Bài viết

Điều hành một chương trình thẻ mua hàng

89

Thẻ mua hàng hay P-card là một dạng thẻ tín dụng công ty được phát hành cho nhân viên, những người sau đó có thể mua hàng hóa và dịch vụ mà không cần phải thực hiện các giao dịch thông qua các thủ tục mua hàng truyền thống như sử dụng các yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng.

Có nhiều chương trình thẻ mua hàng khác nhau; một số chỉ liên quan đến việc sử dụng các nhà cung cấp được công ty chấp thuận, trong khi các chương trình khác cho phép sử dụng bất kỳ nhà cung cấp nào. Các giao dịch mua của nhân viên sử dụng thẻ mua hàng thường nhỏ và có giá trị thấp. Nhiều phản hồi tiêu cực đối với chương trình thẻ mua hàng đã hướng đến việc lạm dụng thẻ nhân viên. Tuy nhiên, lợi ích của một chương trình mua sắm vượt xa những rủi ro và chi phí liên quan đến việc vận hành chương trình.

Mua quyền lợi thẻ

Chính phủ Hoa Kỳ phát hiện ra rằng các giao dịch mua dưới 2.500 đô la chỉ chiếm 2% tổng chi tiêu của chính phủ, nhưng đã chiếm 85% tất cả các giao dịch mua. Bởi vì chi phí hành chính của những giao dịch mua nhỏ này thường vượt quá mức chi tiêu thực tế của đồng đô la, đã có sự gia tăng việc sử dụng thẻ mua hàng ở nhiều cơ quan chính phủ. Một cơ quan chính phủ, Bộ Thương mại, ước tính rằng việc sử dụng thẻ mua hàng giúp họ tiết kiệm hơn 22 triệu đô la hàng năm cho chi phí hành chính và thời gian xử lý mua hàng. Việc sử dụng thẻ cho phép bộ phận mua hàng tập trung vào 15% tổng chi tiêu mua hàng, chiếm 98% tổng chi tiêu.

Có thể bạn quan tâm  Sử dụng báo cáo tài chính như một công cụ quản lý

Thực hiện kiểm soát nội bộ

Việc lạm dụng thẻ mua hàng đang gây được nhiều sự chú ý, nhưng những hành vi lạm dụng này, đặc biệt là trong khu vực chính phủ, thường cho thấy giá trị đô la cao nhưng dưới 1% tổng chi tiêu. Tuy nhiên, lạm dụng vẫn xảy ra, nhưng nó có thể được kiểm soát bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ thích hợp để giảm lãng phí và lạm dụng.

Chỉ đạo quản lý chặt chẽ là rất quan trọng để một chương trình thẻ mua hàng thành công. Ban quản lý nên xác định rõ các mục đích sử dụng thẻ được phép và xác định cũng như xử phạt các hành vi vi phạm pháp luật, gian lận và lạm dụng. Tất nhiên, daemon và tài nguyên phải có sẵn để thực thi quyền kiểm soát. Việc lạm dụng sẽ tiếp tục và gia tăng nếu không có đủ nguồn lực để giám sát và giải quyết việc lạm dụng thẻ mua hàng khi người dùng thấy chương trình thiếu cam kết.

Ai nhận được thẻ?

Một nhược điểm khác của chương trình mua thẻ là các công ty cảm thấy họ cần phải phát hành thẻ cho tất cả nhân viên mua hàng. Đây không phải là trường hợp, phát hành thẻ mua hàng là cấp tín dụng. Công ty phải có thể tin tưởng người sử dụng thẻ vì họ thực sự đang tiêu tiền của công ty. Cần có một quy trình phê duyệt trong đó nhân viên phải được lựa chọn, xem xét và phê duyệt. Nhân viên có nên được cấp thẻ mua hàng của công ty nếu họ có tín dụng xấu không?

Có thể bạn quan tâm  Cách chọn nhà đào tạo hoặc huấn luyện viên kinh doanh phù hợp

áp đặt giới hạn chi tiêu

Giống như bất kỳ thẻ tín dụng nào, người dùng nên có một hạn mức tín dụng. Các công ty thẻ tín dụng cấp cho chủ thẻ một hạn mức dựa trên khả năng chi trả của họ. Đối với chủ thẻ mua hàng, công ty sẽ cấp cho chủ thẻ một hạn mức chi tiêu phù hợp với vị trí và khả năng chi tiêu của họ. Ví dụ, một người là nhà phân tích CNTT có thể chỉ cần mua mực máy in và các thiết bị ngoại vi máy tính nhỏ, tổng cộng có thể chỉ vài trăm đô la mỗi năm. Giới hạn chi tiêu của nhân viên phải phản ánh điều này và anh ta không nên đưa ra giới hạn chi tiêu chung là 2.500 đô la, giới hạn này có thể dành cho tất cả nhân viên CNTT. Các giới hạn chi tiêu cần được xem xét thường xuyên để cung cấp cho nhân viên một mức phù hợp dựa trên mức chi tiêu thực tế của họ.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm