Bài viết

Cơ cấu chi phí của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện

150

Cho dù bạn lập kế hoạch kinh doanh của mình cho các sự kiện xã hội, sự kiện kinh doanh hay cả hai, bạn nên biết cách tính phí dịch vụ của mình.

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ của bạn, bao gồm lập kế hoạch sự kiện và chi phí hoạt động, tiền lương và lợi nhuận. Tỷ lệ thay đổi tùy thuộc vào nơi bạn điều hành doanh nghiệp của mình, loại dự án bạn thực hiện và những gì thị trường sẵn sàng trả.

Cách các nhà tổ chức sự kiện tổ chức chi phí của họ

Nếu bạn muốn bắt đầu kinh doanh bán thời gian hoặc thậm chí toàn thời gian, có khoảng năm cách để sắp xếp chi phí sự kiện và báo giá cho khách hàng của bạn:

  • phí kỹ thuật máy bay

tỷ lệ phí tính phí hàng giờ Tỷ lệ phần trăm phí cộng với tỷ lệ hàng giờ Tỷ lệ hoa hồng Đối với các hướng dẫn và ví dụ sau, giả sử bạn muốn kiếm trung bình 75 đô la mỗi giờ từ phí dịch vụ.

Phí dựa trên tỷ lệ cố định của dự án

Nhiều khách hàng muốn biết chi phí của một dự án, bao gồm tất cả các khoản phí.

Phí vật phẩm cố định thường được sử dụng cho các hoạt động đóng gói, chẳng hạn như các hoạt động trong kế hoạch tiếp thị thể thao và có thể được tính cho mỗi người, với nhiều quy định và lưu ý. Trong trường hợp này, khách hàng có thể ký hợp đồng trực tiếp với người tổ chức sự kiện để điều phối tất cả các chi phí hậu cần, ăn uống, địa điểm, chỗ ở, v.v.

Ví dụ: giả sử bạn được thuê để tổ chức chuyến tham quan một ngày đến thành phố lịch sử cho 15 khách. Khách hàng của bạn mong muốn bạn báo một khoản phí cố định cho phương tiện đi lại, phí hướng dẫn riêng, phí ăn trưa và bất kỳ / tất cả phí vào cửa địa điểm. Tuy nhiên, họ cũng yêu cầu bạn cung cấp bảng phân tích ở mức cao của từng khoản mục chi phí.

Là một nhà tổ chức sự kiện, để cung cấp dịch vụ này, bạn phải xác định mức phí cố định bằng cách xác định chi phí cho các khía cạnh khác nhau của dự án. Bạn phải thương lượng và tính toán chi phí của tất cả các dịch vụ, bao gồm cả thời gian của bạn và báo giá tổng chi phí.

Điều này đặt trách nhiệm quản lý ngân sách trực tiếp lên bạn và cần phải lường trước rằng các tình huống khác nhau có thể thay đổi. Bạn có trách nhiệm và rủi ro trong việc xác định các khoản tiền gửi bắt buộc, thanh toán tất cả các khoản phí dịch vụ và chịu trách nhiệm đối với tất cả các thỏa thuận dịch vụ.

Có thể bạn quan tâm  Tại sao các nhà xây dựng sử dụng argon

Phí dựa trên phần trăm phí

Trung bình, các nhà tổ chức sự kiện nên tính phí 15-20% tổng chi phí sự kiện như một phần phí. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của kế hoạch và thời gian cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện sự kiện, điều này đôi khi có thể đủ để trang trải toàn bộ chi phí và dòng lợi nhuận của nhà lập kế hoạch.

Ví dụ: giả sử bạn được thuê để tổ chức một bữa tối riêng tư cho 40 khách tại một nhà hàng sang trọng với giá trung bình là 175 đô la một người. Chúng tôi ước tính rằng bạn sẽ cần tổng cộng 15 giờ để gặp gỡ khách hàng, lập kế hoạch, tham dự và hoàn thành tất cả các công việc tiếp theo cho sự kiện này. Nếu bạn tính 18% tổng số phí của mình, bạn sẽ chỉ kiếm được nhiều hơn một chút so với mức 75 đô la / giờ mục tiêu của mình:

175 USD x 40 khách = 7.000 USD x 18% = 1.260 USD

15 giờ x 75 USD / giờ = 1.125 USD

Nếu khách hàng ký hợp đồng trực tiếp với bạn cho tất cả các dịch vụ, tổng phụ phí hoạt động được tính cho khách hàng là $ 8.260.

Phí dựa trên mức giá hàng giờ

Một số khách hàng thích các nhà tổ chức sự kiện báo giá theo giờ cho các dịch vụ và ước tính tổng số giờ để quản lý và thực hiện một chương trình nhất định của khách hàng. Nó có thể trông tương tự như tỷ lệ mặt hàng cố định, nhưng nó cho phép cả hai bên linh hoạt hơn để đáp ứng các thay đổi có thể được yêu cầu trong quá trình thực hiện.

Nhiều nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện kinh doanh lập hóa đơn hàng giờ cho các dịch vụ của họ. Nó cho phép khách hàng biết chi phí thuê dịch vụ của bạn là bao nhiêu và cho phép họ tính toán ngân sách hợp lý. Thông thường, lý do cho điều này là vì khách hàng muốn xử lý tốt hơn mọi khoản phí không mong muốn.

Luôn nhớ xác định các thông số cẩn thận xung quanh kỳ vọng để cả hai bên có thể đồng ý về những dịch vụ sẽ được cung cấp. Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn nên bao gồm các tham chiếu thanh toán cho tất cả các chi phí kinh doanh hợp lý có thể phát sinh.

Một số nhà tổ chức sự kiện có thể tăng chi phí hoạt động (chẳng hạn như vận chuyển, thuê xe và các khoản linh tinh khác) 15-20%. Nếu bạn làm vậy, bạn nên tiết lộ những dấu hiệu đó và đồng ý trước với khách hàng của bạn.

Có thể bạn quan tâm  Kỹ năng kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Khi nói đến tỷ lệ lập kế hoạch sự kiện hàng giờ, điều quan trọng là phải xác định tần suất thời gian của bạn được lập hóa đơn.

Ví dụ: giả sử một khách hàng đã thuê bạn vào tháng 10 để tổ chức hội thảo một ngày vào tháng 3. Các dịch vụ của bạn được ký hợp đồng cho các địa điểm, dịch vụ ăn uống, tìm nguồn cung ứng và thương lượng A / V, đồng thời góp phần tạo nội dung cho một số mục truyền thông hạn chế (tức là lời mời, chương trình nghị sự, biểu mẫu đánh giá, v.v.).

Khách hàng của bạn cũng thuê bạn để cung cấp dịch vụ quản lý tại chỗ. Bạn ký trước một thỏa thuận rằng bạn sẽ được lập hóa đơn vào nhiều thời điểm khác nhau cho các dịch vụ đã xác định và sẽ gửi hóa đơn hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng cho tất cả các dịch vụ được thực hiện cho đến nay.

Theo thỏa thuận này, cả bạn và khách hàng của bạn sẽ phát triển một bản mô tả công việc chi tiết bao gồm các trách nhiệm mong đợi của cả hai bên. Sau đó, bạn có thể ước tính tổng ngân sách của mình cho nhiều giờ đó cộng với chi phí hợp lý (hãy rõ ràng về những chi tiết đó có thể bao gồm những gì).

Phí dựa trên phần trăm phí cộng với phí cố định / mức phí theo giờ

Đôi khi bạn được thuê để tổ chức một sự kiện và vì bất kỳ lý do gì, khách hàng thích mức giá dựa trên phần trăm phí hơn. Tuy nhiên, điều này không đủ để trang trải tổng thời gian và chi phí dịch vụ của bạn. Trong những trường hợp này, việc hiển thị chi phí của bạn là chi phí kết hợp của hai loại khác nhau là hợp lý.

Ví dụ: một khách hàng thuê bạn để tổ chức một sự kiện liên quan đến hội nghị. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức hai bữa tối riêng tư và một buổi chơi gôn với 50 khách mỗi người. Tổng chi phí của các hoạt động kết hợp này là khoảng 20.000 đô la, nhưng bạn sẽ mất khoảng 60 giờ và sự phức tạp của dự án có thể biện minh cho tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Hãy ghi nhớ điều này, bạn có thể đạt được mức phí cố định cuối cùng và mức phí theo giờ với các phép tính sau:

Tỷ lệ phí ước tính:

20.000 đô la x 18% = 3.600 đô la

Tỷ lệ hàng giờ ước tính:

60 giờ x 75 USD / giờ = 4.500 USD

Mức thâm hụt hàng giờ:

$ 3,600- $ 4,500 = – $ 900

Nếu bạn lâm vào tình trạng thâm hụt, giống như chúng ta đã làm trong ví dụ trên, bạn có thể chọn trích dẫn 15 giờ để quản lý hậu cần của nhiều nhà cung cấp bên ngoài. Phiếu mua hàng của bạn có thể phản ánh những điều sau:

Tổng phụ cho chi phí sự kiện: $ 23.600

Có thể bạn quan tâm  Giảm lãng phí trong chuỗi cung ứng

Phí cố định: $ 1,125 ($ 75 mỗi giờ dựa trên 15 giờ)

Trong trường hợp này, bạn cần phải cẩn thận để đảm bảo rằng bạn đã ước tính chính xác số giờ làm việc của mình (tính đến chi phí hoạt động không theo tiêu chuẩn, chẳng hạn như đi lại cá nhân). Như dự đoán, rất ít khách hàng sẽ vui khi thấy phí tăng sau này trừ khi có lời giải thích hợp lý.

Phí dựa trên tỷ lệ hoa hồng

Một cách khác mà các nhà tổ chức sự kiện tính phí cho dịch vụ của họ là thông qua các địa điểm cung cấp hoa hồng để đảm bảo không gian sự kiện. Các khoản phí này thường được cung cấp cho các đại lý du lịch để đặt vé máy bay, phòng khách sạn và các hình thức vận chuyển khác.

Ví dụ, nhiều khách sạn có thể tăng tỷ lệ hoa hồng lên 10% trên tiền phòng và các khoản phí khác.

Trong khi một số nhà lập kế hoạch sự kiện sử dụng tỷ lệ hoa hồng làm nguồn thu nhập của họ, những khách hàng hiểu biết có thể đặt câu hỏi về lòng trung thành của người lập kế hoạch sự kiện khi nói đến tỷ lệ hoa hồng. Vì lý do này, nhiều nhà lập kế hoạch có kinh nghiệm sẽ giới hạn bất kỳ lựa chọn gói nào bao gồm tỷ lệ hoa hồng hoặc thương lượng giá không hoa hồng cho các kế hoạch của họ và chuyển khoản tiết kiệm trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng của khách hàng.

Ngoài ra, một số khách hàng có thể biết rằng tỷ lệ hoa hồng tồn tại và không muốn cố vấn bên ngoài của họ được lập hóa đơn bằng cách sử dụng bất kỳ phương thức thanh toán đã thiết lập nào khác mà chúng tôi phác thảo và vẫn trả tỷ lệ hoa hồng. Nói chung, nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện không nghĩ rằng đó là một hình thức tốt để “tăng gấp đôi” các dòng doanh thu của họ theo cách này.

Nếu chấp nhận tỷ lệ hoa hồng, tốt nhất bạn không nên sử dụng các phương thức thanh toán khác để tính phí dịch vụ của khách hàng.

Có những tình huống mà tỷ lệ hoa hồng có ý nghĩa nhất, chẳng hạn như khi một tổ chức phi lợi nhuận hoặc hiệp hội nhỏ hơn có thể thuê dịch vụ của bạn cho một sự kiện hoặc hội nghị thành viên và phần lớn chi phí được trả trực tiếp bởi những người tham dự, không phải tổ chức.

Một tình huống khác có thể là nếu khách hàng của bạn đang mua quà tặng khách hàng từ bạn và bạn cũng có thể cung cấp dịch vụ phân phối hàng khuyến mại. Trong trường hợp này, chỉ cần thương lượng mặt hàng khuyến mại và không tính phí theo giờ cho các dịch vụ của bạn trừ khi khách hàng của bạn biết trước tất cả các khoản phí.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm