Bài viết

Hướng dẫn ghi sổ sách cho người mới bắt đầu

79

Ghi sổ kế toán là quá trình ghi lại tất cả các giao dịch tài chính được thực hiện bởi một doanh nghiệp. Người ghi sổ có trách nhiệm ghi chép, phân loại và tổ chức mọi giao dịch tài chính được thực hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ghi sổ kế toán khác với kế toán. Quy trình kế toán sử dụng các sổ sách do người ghi sổ kế toán lưu giữ để lập các báo cáo và tài khoản tài chính cuối năm.

Các doanh nghiệp rất nhỏ có thể chọn một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản ghi lại mọi giao dịch tài chính giống như một sổ séc. Các doanh nghiệp có các giao dịch tài chính phức tạp hơn thường chọn phương pháp ghi sổ kế toán kép.

Kế toán là gì?

Ghi sổ kế toán là quá trình theo dõi mọi giao dịch tài chính mà một công ty kinh doanh thực hiện từ khi thành lập công ty đến khi đóng cửa công ty. Tùy thuộc vào loại hệ thống kế toán mà doanh nghiệp sử dụng, mọi giao dịch tài chính đều được ghi nhận dựa trên các tài liệu chứng minh. Tài liệu có thể là biên lai, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc một số loại hồ sơ tài chính tương tự cho thấy rằng giao dịch đã diễn ra.

Các giao dịch ghi sổ có thể được ghi lại thủ công trong nhật ký hoặc sử dụng chương trình bảng tính như Microsoft Excel. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các chương trình máy tính ghi sổ kế toán chuyên dụng để giữ các sổ sách thể hiện các giao dịch tài chính của họ. Người ghi sổ có thể sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán một lần hoặc ghi sổ kép để ghi chép các giao dịch tài chính. Người ghi sổ phải hiểu sơ đồ tài khoản của công ty và cách sử dụng các khoản ghi nợ và ghi có để cân đối sổ sách.

Quy trình ghi sổ kế toán cần cho phép thông báo về tình hình hoạt động tài chính của công ty vào cuối năm liên quan đến thuế thu nhập và việc lập báo cáo tài chính của kế toán viên của công ty.

Kế toán ghi sổ khác với kế toán như thế nào?

Ghi sổ kế toán trong công ty kinh doanh là một chức năng quan trọng nhưng sơ lược của chức năng kế toán thực tế. Người ghi sổ thu thập tài liệu về từng giao dịch tài chính, ghi lại giao dịch vào sổ nhật ký kế toán, phân loại từng giao dịch thành một hoặc nhiều ghi nợ và một hoặc nhiều ghi có, và tổ chức các giao dịch theo sơ đồ tài khoản của công ty.

Các giao dịch tài chính đều được ghi lại, nhưng phải được tổng hợp vào cuối một khoảng thời gian cụ thể. Một số công ty yêu cầu báo cáo hàng quý. Các công ty nhỏ hơn khác có thể chỉ yêu cầu báo cáo vào cuối năm để chuẩn bị nộp thuế.

Có thể bạn quan tâm  thuế tổng thu nhập

Vào cuối khoảng thời gian thích hợp, kế toán tiếp nhận và phân tích, xem xét, diễn giải và báo cáo các thông tin tài chính của công ty kinh doanh. Kế toán cũng chuẩn bị các báo cáo tài chính cuối năm và các tài khoản thích hợp cho công ty. Các báo cáo cuối năm do kế toán viên lập phải tuân theo các tiêu chuẩn do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB) đặt ra. Các quy tắc này được gọi là các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).

Bạn cần những gì để thiết lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp của bạn?

Khi thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, một trong những quyết định đầu tiên bạn phải thực hiện là sử dụng hệ thống kế toán tiền mặt hay dồn tích. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ chỉ có một người tại nhà, hoặc thậm chí là một doanh nghiệp tư vấn lớn trong văn phòng một người, bạn có thể muốn gắn bó với kế toán tiền mặt.

Nếu bạn sử dụng kế toán tiền mặt, các giao dịch của bạn được ghi nhận là tiền mặt thay đổi. Sử dụng kế toán dồn tích, bạn có thể ghi lại một giao dịch mua hoặc bán ngay lập tức, ngay cả khi tiền mặt không được chuyển nhượng cho đến sau này, và đôi khi các công ty sử dụng kế toán tiền mặt để bắt đầu kinh doanh và chuyển sang kế toán dồn tích khi họ phát triển.

Nếu bạn đang cấp tín dụng cho khách hàng hoặc yêu cầu tín dụng từ nhà cung cấp, thì bạn phải sử dụng hệ thống kế toán dồn tích.

Là một chủ doanh nghiệp mới, bạn cũng phải quyết định xem bạn muốn sử dụng hình thức kế toán ghi sổ kế toán một lần hay kết hợp. Việc ghi sổ kế toán một lần cũng giống như giữ sổ đăng ký séc của bạn. Các giao dịch được ghi lại khi bạn thanh toán hóa đơn và gửi tiền vào tài khoản doanh nghiệp của mình. Nó chỉ hoạt động nếu công ty của bạn tương đối nhỏ và khối lượng giao dịch thấp.

Nếu công ty của bạn lớn hơn và phức tạp hơn, bạn sẽ cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán kép. Mỗi giao dịch có ít nhất hai mục nhập. Ít nhất một lần ghi nợ cho một tài khoản và ít nhất một lần ghi có cho tài khoản kia. Đây là chìa khóa để ghi sổ kế toán kép.

Khi một công ty lập sổ sách kế toán cho hoạt động kinh doanh của mình, thì công ty đó cũng phải thiết lập hệ thống kế toán trên máy vi tính. Hầu hết các công ty sử dụng phần mềm máy tính để theo dõi các nhật ký kế toán và các bút toán ghi sổ kế toán của họ. Các công ty rất nhỏ có thể sử dụng các bảng tính cơ bản như Microsoft Excel. Các doanh nghiệp lớn hơn sử dụng phần mềm phức tạp hơn để theo dõi các nhật ký kế toán của họ.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải thiết lập sơ đồ tài khoản của mình. Biểu đồ tài khoản có thể thay đổi theo thời gian khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi.

Biểu đồ tài khoản liệt kê mọi tài khoản mà doanh nghiệp cần và nên có. Mỗi tài khoản có một số và một tên. Các tài khoản phụ cũng được liệt kê.

Có thể bạn quan tâm  Làm thế nào các doanh nghiệp gặp khó khăn với IRS

Hiểu rõ tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu khi cân đối tài khoản

Việc ghi sổ kế toán hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về các tài khoản cơ bản của công ty. Các tài khoản này và các tài khoản phụ của chúng tạo nên biểu đồ tài khoản của công ty. Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tạo nên các tài khoản tạo nên bảng cân đối kế toán của công ty.

Tài sản là những thứ mà một công ty sở hữu, chẳng hạn như hàng tồn kho và các khoản phải thu. Tài sản cũng bao gồm tài sản cố định, thường là nhà máy, thiết bị và đất đai. Nếu bạn nhìn vào định dạng của bảng cân đối kế toán, bạn sẽ thấy các tài khoản tài sản được liệt kê theo thứ tự thanh khoản. Tài khoản tài sản bắt đầu bằng tài khoản tiền mặt vì tiền mặt có tính thanh khoản hoàn toàn. Sau tài khoản tiền mặt là tài khoản hàng tồn kho, tài khoản phải thu, tài sản cố định. Đây là những tài sản hữu hình. Bạn có thể chạm vào chúng. Các công ty cũng có các tài sản vô hình có thể được liệt kê trên bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như lợi thế thương mại của khách hàng.

Nợ phải trả là những gì công ty nợ, giống như họ nợ các nhà cung cấp, các khoản vay ngân hàng và thương mại, các khoản thế chấp và bất kỳ khoản nợ nào khác trên sổ sách của họ. Tài khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán bao gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn thường là các khoản phải trả và phải trả. Các khoản phải trả thường là những gì một doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp, thẻ tín dụng và các khoản vay ngân hàng. Các khoản tích lũy sẽ bao gồm các khoản thuế còn nợ, bao gồm thuế bán hàng còn nợ và thuế liên bang, tiểu bang, An sinh xã hội và Medicare của nhân viên, thường được trả hàng quý. Nợ dài hạn có thời hạn thanh toán trên một năm, bao gồm các khoản như thế chấp.

Vốn chủ sở hữu là khoản đầu tư vào công ty của chủ sở hữu doanh nghiệp và bất kỳ nhà đầu tư nào khác. Tài khoản vốn chủ sở hữu bao gồm tất cả các khiếu nại của chủ sở hữu đối với công ty. Chủ doanh nghiệp có một khoản đầu tư và đó có thể là khoản đầu tư duy nhất vào công ty. Nếu công ty chấp nhận các nhà đầu tư khác, điều này sẽ được phản ánh ở đây.

Trong việc ghi sổ kế toán, bạn phải cân đối tài khoản vào cuối năm. Người ghi sổ kế toán phải theo dõi cẩn thận các khoản mục này và đảm bảo rằng các giao dịch liên quan đến tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được ghi chép đúng nơi, đúng chỗ. Có một công thức quan trọng mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo sách của bạn luôn cân bằng. Công thức này được gọi là phương trình kế toán:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Có thể bạn quan tâm  7 trang web huy động vốn cộng đồng tốt nhất vào năm 2021

Phương trình kế toán có nghĩa là mọi thứ mà một doanh nghiệp có (tài sản) được cân bằng với các khoản phải trả đối với doanh nghiệp (nợ phải trả và vốn chủ sở hữu). Các khoản nợ phải trả dựa trên các khoản bạn nợ nhà cung cấp và người cho vay. Chủ doanh nghiệp nộp hồ sơ đòi phần tài sản còn lại (vốn chủ sở hữu).

Báo cáo thu nhập và sổ sách kế toán: Doanh thu, Chi phí và Chi phí

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập bằng cách sử dụng doanh thu bán hàng và các nguồn, chi phí và chi phí khác. Khi ghi sổ kế toán, bạn phải ghi mọi giao dịch tài chính vào nhật ký kế toán thuộc một trong ba loại này.

Thông tin trong bảng cân đối kế toán của công ty và báo cáo lãi lỗ cuối năm cung cấp cho kế toán bức tranh tài chính đầy đủ về các giao dịch của công ty trên sổ nhật ký kế toán.

Doanh thu là tất cả doanh thu mà doanh nghiệp kiếm được khi bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Chi phí, còn được gọi là giá vốn hàng bán, là tất cả số tiền mà một doanh nghiệp bỏ ra để mua hoặc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đó bán cho khách hàng. Tài khoản mua hàng trên biểu đồ tài khoản theo dõi hàng hoá đã mua.

Phí là tất cả các khoản tiền được sử dụng để điều hành một công ty không liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ đang được bán. Ví dụ về tài khoản chi phí là tiền lương và tiền công hoặc chi phí bán hàng và chi phí quản lý.

Người ghi sổ có trách nhiệm xác định các tài khoản mà các giao dịch cần được ghi lại. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp thực hiện bán hàng bằng tiền mặt cho khách hàng và doanh nghiệp của bạn sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép, bạn sẽ ghi nhận tiền mặt nhận được trong một tài khoản tài sản gọi là Tiền mặt và doanh thu sẽ được ghi nhận trong một tài khoản thu nhập có tên là Bán hàng.

những điều quan trọng

  • Ghi sổ kế toán là quá trình theo dõi mọi giao dịch tài chính mà một công ty kinh doanh thực hiện từ khi thành lập công ty đến khi đóng cửa công ty.

Kế toán phân tích, xem xét, diễn giải và báo cáo thông tin tài chính của các công ty kinh doanh. Kế toán cũng chuẩn bị các báo cáo tài chính cuối năm và các tài khoản thích hợp cho công ty. Trong kế toán tiền mặt, bạn ghi lại các giao dịch của mình khi tiền mặt thay đổi. Bằng cách sử dụng kế toán dồn tích, bạn có thể ghi lại một giao dịch mua hoặc bán ngay lập tức, ngay cả khi tiền mặt không được chuyển nhượng cho đến sau này, Việc ghi sổ kế toán hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về các tài khoản cơ bản của công ty. Các tài khoản này và các tài khoản phụ của chúng tạo nên biểu đồ tài khoản của công ty. Sáu tài khoản cơ bản của một doanh nghiệp là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và chi phí.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm