Bài viết

Cách tổ chức hệ thống tệp văn phòng

87

Một hệ thống lưu trữ văn phòng hiệu quả là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý hóa đơn, biên lai và các hồ sơ khác, dù là giấy hay kỹ thuật số. Ngay cả đối với các doanh nghiệp không phải xử lý nhiều thủ tục giấy tờ, việc duy trì tổ chức và hiệu quả sẽ giúp duy trì hoạt động trơn tru.

Hệ thống tệp văn phòng có đủ dạng, từ ngăn kéo tủ đơn giản đến các loại máy chủ kỹ thuật số phức tạp. Để tạo một hệ thống phù hợp với bạn, điều quan trọng là phải hiểu tệp nào là quan trọng nhất, ai cần quyền truy cập và cách truy xuất chúng dễ dàng và hiệu quả. Đây là những yếu tố chính.

Tại sao bạn cần một hệ thống tệp

Nộp biên nhận và hóa đơn đúng cách là một trong những điều quan trọng nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể làm cho sức khỏe tài chính của mình. Hệ thống nộp hồ sơ không tồn tại hoặc lộn xộn có thể khiến bạn phải làm thêm nhiều ngày trong thời gian tính thuế thu nhập, và bạn không muốn bị mất các khoản khấu trừ thuế vì bị mất biên lai. Nếu bạn đã từng được kiểm toán và không thể xuất trình các giấy tờ cần thiết đúng hạn, yêu cầu của bạn có thể bị từ chối và bản khai thuế của bạn có thể được đánh giá lại.

Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể cần phải lưu giữ hồ sơ để tuân thủ các quy định của tiểu bang hoặc liên bang, đôi khi trong nhiều năm. Các công ty luật phải lưu giữ hồ sơ vụ án trong ba năm. Kế toán và người khai thuế được yêu cầu ghi lại các tờ khai thuế trong bảy năm. Các công ty xây dựng, cơ sở y tế, trường học, vv đều có trách nhiệm ghi chép quan trọng.

Có thể bạn quan tâm  Luật sư nên tránh đại diện cho khách hàng xấu

Hầu hết mọi người không nghĩ đến việc tiết kiệm sức lao động khi đầu tư vào một hệ thống tệp, nhưng theo một số thống kê, các công ty dành tổng cộng sáu tuần một năm để tìm kiếm các tệp bị thất lạc.

Nếu công việc kinh doanh của bạn khá đơn giản, việc lưu trữ hồ sơ của bạn có thể bị giới hạn trong bảng lương và kế toán, nhưng bạn vẫn cần có thể thực hiện công việc đó một cách nhanh chóng và dễ dàng từ bàn làm việc của mình.

5 bước để tổ chức hệ thống tệp của bạn

Để giữ cho bản thân và doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng, hãy làm theo năm bước để đảm bảo các tệp có thể truy cập và nhận dạng dễ dàng.

Đánh giá thói quen cá nhân và văn phòng

Xem xét nhân viên nào cần quyền truy cập vào tệp, nơi họ làm việc và điều gì có ý nghĩa dựa trên máy trạm của họ. Nếu bạn đang tạo ra một hệ thống cho chính mình, hãy nghĩ về công thái học, quy trình làm việc trong ngày, cách bạn di chuyển trong không gian văn phòng, những gì bạn có thể nhận được từ bàn làm việc, những thông tin bạn cần truy cập thường xuyên và thông tin có thể được lưu trữ lâu dài. Nếu bạn đang tạo ra một hệ thống cho người khác, hãy lắng nghe họ – những gì hiệu quả với người này không phải lúc nào cũng hiệu quả với người khác.

Quyết định hệ thống tệp

Doanh nghiệp của bạn sẽ xác định xem bạn chọn gửi theo số, theo thứ tự bảng chữ cái hay theo cách khác. Ví dụ, bạn đang tìm kiếm thông tin khách hàng theo tên hoặc số tài khoản? Bạn có nộp các thủ tục giấy tờ theo danh mục, chẳng hạn như chi phí, tài chính, tiếp thị, v.v. không?

Không gian không phải là một vấn đề lớn với các hệ thống kỹ thuật số, nhưng với hệ thống giấy, điều quan trọng là phải cho phép tăng trưởng khi nhìn vào tủ đựng hồ sơ; bạn nên mua thứ gì đó để chứa nhiều gấp đôi số tệp hiện có. Các danh mục chủ đề mở rộng sẽ cho phép bạn dễ dàng thêm các tệp mới khi phát triển mà không cần phải thường xuyên nâng cấp hoặc tổ chức lại hệ thống tệp của mình. Giữ cho nó đơn giản cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tích hợp các tệp giấy và kỹ thuật số như một phần của hệ thống quản lý tài liệu tổng thể của mình.

Có thể bạn quan tâm  Cách kiếm tiền và được thanh toán với YouTube

Tính toán yêu cầu lưu trữ

Nếu bạn truy cập nhiều tệp hàng ngày, chúng phải nằm trong tầm tay. Những người ít truy cập hơn không cần phải ở trong không gian làm việc của bạn, nhưng có thể cần ở gần đó. Có thể có một sự kết hợp. Một số tệp có thể cần hàng ngày, trong khi những tệp khác có thể được lưu trữ xa hơn để lưu trữ lâu dài.

Đừng bỏ qua tầm quan trọng của khả năng tiếp cận đối với nhân viên hoặc những nhân viên tương lai có thể có nhu cầu di chuyển đặc biệt. Ví dụ, một số nhân viên có thể gặp khó khăn khi sử dụng tủ rất cao một cách an toàn và hiệu quả.

Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn tốt

Có thể đọc nhãn tệp nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng độ rõ ràng của nhãn sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Hầu hết các công ty sản xuất nhãn đều cung cấp các mẫu tích hợp với các bộ xử lý văn bản phổ biến. Bạn có thể muốn xem xét một hệ thống dán nhãn nhỏ cũng in các nhãn gửi thư riêng lẻ. Các dự án thực hiện nghĩa vụ kép thường là những khoản đầu tư khôn ngoan.

mua thư mục

Các thư mục thân thiện với người dùng và bền là một khoản đầu tư thông minh. Các thư mục treo màu có sẵn và dễ nhận biết. Ví dụ: nếu bạn đặt tất cả các tệp khách hàng của mình trong các thư mục treo màu vàng, thông tin tài chính trong thư mục màu xanh lam và thông tin tiếp thị trong thư mục màu đỏ, bạn sẽ có các dấu hiệu trực quan dễ nhận ra khi tìm kiếm hoặc nộp hồ sơ, tiết kiệm thời gian.

Có thể bạn quan tâm  Những câu nói đầy cảm hứng về cạnh tranh

không giấy tờ

Nhiều doanh nghiệp đã chuyển đến hoặc ở gần một văn phòng không giấy tờ. Không cần giấy tờ có thể trở thành bình thường mới khi các hệ thống lưu trữ trực tuyến, dựa trên đám mây và các giao dịch kỹ thuật số thay thế tiền mặt.

Ngay cả các cơ quan chính phủ cũng vào cuộc. IRS hiện chấp nhận hình ảnh kỹ thuật số hoặc bản sao giấy của các mục được quét, bao gồm:

  • nhận tiền mặt

báo cáo của Ngân hàng séc bị hủy phiếu thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng Hồ sơ kỹ thuật số phải rõ ràng. Nếu không, IRS có thể yêu cầu xem các tài liệu giấy gốc trong quá trình đánh giá hoặc yêu cầu tài liệu thông thường.

Nếu bạn vẫn làm theo cách cũ nhưng quan tâm đến việc chuyển sang màu xanh lá cây, bạn có thể chuyển sang sử dụng không cần giấy tờ theo thời gian. Có nhiều dịch vụ và ứng dụng phần mềm quét các biên lai chi phí cũ và lưu trữ chúng cùng với thông tin kế toán kỹ thuật số khác của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Làm thế nào để bạn thiết lập một hệ thống nộp hồ sơ điện tử?

Hệ thống nộp hồ sơ điện tử có thể đơn giản như chia sẻ tệp trên mạng, chẳng hạn như Google Drive hoặc phần mềm hoặc tệp phức tạp trên máy chủ. Các phương pháp hay nhất áp dụng cho hệ thống giấy cũng áp dụng cho hệ thống điện tử: thiết lập quy ước đặt tên, thứ tự nộp đơn (theo thứ tự bảng chữ cái, thứ tự thời gian, v.v.) và cấu trúc được tổ chức tốt.

Bạn đang sử dụng hệ thống tập tin nào để bảo vệ tính bí mật?

Đối với hệ thống nộp hồ sơ bằng giấy, các tài liệu phải được khóa và chốt và kiểm soát bởi nhân viên. Vì các tệp kỹ thuật số cho phép chia sẻ, sao chép và chỉnh sửa linh hoạt hơn, bạn cần thiết lập các cấp độ quyền và quyền truy cập phù hợp. Tùy thuộc vào rủi ro, công ty của bạn có thể yêu cầu máy chủ riêng thay vì hệ thống dựa trên đám mây.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm