Bài viết

Chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch cuộc họp

83

Lập kế hoạch cho một cuộc họp đòi hỏi một tập hợp các kỹ năng bao gồm khả năng tổ chức đáng kinh ngạc, khả năng đa nhiệm, năng lượng, sự sáng tạo, sự nhạy bén trong kinh doanh, kỹ năng của con người và sự chú ý đến từng chi tiết. Nó cũng yêu cầu một hướng dẫn lập kế hoạch cuộc họp toàn diện không chỉ giúp bạn đúng giờ mà còn cung cấp sự đảm bảo rất cần thiết rằng bạn không quên bất cứ điều gì trong suốt quá trình.

Nó khác với các tổ chức sự kiện khác như thế nào

Lập kế hoạch cuộc họp khác với các loại lập kế hoạch sự kiện khác và bao gồm các bước bổ sung. Các hội nghị có xu hướng là những sự kiện lớn thường mất một năm hoặc hơn để lên kế hoạch. Danh sách việc cần làm của bạn có thể bao gồm chọn địa điểm, đặt phòng khách sạn, thiết lập đăng ký trực tuyến, đảm bảo người thuyết trình, sắp xếp dãy phòng khách sạn, tổ chức phòng trưng bày, sắp xếp cuộc họp, xử lý đồ ăn và thức uống, v.v. Điều cần thiết đối với bất kỳ người lập kế hoạch cuộc họp thành công nào là chuẩn bị một hướng dẫn lập kế hoạch cuộc họp được tổ chức tốt và nêu rõ các bước này.

Hướng dẫn Lập kế hoạch Cuộc họp đóng vai trò như một bản thiết kế để lập kế hoạch cho bất kỳ cuộc họp nào. Tùy chỉnh và sửa đổi hướng dẫn theo sự kiện đã lên kế hoạch của bạn và luôn tiện dụng. Nếu được chuẩn bị và sử dụng đúng cách, nó có thể nhanh chóng trở thành công cụ lập kế hoạch cuộc họp có giá trị nhất của bạn.

Bắt đầu với những điều cơ bản về lập kế hoạch cuộc họp

Phần đầu tiên của hướng dẫn lập kế hoạch cuộc họp nên bao gồm những điều cơ bản về cuộc họp:

  • Ngày và giờ sự kiện
Có thể bạn quan tâm  Quảng cáo Google Pay Per Click hoặc PPC sử dụng AdWords

Địa điểm tổ chức sự kiện (nếu biết) Mục tiêu Bao gồm bất kỳ yếu tố đã biết nào khác, chẳng hạn như ngày thay thế hoặc số lượng người tham dự.

Kế hoạch là gì?

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch cho các yếu tố khác nhau của cuộc họp, bạn phải tìm ra những yếu tố khác nhau này là gì và chúng phù hợp ở đâu trong kế hoạch tổng thể của sự kiện của bạn. Vì vậy, hãy lấy bút và tập giấy ra, hoặc ngồi trước máy tính của bạn và bắt đầu viết ra bất cứ điều gì bạn nghĩ đến.

Đừng lo lắng về việc liệt kê mọi thứ theo thứ tự quan trọng hoặc bất kỳ thứ tự thời gian nào. Điều đó sẽ đến sau. Bây giờ, về cơ bản, bạn sẽ lập một danh sách việc cần làm rất dài nhưng đơn giản sẽ được chia thành các thành phần độc lập khác nhau để giải quyết riêng trong quá trình lập kế hoạch.

Phần này có thể liệt kê bất kỳ điều nào sau đây:

  • Lựa chọn địa điểm

lựa chọn khách sạn khoảng trống của cuộc gặp mặt Phòng khách sạn Hội trường và gian hàng Lễ khai mạc Đăng ký Diễn giả / Nhà triển lãm Đăng ký người tham dự sắp xếp chuyến đi Huy hiệu người tham dự Kế hoạch hoạt động Thực phẩm và đồ uống nghe nhìn Nhân viên tại chỗ Hãy dành thêm thời gian để biên soạn danh sách này để bạn không bỏ qua bất kỳ điều gì và sau đó tiếp tục thêm bất kỳ thứ gì xuất hiện sau đó. Đừng để bị choáng ngợp bởi nhiều lĩnh vực trách nhiệm được liệt kê; mục đích ở đây là suy nghĩ về mọi thứ ngay bây giờ để bạn có thể lập kế hoạch và quản lý từng dự án một cách hiệu quả.

Chọn một địa điểm

Khi bạn đã xác định được thời điểm cuộc họp diễn ra và hiểu được phạm vi chung của sự kiện, bước tiếp theo là chọn địa điểm. Tùy theo quy mô cuộc họp mà bạn có thể lựa chọn địa điểm đáp ứng mọi nhu cầu họp của mình, từ showroom đến phòng họp, sảnh tiệc, phòng khách sạn.

Nếu cuộc họp quá lớn không thể tổ chức tại một địa điểm, hãy tìm địa điểm gần khách sạn hoặc địa điểm ăn uống bên ngoài để người tham dự không phải di chuyển xa để đưa đón từ sự kiện này sang sự kiện khác.

Có thể bạn quan tâm  Cách thay đổi hoặc hủy bỏ ID nhà tuyển dụng (EIN) của bạn

Cân nhắc đăng ký người tham dự

Hãy xem xét cách tốt nhất để những người tham dự đăng ký cuộc họp này và cách bạn sẽ xác nhận đăng ký của họ. Bạn có thể muốn xem xét việc tạo huy hiệu hoặc thẻ tên cho những người tham dự. Đảm bảo xem lại và cập nhật hướng dẫn lập kế hoạch khi bạn bắt đầu đăng ký.

Nếu một sự kiện dự kiến ​​sẽ thu hút được một lượng lớn người tham gia, thì hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến là một lựa chọn phù hợp. Hệ thống có thể xử lý các khoản thanh toán, theo dõi đăng ký và sắp xếp thông tin liên quan khác, đồng thời hỗ trợ tạo báo cáo và danh sách người tham dự.

Nhà triển lãm và Hội trường

Các khu vực triển lãm là đặc điểm chung của hội nghị, mang đến cho các nhà tài trợ và nhà cung cấp cơ hội thuê không gian để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của họ. Nếu tính năng trưng bày được quảng bá hiệu quả và được đón nhận, đây cũng là cơ hội để những người dẫn chương trình gặp gỡ mang lại doanh thu. Tùy thuộc vào quy mô hội nghị của bạn, việc quản lý các nhà triển lãm và phòng trưng bày sẽ yêu cầu thêm thời gian và nguồn lực, vì vậy hãy lập kế hoạch cho phù hợp.

Như đã đề cập ở trên, hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến là cách tốt nhất để theo dõi đăng ký, vì vậy nếu bạn dự đoán số lượng lớn các nhà triển lãm, hãy xem xét đưa các đăng ký của nhà triển lãm vào hệ thống đăng ký người tham dự của bạn. Người tham gia triển lãm cũng cần các tài liệu sau:

  • Huy hiệu nhà triển lãm

Bản đồ hội trường với số gian hàng được liệt kê Hướng dẫn xây dựng và tháo dỡ gian hàng hợp đồng gian hàng Danh sách các nhà cung cấp tại chỗ có thể hỗ trợ cho thuê và dịch vụ trưng bày Với tư cách là người lập kế hoạch cuộc họp, bạn sẽ chịu trách nhiệm thuê nhân viên an ninh để đảm bảo an toàn cho các tài liệu trong phòng triển lãm.

Có thể bạn quan tâm  Vốn khởi nghiệp: là gì?

Kế hoạch chi tiết cuộc họp

Sau khi bạn đã giải quyết một số trách nhiệm lớn hơn, chẳng hạn như lựa chọn địa điểm họp và đăng ký người tham dự, bạn có thể chuyển sự chú ý đến các chi tiết của việc lập kế hoạch cuộc họp của mình. Cũng như lập kế hoạch cho một sự kiện có tính chất bất kỳ, việc tổ chức cũng quan trọng như việc chú ý đến từng chi tiết.

Bây giờ là lúc để rút ra danh sách dài những việc cần làm mà bạn đã tổng hợp lại khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch cuộc họp. Xem lại danh sách và thực hiện các thay đổi hoặc bổ sung khi cần thiết để phản ánh các nhiệm vụ và trách nhiệm mới nhất. Tiếp theo, sắp xếp các hạng mục theo thứ tự thời gian, bắt đầu với các hạng mục có thể hoặc phải hoàn thành trước thời hạn. Ví dụ:

  • khu vực đặt phòng khách sạn

Đặt trước không gian phòng trưng bày Nghiên cứu hệ thống đăng ký hội nghị trực tuyến Xây dựng kế hoạch tiếp thị hội nghị Bắt đầu từ đầu và đi từ đó. Đối với mọi chi tiết phải có xu hướng bao gồm theo dõi để đảm bảo hợp đồng được ký kết và nhận. Khi ngày họp đến gần, các mục hành động của bạn sẽ bao gồm các nhiệm vụ ngắn hạn như:

  • Chọn cách phối màu và trang trí

cắm hoa thực đơn Sắp xếp vận chuyển sân bay cho các diễn giả hoặc VIP Hãy coi hướng dẫn lập kế hoạch cuộc họp của bạn như là cẩm nang bắt đầu cho mọi thứ cần đưa vào cuộc họp lập kế hoạch của bạn, bất kể quy mô nhỏ như thế nào. Hướng dẫn này sẽ nhanh chóng trở thành một công cụ vô giá không chỉ giúp bạn ngăn nắp và đúng giờ, mà còn giúp bạn xoa dịu thần kinh khi những ngày quan trọng đang đến gần và bạn đang tự hỏi liệu mình có quên điều gì không.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm