Bài viết

Hướng dẫn định giá gói hội nghị và hội thảo

81

Không giống như Hoa Kỳ, một thực tế phổ biến ở các khách sạn châu Âu là cung cấp các gói họp công ty và hội nghị như một lựa chọn cho các nhà tổ chức sự kiện tổ chức hội thảo, hội nghị và các cuộc họp khác trong khách sạn.

Ý tưởng đằng sau việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của công ty là kết hợp tất cả các yếu tố khác nhau của không gian phòng họp, đồ ăn thức uống và nhu cầu nghe nhìn vào một gói cuộc họp, được tính với mức phí cố định hàng ngày cho mỗi người tham gia. Đối với những người tham gia lập kế hoạch tổ chức sự kiện, cách tiếp cận này không chỉ hiệu quả hơn nói chung mà còn làm cho việc quản lý và dự báo chi phí liên quan đến địa điểm trở thành một quá trình đơn giản hơn.

Hội nghị ở Hoa Kỳ

Mặt khác, ở Hoa Kỳ, các khách sạn vẫn phổ biến hơn là thiết lập phí họp theo từng khoản mục theo nhu cầu chi tiết và tùy chỉnh của mỗi cuộc họp hoặc sự kiện. Mặc dù cách tiếp cận này cho phép các nhà tổ chức sự kiện kiểm soát tốt hơn từng chi tiết của sự kiện, nhưng nó cũng thường tạo ra các đơn đặt hàng sự kiện tiệc phức tạp, gây khó khăn hơn trong việc quản lý chi phí và ngân sách sự kiện tổng thể.

Mặc dù các công ty lớn trong ngành tiếp tục thay đổi cách thức kinh doanh, nhưng mô hình châu Âu và mô hình Mỹ vẫn có xu hướng phản ánh những khác biệt này trong cách tiến hành các cuộc họp và sự kiện của công ty. Để hiểu sâu hơn, chúng ta hãy xem xét hai ví dụ về các sự kiện và gói hội nghị của công ty: một từ Cung điện Fira trước đây ở Barcelona (một ví dụ ở Châu Âu) và một từ Wynn Resorts ở Las Vegas (một ví dụ ở Hoa Kỳ).

Có thể bạn quan tâm  Những quan niệm sai lầm phổ biến về việc sở hữu một nhà hàng

Ví dụ về các cuộc họp và gói hội nghị

Tỷ lệ đóng gói hàng ngày rất phổ biến ở Anh và cũng rất phổ biến ở lục địa Châu Âu. “Thị trường Vương quốc Anh là quốc gia đầu tiên yêu cầu gói sản phẩm như vậy. Chúng tôi luôn cố gắng điều chỉnh các khuyến nghị của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng”, cựu tổng giám đốc của Fira Palace (nay là Crowne Plaza Barcelona), một doanh nghiệp giải thích. Khách sạn nổi tiếng trong số các sự kiện của công ty và các nhà hoạch định cuộc họp tổ chức các hội nghị quốc tế.

Khách sạn

Khi Crowne Plaza Barcelona còn hoạt động với tên gọi Fira Palace, khoảng 20% ​​khách hàng của khách sạn đến từ Tây Ban Nha. Các khách hàng hàng năm còn lại đến từ Vương quốc Anh (19%), Hoa Kỳ (17%), Pháp (7%), Ý (6%), Nhật Bản (4%) và Đức (4%). Ngoài ra, khoảng một nửa số sự kiện kinh doanh được tổ chức ở đây đến từ ngành dược phẩm và phần còn lại bao gồm khách hàng trong ngành công nghệ, thực phẩm và đồ uống, ngân hàng và ô tô.

Đáp ứng các yêu cầu về giá trọn gói

Trong thời gian này, gói họp hàng ngày của Fira Palace bao gồm sử dụng phòng họp, nghỉ giải lao, ăn trưa, sử dụng màn hình, v.v. Các gói cuộc họp có sẵn về cơ bản bao gồm mọi thứ mà người lập kế hoạch cần đưa vào cuộc họp.

Khi ngành công nghiệp phát triển, các yêu cầu về gói họp và hội nghị liên tục thay đổi theo thời gian. Ban đầu, các nhà tổ chức sự kiện của công ty yêu cầu định giá hội nghị thống nhất cho các phòng hội nghị và dịch vụ ăn uống. Theo thời gian, những yêu cầu này được mở rộng để bao gồm các mục khác như màn hình, truy cập Internet, bảng lật và hệ thống âm thanh. Nhưng nhu cầu vẫn được đóng gói và thống nhất giá cả.

Đối với những người cần phòng qua đêm, họ cũng yêu cầu phí lưu trú đặc biệt / thương lượng được bao gồm trong tỷ lệ hoạt động hội nghị tổng thể. Mặc dù các gói này sẽ đáp ứng nhu cầu của hầu hết các sự kiện, các nhà lập kế hoạch vẫn cần thương lượng các yêu cầu khác của sự kiện, chẳng hạn như khu vực triển lãm, bữa tối, tiệc cocktail và các hạng mục khác trong chương trình sự kiện.

Có thể bạn quan tâm  Trích dẫn Oprah Winfrey vui nhộn và đầy cảm hứng

Ưu và nhược điểm của cách tiếp cận Châu Âu

Rõ ràng, các phương pháp lập kế hoạch và định giá hội nghị lớn của Châu Âu có thể hữu ích cho các nhà lập kế hoạch sự kiện vì một số lý do, bao gồm nhận thức về tiết kiệm chi phí, khả năng dự đoán chi phí và sự thuận tiện của việc giới thiệu và chấp thuận của khách hàng.

Nói cách khác, phương pháp này đặt ra gánh nặng cho khách sạn, không chỉ dự đoán nhu cầu của khách hàng, mà còn quản lý lợi nhuận của chính họ. “Theo quan điểm của chúng tôi, hoạt động‘ đặt hàng ’dễ hơn nhiều. Thực tế, hoạt động phức tạp hơn nhiều. Nhưng đối với chúng tôi, lợi ích là sự hài lòng của khách hàng”, cựu tổng giám đốc Fira Palace cho biết.

Ví dụ về các cuộc họp và gói hội nghị của Hoa Kỳ

Mặc dù thị trường Châu Âu đã tương đối chín chắn trong việc chấp nhận và sử dụng các gói tổ chức hội họp hoặc hội nghị, nhiều khách sạn Hoa Kỳ có thể bắt đầu cân nhắc việc thay đổi các gói và giá cả các cuộc họp và hội nghị của họ. Điều này đặc biệt quan trọng hiện nay khi các nhà lập kế hoạch sự kiện được yêu cầu đưa ra các quyết định về cuộc họp nhiều hơn và thường xuyên hơn trong thời hạn ngắn hơn.

Vào tháng 5 năm 2009, Wynn Las Vegas chủ động đưa ra ba loại hình hội nghị trọn gói và giá gói hội nghị, phù hợp với thị trường hội nghị nhỏ, tức là hội nghị có ít hơn 80 người tham gia. Ngày nay, họ vẫn đang cung cấp các gói này. Chúng bao gồm:

  • Gói đại biểu hội nghị cả ngày

Gói đại biểu hội nghị nửa ngày “AM” Gói đại biểu hội nghị nửa ngày “PM” Theo dự kiến ​​của các nhà hoạch định sự kiện châu Âu, các lựa chọn đóng gói của Wynn được định giá theo giá của từng đại biểu (tức là người tham gia), bao gồm phòng họp, đồ ăn và thức uống, bữa ăn nhẹ, máy chiếu và màn hình LCD.

Có thể bạn quan tâm  Cách tùy chỉnh và định cấu hình cửa hàng eBay của bạn

Ý tưởng phát triển các lựa chọn gói họp của Wynn xuất phát từ cách tiếp cận thị trường châu Âu. Trên thực tế, cựu Giám đốc Kinh doanh Quốc gia của Wynn Andre Link đến từ Châu Âu. “Ở hầu hết các khu vực của châu Âu, đây là cách duy nhất để chúng tôi bán các cuộc họp … Chúng tôi hiếm khi chuẩn bị các đề xuất gọi món trong đó liệt kê chi phí ăn uống, tiền thuê phòng, phí AV, v.v.,” Link giải thích.

Chuyển giao công nghiệp của Hoa Kỳ

Với việc ra mắt gói tổ chức cuộc họp nhỏ, Wynn Resorts hy vọng rằng giá cả cuộc họp trọn gói sẽ phổ biến hơn với khách hàng doanh nghiệp vì hầu hết các cuộc họp hiệp hội đều có quy mô lớn hơn. Họ đúng. Kể từ đó, một số chuỗi khách sạn nổi tiếng của Mỹ đã bắt đầu cung cấp các gói hội nghị và cuộc họp công ty, nếu việc tổ chức sự kiện của công ty phản ánh nhiều hơn mô hình châu Âu.

Chắc chắn rằng giá tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói sẽ không đáp ứng được nhu cầu của mọi sự kiện. Trên thực tế, hầu hết các nhà lập kế hoạch đều biết rằng họ sẽ từ bỏ một số ưu tiên đối với các chi tiết của buổi biểu diễn của họ hoặc yêu cầu các địa điểm tùy chỉnh các gói để bao gồm các yếu tố bổ sung. Nếu các nhà lập kế hoạch dự đoán rằng kế hoạch của họ có thể chạy lâu hơn dự kiến ​​ban đầu, có thể phát sinh thêm chi phí, hãy luôn thận trọng khi dựa vào giá trọn gói. Nhưng đối với những người lập kế hoạch cuộc họp và sự kiện chú ý nhiều đến ngân sách, các cuộc họp và gói cuộc họp này cung cấp khả năng dự đoán rõ ràng về ngân sách cuộc họp.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm