Bài viết

Cơ cấu chi phí của doanh nghiệp tổ chức sự kiện

425

Cho dù bạn đang phát triển công việc tổ chức sự kiện cho các sự kiện xã hội, sự kiện thương mại hay kết hợp cả hai, bạn nên biết cách tính phí dịch vụ.

Có một số yếu tố ảnh hưởng đến tỷ lệ của bạn, bao gồm tổ chức sự kiện và chi phí hoạt động, tiền lương và lợi nhuận. Tỷ lệ khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn điều hành doanh nghiệp của mình, loại dự án bạn thực hiện và mức phí mà thị trường sẵn sàng trả.

Các nhà tổ chức sự kiện sắp xếp chi phí như thế nào

Nếu bạn muốn bắt đầu kinh doanh bán thời gian hoặc thậm chí toàn thời gian, có khoảng năm cách để sắp xếp chi phí sự kiện và báo giá cho khách hàng của bạn:

  • Chi phí dự án cố định

Phần trăm chi phí Tính phí hàng giờ Phần trăm chi phí cộng với tỷ lệ hàng giờ Tỷ lệ hoa hồng Đối với các hướng dẫn và ví dụ sau, giả sử bạn muốn kiếm được doanh thu trung bình là 75 đô la mỗi giờ từ dịch vụ.

Phí dựa trên tỷ lệ cố định của dự án

Nhiều khách hàng muốn biết chi phí của một dự án, bao gồm tất cả các chi phí.

Phí dự án cố định thường được sử dụng cho các hoạt động đóng gói, chẳng hạn như các hoạt động trong kế hoạch tiếp thị thể thao và có thể được tính cho mỗi người, nhưng có nhiều quy định và biện pháp phòng ngừa. Trong trường hợp này, khách hàng có thể trực tiếp ký hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện để điều phối tất cả các chi phí hậu cần, ăn uống, địa điểm, chỗ ở, v.v.

Ví dụ: giả sử bạn được thuê để tổ chức chuyến tham quan một ngày đến thành phố lịch sử cho 15 khách. Khách hàng của bạn muốn bạn báo một khoản phí cố định cho phương tiện đi lại, hướng dẫn viên du lịch riêng, bữa trưa và bất kỳ / tất cả phí vào cửa địa điểm. Tuy nhiên, họ cũng yêu cầu bạn cung cấp bảng phân tích cấp cao của từng khoản mục chi phí.

Là một nhà tổ chức sự kiện, để cung cấp dịch vụ này, bạn phải xác định chi phí cố định bằng cách xác định chi phí của tất cả các khía cạnh của dự án. Bạn phải thương lượng và tính toán chi phí của tất cả các dịch vụ, bao gồm cả thời gian của bạn và báo cáo tổng chi phí.

Điều này đặt trách nhiệm quản lý ngân sách trực tiếp lên bạn và cần phải lường trước các tình huống khác nhau mà tình hình có thể thay đổi. Bạn có trách nhiệm và rủi ro trong việc xác định các khoản tiền gửi bắt buộc, thanh toán cho tất cả các dịch vụ và chịu trách nhiệm đối với tất cả các thỏa thuận dịch vụ.

Có thể bạn quan tâm  Giới thiệu về kinh tế tự do và kinh tế biểu diễn

Phí dựa trên phần trăm phí

Trung bình, các nhà tổ chức sự kiện nên tính phí 15-20% tổng chi phí của sự kiện như một phần phí của họ. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của kế hoạch và thời gian cần thiết để lập kế hoạch và thực hiện hoạt động, đôi khi con số này đủ để trang trải toàn bộ chi phí và nguồn lợi nhuận của người lập kế hoạch.

Ví dụ, giả sử bạn được thuê để tổ chức một bữa tối riêng tư cho 40 khách trong một nhà hàng cao cấp, trung bình mỗi người là 175 đô la. Hãy để chúng tôi ước tính rằng bạn sẽ cần tổng cộng 15 giờ để gặp gỡ khách hàng, lập kế hoạch, tham gia và hoàn thành tất cả các công việc tiếp theo của sự kiện này. Nếu bạn tính 18% tổng chi phí, doanh thu của bạn sẽ chỉ cao hơn một chút so với mức mục tiêu là 75 đô la mỗi giờ:

175 USD x 40 khách = 7.000 USD x 18% = 1.260 USD

15 giờ x 75 USD / giờ = 1.125 USD

Nếu khách hàng trực tiếp ký hợp đồng với bạn cho tất cả các dịch vụ, thì tổng phí hoạt động tổng phụ được tính cho khách hàng là $ 8.260.

Phí theo giờ

Một số khách hàng thích các nhà lập kế hoạch sự kiện báo giá theo giờ cho các dịch vụ và ước tính tổng số giờ để quản lý và thực hiện kế hoạch của một khách hàng nhất định. Nó có thể trông tương tự như một tỷ lệ dự án cố định, nhưng nó cho phép cả hai bên thích ứng linh hoạt hơn với những thay đổi có thể được yêu cầu trong quá trình này.

Nhiều nhà tổ chức sự kiện kinh doanh sẽ lập hóa đơn cho các dịch vụ theo giờ. Nó cho phép khách hàng biết chi phí thuê dịch vụ của bạn là bao nhiêu và cho phép họ tính toán ngân sách hợp lý. Thông thường, lý do cho điều này là bởi vì khách hàng muốn xử lý tốt hơn bất kỳ khoản chi phí bất ngờ nào.

Luôn nhớ xác định các thông số cẩn thận xung quanh các kỳ vọng để cả hai bên có thể đồng ý về các dịch vụ sẽ được cung cấp. Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn nên bao gồm tài liệu tham khảo về việc thanh toán tất cả các chi phí kinh doanh hợp lý có thể xảy ra.

Một số nhà tổ chức sự kiện có thể tăng chi phí hoạt động như vận chuyển, thuê xe và các khoản linh tinh khác lên 15-20%. Nếu bạn làm như vậy, bạn nên tiết lộ những đánh giá đó và đạt được thỏa thuận trước với khách hàng của bạn.

Có thể bạn quan tâm  8 máy in laser màu tốt nhất năm 2021

Khi nói đến tỷ lệ lập kế hoạch sự kiện hàng giờ, điều quan trọng là phải xác định tần suất thời gian của bạn được lập hóa đơn.

Ví dụ: giả sử một khách hàng đã thuê bạn vào tháng 10 để tổ chức hội thảo một ngày vào tháng 3. Dịch vụ của bạn đang ký hợp đồng, chịu trách nhiệm mua sắm và thương lượng địa điểm, dịch vụ ăn uống, A / V và góp phần tạo ra một số mục truyền thông có hạn (ví dụ như lời mời, chương trình nghị sự, biểu mẫu đánh giá, v.v.).

Khách hàng của bạn cũng thuê bạn để cung cấp dịch vụ quản lý tại chỗ. Bạn đã đạt được thỏa thuận trước rằng bạn sẽ lập hóa đơn cho các dịch vụ đã xác định vào các thời điểm khác nhau và sẽ gửi hóa đơn cho tất cả các dịch vụ đã thực hiện cho đến nay hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng.

Theo thỏa thuận này, cả bạn và khách hàng của bạn sẽ phát triển một bản mô tả công việc chi tiết, trong đó bao gồm các trách nhiệm dự kiến ​​của cả hai bên. Sau đó, bạn có thể ước tính tổng ngân sách cho rất nhiều giờ cộng với chi phí hợp lý (rõ ràng những chi tiết này có thể bao gồm những gì).

Phí dựa trên tỷ lệ phần trăm phí cộng với phí cố định / tỷ lệ giờ

Đôi khi, bạn được thuê để tổ chức một sự kiện, và vì bất cứ lý do gì, khách hàng thích mức giá dựa trên phần trăm chi phí. Tuy nhiên, điều này không đủ để trang trải tổng thời gian và chi phí dịch vụ của bạn. Trong những trường hợp này, việc hiển thị chi phí của bạn là chi phí kết hợp của hai loại khác nhau là hợp lý.

Ví dụ: khách hàng thuê bạn để tổ chức các sự kiện liên quan đến hội nghị. Nhiệm vụ của bạn là tổ chức hai bữa tối riêng tư và một buổi đi chơi gôn, mỗi bữa có 50 khách. Tổng chi phí của các hoạt động kết hợp này là khoảng 20.000 đô la, nhưng bạn sẽ mất khoảng 60 giờ và mức độ phức tạp của dự án có thể khiến tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Hãy ghi nhớ điều này, bạn có thể tính phí cố định cuối cùng và giá theo giờ thông qua các phép tính sau:

Phần trăm chi phí ước tính:

20.000 USD x 18% = 3.600 USD

Ước tính tỷ giá hàng giờ:

60 giờ x 75 USD / giờ = 4.500 USD

Mức thâm hụt hàng giờ:

$ 3,600- $ 4,500 = – $ 900

Nếu bạn lâm vào tình trạng thâm hụt, như chúng ta đã làm trong ví dụ trên, bạn có thể chọn trích dẫn 15 giờ để quản lý hậu cần của nhiều nhà cung cấp bên ngoài. Phiếu mua hàng của bạn có thể phản ánh những điều sau:

Tổng chi phí hoạt động: 23.600 USD

Có thể bạn quan tâm  Tóm tắt kế hoạch kinh doanh

Phí cố định: $ 1,125 (dựa trên 15 giờ, $ 75 mỗi giờ)

Trong trường hợp này, bạn cần xác định cẩn thận xem mình đã ước tính đúng số giờ làm việc của mình chưa (các tài khoản được sử dụng để thanh toán các chi phí hoạt động không theo tiêu chuẩn, chẳng hạn như du lịch cá nhân). Như dự đoán, trừ khi có lý do hợp lý, sẽ có rất ít khách hàng hài lòng khi thấy chi phí tăng trong tương lai.

Phí dựa trên tỷ lệ hoa hồng

Một cách khác để các nhà tổ chức sự kiện tính phí dịch vụ là đảm bảo không gian cho các sự kiện bằng cách cung cấp các địa điểm với tỷ lệ hoa hồng. Đây là những khoản phí thường được cung cấp cho các công ty du lịch để đặt vé máy bay, phòng khách sạn và các hình thức vận chuyển khác.

Ví dụ, nhiều khách sạn có thể tăng tỷ lệ hoa hồng cho phòng và các chi phí khác lên 10%.

Mặc dù một số nhà lập kế hoạch sự kiện sử dụng tỷ lệ hoa hồng làm nguồn thu nhập của họ, nhưng những khách hàng hiểu biết có thể đặt câu hỏi về lòng trung thành của các nhà lập kế hoạch sự kiện khi nói đến tỷ lệ hoa hồng. Vì lý do này, nhiều nhà lập kế hoạch có kinh nghiệm hạn chế bất kỳ tùy chọn gói nào bao gồm tỷ lệ hoa hồng hoặc thương lượng giá không hoa hồng cho các gói của họ và chuyển nguồn tiết kiệm này trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng của khách hàng.

Ngoài ra, một số khách hàng có thể nhận ra rằng có một tỷ lệ hoa hồng và không muốn các nhà tư vấn bên ngoài của họ sử dụng bất kỳ phương pháp thanh toán đã thiết lập nào khác mà chúng tôi đã phác thảo để lập hóa đơn và vẫn trả tỷ lệ hoa hồng. Nhìn chung, nhiều nhà tổ chức sự kiện cho rằng về cơ bản “khai thác kép” dòng thu nhập của họ theo cách này không phải là một hình thức tốt.

Nếu bạn chấp nhận tỷ lệ hoa hồng, tốt nhất không nên sử dụng các phương thức thanh toán khác để tính phí dịch vụ của khách hàng.

Trong một số trường hợp, tỷ lệ hoa hồng có ý nghĩa nhất. Ví dụ: các tổ chức hoặc hiệp hội phi lợi nhuận nhỏ hơn có thể thuê dịch vụ của bạn cho các sự kiện hoặc hội nghị thành viên và hầu hết các khoản phí được trả trực tiếp bởi những người tham dự chứ không phải tổ chức.

Một tình huống khác có thể là nếu khách hàng của bạn mua quà tặng khách hàng từ bạn, bạn cũng có thể cung cấp dịch vụ phân phối vật phẩm khuyến mãi. Trong trường hợp này, chỉ thương lượng các mặt hàng khuyến mại và không tính phí dịch vụ hàng giờ trừ khi khách hàng của bạn biết trước tất cả các khoản phí.

5 ( 2 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm