Bài viết

Kế toán doanh nghiệp nhỏ sử dụng bảng tính Excel

76

Excel là một chương trình Microsoft Office được thiết kế để giúp tính toán, lập bảng, lưu trữ, biểu đồ và so sánh dữ liệu để tham khảo hiện tại và tương lai. Nó đủ mạnh để sử dụng ít hoặc nhiều phức tạp tùy thích. Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện tất cả các sổ sách kế toán của họ trong Excel.

Kế toán cơ sở tiền mặt trong Excel

Nếu bạn sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt (hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều làm), hãy bắt đầu một trang tính mới và nhập các tiêu đề cột cho ngày, mô tả giao dịch và số giao dịch. Bao gồm các tiêu đề cột cho thu nhập, chi phí và số dư tài khoản.

mục nhập cơ sở tiền mặt

con số

ngày tháng

diễn tả

thu nhập = earnings

Giá cả

Số dư tài khoản

001

Ngày 10 tháng 10 năm 2020

Flo’s nhựa

$ 300,00

$ 1500,00

002

Ngày 10 tháng 10 năm 2020

Joe’s Parts

$ 50,00

$ 1550,00

Điều này rất giống với việc nhập giao dịch của bạn vào sổ đăng ký séc. Nếu bạn mua thứ gì đó, hãy nhập chi phí cho số tiền đó. Nếu khách hàng trả tiền cho sản phẩm, bạn nhập doanh thu. Đối với mỗi loại giao dịch, bạn có thể tăng hoặc giảm số tiền từ số dư tài khoản của mình.

Bạn có thể tạo một trang tính khác cho mỗi tháng hoặc tiếp tục sử dụng một trang tính để theo dõi tất cả các giao dịch của mình.

Kế toán dồn tích trong Excel

Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích hoặc kế toán kép, bạn sẽ cần phải chuẩn bị các tài khoản riêng biệt. Phương trình kế toán là chuẩn mực cho tất cả các giao dịch.

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của cổ đông

Trong trường hợp này, điều này có nghĩa là tổng tài khoản tài sản của bạn phải bằng tổng tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu của bạn. Nói cách khác, nếu tài sản của bạn tăng lên, thì nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn sẽ tăng lên.

Đầu tiên, bạn cần lập biểu đồ tài khoản. Các loại tài khoản khác nhau là tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Các doanh nghiệp nhỏ có thể có tài khoản vốn chủ sở hữu nếu họ có nhà đầu tư hoặc sử dụng một số hình thức tài trợ vốn cổ phần.

Có thể bạn quan tâm  Nếu công ty của bạn được mua lại, đây là điều thứ hai

Có nhiều tài khoản khác nhau cho mỗi loại tài khoản. Ví dụ, tài khoản tài sản có thể chứa các tài khoản tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc các tài sản khác. Các khoản phải thu là khoản tiền mà bạn nợ để mua hàng hóa bằng cách sử dụng tín dụng.

Các doanh nghiệp nhỏ thường có các khoản phải trả, tiền lương phải trả hoặc bất kỳ khoản chi phí nào khác phải trả trong tài khoản nợ phải trả của họ. Tài khoản Phải trả là những gì bạn nợ khi mua bằng tín dụng.

Tạo biểu đồ tài khoản của bạn trong trang tính đầu tiên của sổ làm việc. Bạn có thể liệt kê chúng theo loại tài khoản (tài sản, nợ phải trả, v.v.) để dễ hiểu hơn. Trong cột tiếp theo, chỉ định một số cho mỗi tài khoản.

biểu đồ tài khoản

Đừng.

tiêu đề tài khoản

làm thế nào để tăng

Các loại

101

tiền mặt

ghi nợ

tài sản

102

Những tài khoản có thể nhận được

ghi nợ

tài sản

103

khoản phải trả

CEDIT

Trách nhiệm

104

chi phí quảng cáo

ghi nợ

Giá cả

Ví dụ: trong một trang tính mới, hãy tạo một tài khoản có nhãn Tiền mặt. Tiếp theo, tạo một cột cho ghi nợ và một cột cho tín dụng. Mỗi khi ghi nợ, tài khoản khác được ghi có và ngược lại. Bạn có thể muốn tham khảo biểu đồ loại tài khoản mà bạn thực hiện để giúp bạn phân biệt khi nào nên ghi nợ hoặc ghi có vào tài khoản và mỗi hành động thực hiện với tài khoản. Nếu bạn đã bán 100 đô la hàng tồn kho và nhận được tiền mặt, mục nhập của bạn sẽ giống như sau:

tiền mặt

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

1.000

100 đô la

$ 1100

cổ phần

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

$ 10.000

100 đô la

$ 9,900

Khái niệm chính cần nhớ là bạn đang chuyển giá trị từ tài khoản này sang tài khoản khác thông qua phương pháp này. Nếu bạn nhập một mục nhập, bạn phải nhập một mục nhập khác trong tài khoản tương ứng.

Một khái niệm khiến nhiều người nhầm lẫn là hai tài khoản khác nhau có thể được thêm vào. Nếu bạn mua một mặt hàng thiết bị theo hình thức tín dụng, tài khoản tài sản (thiết bị) của bạn sẽ tăng giá trị của mặt hàng đó và tài khoản nợ phải trả của bạn (tài khoản phải trả của nhà cung cấp) tăng lên.

Có thể bạn quan tâm  Báo cáo Tài chính Cá nhân: Nó là gì?

Nợ các khoản phải trả làm giảm giá trị tài khoản, trong khi ghi nợ các khoản phải thu làm tăng giá trị tài khoản. Vì vậy, nếu bạn thanh toán một trong các tài khoản tín dụng của mình, bạn sẽ ghi nợ tài khoản đó (tài khoản trách nhiệm) và ghi nợ tài khoản tiền mặt (tài khoản tài sản).

Ví dụ: nếu bạn cho phép một doanh nghiệp mua 100 mặt hàng theo tín dụng, bạn sẽ tạo một tài khoản được đặt theo tên doanh nghiệp trong Tài khoản phải thu trong tài khoản Tài sản. Đây là một tài khoản tài sản vì nó nợ bạn.

Nếu bạn tính phí $ 1 cho mỗi mặt hàng, bạn sẽ ghi nợ $ 100 cho các tài khoản phải thu cho doanh nghiệp đó và một khoản ghi có $ 100 cho hàng tồn kho (hãy nhớ sử dụng biểu đồ loại tài khoản để giúp bạn thêm và trừ các đối tượng khác nhau).

cổ phần

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

100 đô la

$ 9,800

Joe’s Parts (Khoản phải thu)

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

100 đô la

100 đô la

Nếu bạn mua 100 nguyên liệu thô (cần thiết để sản xuất một sản phẩm) từ một doanh nghiệp khác theo hình thức tín dụng, thì tài khoản nợ phải trả sẽ được đặt theo tên doanh nghiệp đó. Đây là tài khoản trách nhiệm vì bạn nợ họ. Giả sử giá cả giống như trong ví dụ trước, bạn sẽ nhập khoản ghi nợ 100 đô la vào tài khoản phải trả của công ty mà bạn đã mua từ đó và ghi nợ 100 đô la vào tài khoản tồn kho nguyên vật liệu của bạn. Bạn ghi nợ hai tài khoản vì bạn đã thêm một tài sản và một khoản nợ.

Joe’s Parts (tài khoản trách nhiệm)

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

100 đô la

100 đô la

Hàng tồn kho nguyên vật liệu (Tài khoản tài sản)

ghi nợ

CEDIT

sự cân bằng

100 đô la

100 đô la

công bằng

Tài khoản vốn chủ sở hữu thường là tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc cổ đông, nhưng các doanh nghiệp nhỏ có thể không có bất kỳ cổ đông nào. Nếu đúng như vậy, nó thường được gọi là vốn chủ sở hữu. Thu nhập để lại được bao gồm trong tài khoản vốn chủ sở hữu vì đó là lợi nhuận công ty kiếm được trong suốt thời gian tồn tại (nếu có cổ đông) sau khi trả bất kỳ khoản cổ tức nào. Những khoản thu nhập này thường được tiết kiệm hoặc tái đầu tư vào công ty.

Có thể bạn quan tâm  Cách tăng lưu lượng truy cập vào trang web doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn rút 100 đô la từ thu nhập được giữ lại và gửi vào tài khoản tiền mặt của mình, bạn sẽ được ghi nợ từ tài khoản thu nhập được giữ lại và được ghi nợ từ tài khoản tiền mặt của bạn.

Công thức và định dạng kế toán

Bạn có thể sử dụng các định dạng và công thức có sẵn của Excel để trợ giúp bạn trong công việc kế toán. Nếu bạn đánh dấu các ô bạn đang làm việc, sau đó nhấp chuột trái vào chúng, bạn có thể hiển thị menu. Chọn Tùy chọn định dạng, sau đó chọn Kế toán trong tab Số. Thao tác này đặt những ô bạn đã đánh dấu ở định dạng kế toán và tự động đặt ký hiệu đô la vào chúng.

Điều này cũng đặt dấu ngoặc đơn xung quanh số âm, bạn có thể nhập số này khi giảm bất kỳ tài khoản nào. Để Excel tự động tính toán số dư cho bạn, hãy nhập công thức sau (giả sử các ô A15 đến B15):

= Tổng (A15: B15)

Thao tác này sẽ thêm các giá trị trong các ô từ A15 đến B15 và hiển thị kết quả.

Bạn có thể sử dụng hàm tổng để cộng tổng tài sản, tổng nợ phải trả và tổng vốn chủ sở hữu. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng tài sản của bạn bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, sử dụng phương pháp ghi sổ kép, kế toán dồn tích để cân đối tài chính của bạn.

Mở rộng kiến ​​thức Microsoft Excel của bạn

Hướng dẫn này bao gồm các khái niệm kế toán rất cơ bản và cách sử dụng Excel, và chúng sẽ cung cấp cho bạn đủ thông tin để bắt đầu một chương trình kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Có nhiều chức năng khác trong Excel cho mục đích kế toán. Khi bạn trở nên quen thuộc hơn với các thủ tục và kế toán, bạn sẽ có thể sử dụng nó để tạo báo cáo, dự báo chi phí và thiết kế báo cáo tài chính của riêng bạn để báo cáo và phân tích.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm