóm người nhất định thuộc sở hữu của 20% số những người đó.
- 20% các mối nguy hiểm ở nơi làm việc gây ra 80% số lượng thương tích.
- 20% số bệnh nhân ở Hoa Kỳ sử dụng 80% các nguồn lực chăm sóc sức khoẻ.
- 80% các phi vụ phạm pháp là do 20% số tội phạm gây ra.
Quy tắc Pareto, trên thực tế, dường như tồn tại ở mọi nơi ta có thể nhìn.
Các ví dụ về nguyên lý 80/20 trong phân tích kinh doanh
Nguyên lý 80 20 được ứng dụng mạnh mẽ trong kinh doanh.
Dưới đây là một số điều bạn nên biết:
1. 80% LỢI NHUẬN ĐẾN TỪ 20% SỐ KHÁCH HÀNG CỦA BẠN
Đây là sự quan sát phổ biến nhất của nguyên tắc Pareto. Thật may mắn khi bạn có thể kiểm chứng liệu nó có đúng với doanh nghiệp của bạn hay không một cách khá dễ dàng.
Nếu bạn thấy rằng phần lớn lợi nhuận của bạn đến từ khoảng 20% người mua của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đang nỗ lực để giữ chân những khách hàng đó và đối xử tốt với họ.
Ngoài ra, bạn sẽ muốn tìm thêm nhiều khách hàng như họ. Marshall, nhà chiến lược Marketing, đề xuất các kỹ thuật sau đây để tìm ra số 20% khách hàng quyền lực của bạn:
- Xác định khách hàng mua gần đây, thường xuyên và chi tiêu nhiều nhất.
- Tìm hiểu xem 20% này đến từ đâu – các kênh bán hàng mà họ hay trải nghiệm, những quảng cáo gây ấn tượng với họ và nội dung mà họ thích thú. Tối ưu, gia tăng và quảng bá nội dung đó.
- Thực hiện nghiên cứu nhân khẩu học và tâm lý học trên 20% của bạn. Bạn càng quen biết họ, bạn càng có thể phục vụ những người này tốt hơn.
Bạn không nên tiêu tốn quá nhiều thời gian cho những khách hàng cho bạn quá ít doanh thu.
Tập trung vào lượng khách hàng tốt nhất, tiềm năng nhất – thường chiếm khoảng 20% tổng số khách hàng của bạn.
2. 80% DOANH SỐ BÁN HÀNG ĐẾN TỪ 20% SẢN PHẨM CỦA BẠN
Bạn đang bán những sản phẩm gì?
Nếu nguyên tắc Pareto đúng cho doanh nghiệp của bạn, thì bạn đang có trong tay một số sản phẩm chủ lực, chiếm đến 80% doanh thu.
Đây là những sản phẩm mà bạn nên dốc sức để phát triển, nâng cấp, quảng cáo và đẩy ra thị trường.
Không phải ngẫu nhiên, chúng trở thành những sản phẩm chủ lực của bạn, vì vậy hãy tận dụng tối đa.
3. 80% LƯỢNG KHÁCH TRUY CẬP TRANG WEB ĐẾN TỪ 20% TỪ KHOÁ CỦA BẠN
Nhiều công ty dành nhiều thời gian để xây dựng các từ khoá, tạo chiến lược từ khóa và áp dụng chúng trên trang web của họ.
Nhưng đây là điều đáng ngạc nhiên về từ khoá: trong phần lớn trường hợp, 80% lưu lượng truy cập và khách truy cập là đến từ 20% từ khoá của bạn.
Tôi đã phát hiện ra rằng tỷ lệ này thậm chí đôi khi còn thấp hơn 20%.
Hãy xem qua Google Analytics hoặc SEMRush để tìm hiểu xem điều này có đúng với doanh nghiệp của bạn hay không.
Ví dụ như trang web quicksprout.com xếp hạng với rất nhiều từ khóa, nhưng chỉ có một số ít trong đó tạo ra lưu lượng truy cập khủng.
Chỉ riêng từ khóa “online marketing” tạo ra hơn 13% lưu lượng truy cập. Điều này sẽ giúp đưa ra một số chiến lược phát triển sau:
- Tập trung nội dung cho marketing online
- Phục vụ người dùng muốn tìm thông tin về marketing online
- Cung cấp thông tin chi tiết và hữu ích về marketing online
4. 80% KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG BỊ THU HÚT BỞI NỘI DUNG CỦA BẠN (CONTENT MARKETING LEADS) ĐẾN TỪ 20% NỘI DUNG MÀ BẠN CUNG CẤP
Bạn biết rằng content marketing chiếm một vai trò thật quan trọng.
Nhưng bạn có biết những content marketing leads của bạn đến từ đâu?
Phải chăng hầu hết khách hàng tiềm năng và lưu lượng truy cập đến từ 20% content marketing. Khi phân tích tài nguyên content marketing, ta sẽ phát hiện ra một phần trong những nội dung này là “evergreen”, luôn luôn tạo ra rất nhiều giá trị và liên tục thúc đẩy lưu lượng truy cập.
Chính vì vậy, ta cần phải xác định phần nội dung hoạt động hiệu quả nhất của mình và tận dụng chúng hết mức có thể.
5. 80% KHẢ NĂNG LAN TRUYỀN TRÊN MẠNG XÃ HỘI CỦA BẠN ĐẾN TỪ 20% SỐ LƯỢNG BÀI ĐĂNG
Những lượt like, plus và retweet đến từ đâu? Có thể chúng chỉ đến từ 20% số các bài đăng của bạn. Sử dụng công cụ phân tích trên mạng xã hội, tìm ra những đặc điểm mà các bài post, update hiệu suất cao nhất của bạn.
Chúng có những điểm chung gì và hãy áp dụng cho các bài đăng sau này.
6. 80% LƯU LƯỢNG TRUY CẬP ĐẾN TỪ 20% SỐ CÁC KÊNH CỦA BẠN
Mỗi trang web nhận được lưu lượng truy cập từ nhiều nguồn khác nhau. Ta nên theo dõi các kênh truy cập của mình để xem tại kênh nào website của mình được giới thiệu nhiều.
Theo quy tắc Pareto, bạn sẽ đạt được phần lớn lưu lượng truy cập từ chỉ vài các trang kênh chính.
7. 80% CÁC CHUYỂN ĐỔI SẼ ĐƯỢC TẠO RA TỪ 20% CÁC TRANG CỦA BẠN
Trong tối ưu hoá chuyển đổi, bạn cần phải tập trung vào 20% số các trang có tỉ lệ chuyển đổi cao nhất. Bạn càng tối ưu hóa các trang này, bạn sẽ có được nhiều các chuyển đổi hơn.
8. 80% DOANH THU ĐẾN TỪ 20% CÁC KÊNH QUẢNG CÁO
Khi bạn xem xét kênh quảng cáo của mình, bạn có thể sử dụng adwords, nhắm lại mục tiêu và tạo một số banner ads trên trang web hoặc các cửa hàng khác.
Phần lớn doanh số bán hàng và khách hàng tiềm năng của bạn đến từ đâu? Tập trung vào các kênh mà tạo nhiều doanh thu nhất.
9. 80% CÁC KHIẾU NẠI ĐẾN TỪ 20% LƯỢNG KHÁCH HÀNG
Cũng giống như phần lớn doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng, những sự khiếu nại phiền nhiễu nhất cũng đến từ 20% lượng khách hàng.
Đây là những khách hàng luôn gọi cho bạn, là những người bạn biết cả tên và cũng là những người mà đôi khi bạn chẳng muốn họ trở thành khách hàng của mình.
Những khách hàng này có thể tiêu tốn đến 80% thời gian và sự chú ý của các nhân viên chăm sóc khách hàng.
Hãy ghi nhớ điều đó trong tâm trí khi phát triển các phương pháp hỗ trợ nhân viên chăm sóc khách hàng của bạn.
Ứng dụng Nguyên lý 80/20 trong sản xuất
Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, Quy luật 80/20 được sử dụng rộng rãi trong sản xuất.
Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực để tối ưu nhất.
Tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.
Nắm được quy tắc 80/20, chủ doanh nghiệp có thể tìm hiểu 80% lợi nhuận của mình được tạo ra bởi 20% nhóm khách hàng nào.
Từ đó, thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp sẽ đầu tư quan tâm nhiều hơn tới nhóm 20% khách hàng tiềm năng nhất, tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, mình cần làm gì để khiến họ tiếp tục ủng hộ cho doanh nghiệp.
Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% thời gian, công sức. Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó.
Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào nhóm tính năng này để giới thiệu tới khách hàng.
Bám sát vào mô hình 80/20, bạn cũng sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định.
Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp.
Ứng dụng nguyên lý 80/20 trong bán hàng
Kinh doanh cá nhân hay theo tổ chức thường tiếp cận khách hàng tiềm năng với các dịch vụ (offering) đa dạng khác nhau. Những dịch vụ này cũng có mức độ thành công không giống nhau.
Tuy nhiên một người bán hàng thông thường không hiểu các phương sai – các mâu thuẫn, và có thể sử dụng các dịch vụ khác nhau một cách tùy tiện, ngẫu nhiên và bản năng, trong khi theo lý thuyết Pareto cho thấy việc sử dụng các dịch vụ cần được tối ưu hóa để giúp ra được kết quả sớm nhất.
Ví dụ: 80% lượng khách hàng mới đến từ 20% các dịch vụ của bạn (tỷ lệ này có thể khác nhau tùy theo mẫu cụ thể)
Do đó, người bán hàng muốn nâng cao kết quả thì họ nên:
- Định hình được loại dịch vụ nào cho ra nhiều khách hàng mới nhất.
- Và sau đó, sử dụng các dịch vụ mang lại hiệu quả nhất thường xuyên (và ngược lại không dùng hoặc hạn chế đưa ra các dịch vụ kém hiệu quả)
Tất nhiên để làm được phân tích cần thiết người bán hàng cần ghi lại các dịch vụ và phản hồi từ mỗi một khách hàng mới.
Phần lớn các tổ chức mua bán có một lượng khách hàng lớn nhất định và những vị khách này chiếm một tỷ trọng không hề cân xứng với tổng số lượng sale.
Ví dụ: 80% doanh thu sale có thể đến từ 20% lượng khách hàng.
Do đó điều quan trọng là cần hiểu lí do gì dẫn tới tỷ lệ này:
- Tỉ lệ càng cao thì các nguy cơ trong kinh doanh cũng càng cao. Trong trường hợp tình huống này xảy ra, điều quan trọng là phải nhận ra sớm để bảo vệ các khách hàng lớn. sau đó làm việc để giảm thiểu tỷ lệ này càng thấp càng tốt bằng cách thu hút được nhiều khách hàng mới – và như vậy sự phụ thuộc vào một số khách hàng nhất định sẽ giảm dần. (”Bỏ hết trứng vào 1 rỏ” là một câu viện dẫn chính xác cho trường hợp này – mất rỏ là mất hết trứng).
- Mỗi một doanh nghiệp cần phải bỏ thêm những chi phí, thời gian để quan tâm kỹ hơn đến những vị khách hàng đặc biệt này của mình, đặc biệt khi tỷ lệ Pareto chênh lệch cao và tổ chức hay kinh doanh phụ thuộc vào chỉ một vài khách hàng lớn.
Ứng dụng nguyên lý 80/20 trong quản trị doanh nghiệp
1.Tinh giảm, thu hẹp, hợp lý hóa, chuẩn hóa – giảm phạm vi, cam kết, vật liệu, nhân sự…
Cá nhân hay tổ chức đều bao gồm những lĩnh vực rất rộng nhứ các hoạt động, tài sản, sản phẩm, dịnh cụ, cung cấp, … hơn là việc cần thiết cho hiệu quả thực tế, khả năng tồn tại, sự thoải mái,…
Các tổ chức có xu hướng mở rộng những thứ ở trên theo sự sắp xếp, theo thời gian và điều đổ làm những nhân tố này dần dần trở nên đắt đỏ hoặc cồng kềnh để lưu trữ, trong khi chi phí bảo dưỡng, đăng ký, đào tạo, quản trị, giám sát…
Điều tương tự cũng áp dụng trong cuộc sống cá nhân.
Ví dụ: 80% tính khả thi/lợi nhuận. hiệu quả… bắt nguồn từ 20% của mỗi phạm vi phòng ban (dải sản phẩm, chứng khoán, dịch vụ,…)
Phân tích những tỷ lệ đóng góp là bước đầu tiên của công việc tinh giảm, thu hẹp, hợp lý hóa, chuẩn hóa,…
2.Giảm thiểu hoặc tăng cường tập trung
Lý thuyết Pareto ứng dụng logic trong việc gia tăng tính hiệu quả của các tình huống mà tồn lại quá nhiều vấn đề – trong kinh doanh, tổ chức, công việc, cuộc sống cá nhân,…
Trong trường hợp này mọi thứ không có gì thay đối vì chẳng ai biết làm thế nào và bắt đầu từ đâu.
Lý thuyết Pareto đưa ra một góc nhìn rõ ràng và dễ dàng vì cái gì cần gi và cái gì thì không cần.
Khi đối mặt với các tình huống như này đòi hỏi tính hợp lý, tinh giảm, tập trung,… và sử dụng các bước sau
- Xác định 20% quan trọng (sản xuất ra ít nhất 80% năng suất, hiệu suất, hiệu quả,..)
- Đây là điểm khởi đầu. Chỉ giữ lại 20% này và không gì khác (trừ khi nó có mục đích quan trọng khác)
- Thử nghiệm tính hiệu quả và ứng dụng vào việc giảm phạm vi hoặc đối tượng cần làm.
- Tham khảo các khía cạnh về quản lý dự án quán lý thay đổi cho phù hợp
- Chú ý 20% là một gợi ý hướng dẫn . Tỷ lệ thực tế đại diện cho tính tối ưu hiệu quả phụ thuộc vào từng môi trường và những cân nhắc khác cần được tính đến.
Cần lưu ý thêm:
- Đảm bảo tư vấn thích hợp
- Kết nối và giải thích rõ ràng cho tất cả các anh hưởng
- Cần có giai đoạn chuyển tiếp để đảm bảo an toàn cho sự thay đổi.
- Đảm bảo đầy đủ các bảo cáo và cung cấp thời gian tới những người bị ảnh hưởng đến thay đổi để có thể sắp xếp.
- Cung cấp và giải thích các lựa chọn thay thế cho các lựa chọn cũ không còn tồn tại.
Ứng dụng nguyên lý 80/20 vào cuộc sống
Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phải thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vào những việc không đáng.
Trong thời đại với rất nhiều lựa chọn và đứng trước bao nhiêu khó khăn thử thách, làm thế nào để chúng ta có thể áp dụng được nguyên tắc này trong cuộc sống hàng ngày?
1. Nguyên lý 80/20 là giải pháp hoàn hảo để quản lý thời gian
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng nguyên lý Pareto bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại.
Hoặc khi thực hiện bất cứ việc gì, hãy tập trung phần lớn thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và hiệu quả hơn.
Điều đó có nghĩa là trong 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 8 điều không thực sự quan trọng.
Việc bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.
Một gợi ý các bạn có thể áp dụng là vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian viết ra danh sách việc cần phải làm vào ngày mai.
Sau đó, gạch bỏ để chọn ra 1-2 điều quan trọng nhất phải ưu tiên làm trước và viết lên đầu danh sách.
Hãy cố gắng tập trung thực hiện nhiệm vụ đó trong buổi sáng.
Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn. Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác.
Nếu bạn nhớ ra điều gì, hãy note ra giấy và thực hiện khi đã hoàn thành việc ưu tiên.
Bằng cách quyết định rõ ràng, biết tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ không lãng phí thời gian rỗi và tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu.
2. Quy tắc 80/20 giúp bạn sàng lọc mối quan hệ xã hội
Có khi nào bạn nhận ra rằng, bạn có rất nhiều người quen và bạn bè xung quanh nhưng chỉ 20% mối quan hệ thân thiết nhất đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự chia sẻ trong cuộc sống.
Và chỉ những người đó mới thực sự quan tâm đến bạn và luôn mong muốn điều tốt nhất đến với bạn không.
Đến bây giờ, khi bản thân trải qua nhiều sự việc, tôi mới nhận ra chỉ có người thân trong gia đình, một vài người bạn cũ mới thực sự luôn dõi theo và động viên tôi. Số còn lại phần nhiều là những mối quan hệ xã giao, bạn trên mạng xã hội, hoặc những người có liên lạc nhưng không mấy thân thiết.
Khi bắt đầu nhận ra điều này, nhìn lại bản thân và ngỡ ngàng nhận ra mình đã dành quá nhiều thời gian để tiếp chuyện, xã giao, và chiều lòng những người không hề thực sự quan tâm đến mình.
Còn nhóm 20% những người thân thiết, những người thực sự quan tâm đến tôi, mang lại 80% hạnh phúc của tôi – thì tôi lại thường dửng dưng, cho tình cảm ấy là hiển nhiên mà hiếm khi nhắn tin, gọi điện, nói chuyện.
Nếu bạn thấy cuộc sống của mình đang bị chi phối bởi những việc không đâu, những mối quan hệ hời hợt mà không có kết quả, đây là lúc để bạn thay đổi. Đã đến lúc bạn cần chắt lọc những điều quan trọng và cần thiết nhất cho cuộc sống, định hướng cần tập trung đầu tư những gì cho tương lai, và giành lại quyền kiểm soát cuộc sống.
Đối với tôi bây giờ là tập trung phần lớn thời gian rảnh của mình để xây dựng và tiếp nối những mối quan hệ tích cực. Tôi sẽ dành 80% thời gian của mình bên cạnh người thân và bạn bè, có những cuộc đối thoại sâu sắc, học và thử nghiệm càng nhiều điều mới càng tốt, trân trọng từng giây từng phút ở hiện tại. Đó mới là điều thực sự làm tôi hạnh phúc.
Cho dù bạn có nhận ra hay không thì nguyên lý này vẫn hiện hữu trong từng ngóc ngách của cuộc sống. Hiểu được nguyên lý 80/20 sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới xung quanh chúng ta.
Bạn không nhất thiết phải áp dụng cứng nhắc nguyên tắc 80/20.
Nhưng hãy dựa vào đó để đơn giản hóa cuộc sống, học cách tập trung và dành thời gian cho những điều quý giá một cách khôn ngoan. Điều đó ắt hẳn mang lại một giá trị vô cùng to lớn.
Tạm kết
Tổng kết lại, đây là hai điểm mà các bạn cần đặc biệt ghi nhớ:
Nguyên tắc Pareto không phải là một điều luật. Nó có thể được áp dụng trong một số trường hợp và trong những khoảng thời gian nhất định, nhưng không phải là đúng trong mọi trường hợp.
Nguyên tắc Pareto có thể gây ảnh hưởng rất lớn. Và điều đó cũng có nghĩa là ẩn sau những dữ liệu bạn thu thập được đều là một câu chuyện chứa đựng nhiều ý nghĩa.
Vì vậy, hãy áp dụng nguyên tắc Pareto một cách cẩn thận. Nhưng hãy cứ áp dụng nó! Nó có thể tạo ra một tác động tích cực to lớn đối với công việc kinh doanh của bạn.
