Bài viết

Cách tổ chức các tệp máy tính (kỹ năng quản lý tệp điện tử)

230

Trong thế giới “có dây” ngày nay, việc giữ cho các tài liệu điện tử được ngăn nắp có thể là một việc phức tạp.

Ngoài việc lưu trữ tài liệu cục bộ trên máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động, ngày càng nhiều công ty sử dụng đám mây cho các ứng dụng kinh doanh cơ bản và lưu trữ tệp.

Để làm phức tạp thêm vấn đề lưu trữ là nhu cầu của nhiều công ty để chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên. Trong văn phòng, điều này thường được thực hiện thông qua việc sử dụng máy chủ tệp hoặc thiết bị lưu trữ gắn mạng (NAS).

Nếu bạn cần chia sẻ quyền truy cập trên thiết bị di động, bạn có thể lưu trữ tài liệu trên đám mây và chia sẻ nó bằng cách gán quyền truy cập.

Kết quả của tất cả những điều này có thể là cơn ác mộng quản lý tệp. Tài liệu của một số người được lưu trữ trên đám mây, một số được lưu trữ cục bộ hoặc thậm chí tài liệu cá nhân chỉ được lưu trữ ở nơi này hoặc nơi khác.

Tổ chức là chìa khóa để quản lý tài liệu điện tử

Bất kể tài liệu được lưu trữ ở đâu, điều quan trọng là phải giữ cho chúng được ngăn nắp và cập nhật. Mục tiêu của quản lý tài liệu điện tử là đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần, ngay cả khi bạn vẫn đang tìm kiếm nó nhiều năm sau khi nó được tạo ra.

Đã có lúc, hầu hết những người kinh doanh đều rơi vào tình huống khó xử khi họ không thể nhanh chóng tìm thấy các hóa đơn liên quan hoặc các tài liệu quan trọng khác của khách hàng sau khi nhận được cuộc gọi từ khách hàng. Cũng khó chịu là cuối năm còn mải miết lục tìm tài liệu liên quan đến tài khoản công ty cho kế toán hay tệ hơn là thu thuế.

Có thể bạn quan tâm  Quyền Đặt cọc Bảo đảm cho Người thuê nhà ở Tiểu bang Washington

Trong môi trường chia sẻ, việc tổ chức hợp lý các tài liệu kỹ thuật số là đặc biệt quan trọng – nếu một trong những nhân viên của bạn (tạm thời hoặc vĩnh viễn!) Không có ở đó, bạn sẽ có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào do người đó tạo hoặc quản lý.

Việc nhân viên nghỉ việc không hài lòng có thể gây mất dữ liệu, đây là một lý do khác để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.

Các mẹo quản lý tệp này sẽ giúp bạn giữ cho tệp của mình có thể truy cập được:

1. Sử dụng thư mục cài đặt mặc định cho các tệp chương trình

Sử dụng vị trí tệp mặc định khi cài đặt ứng dụng. Trong Windows, theo quy ước, các tệp ứng dụng được đặt trong thư mục (Drive Letter:) -> Program Files. Cài đặt ứng dụng ở nơi khác là khó hiểu và không cần thiết.

2. Lưu trữ tất cả các tệp ở một nơi

Đặt tất cả các tài liệu trong một thư mục “gốc”. Đối với một người dùng trong môi trường Windows, vị trí mặc định là thư mục “Tài liệu của tôi”.

Cố gắng làm điều tương tự trong môi trường chia sẻ tệp. Tạo một thư mục gốc (ví dụ: được gọi là “tài liệu được chia sẻ”) và lưu trữ tất cả các tài liệu trong các thư mục con trong thư mục gốc. Đặt tất cả các tài liệu điện tử ở một nơi giúp tìm kiếm nội dung và chạy các bản sao lưu và lưu trữ dễ dàng hơn.

3. Tạo một thư mục trong hệ thống phân cấp hợp lý

Có thể nói đây là những ngăn kéo tủ đựng hồ sơ máy tính của bạn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đặt tên cho các thư mục của bạn; bạn không muốn biết “TFK” hoặc bất kỳ chữ viết tắt thú vị nào khác mà bạn phát minh ra có nghĩa là gì khi bạn xem danh sách thư mục này trong tương lai.

4. Lồng các thư mục trong thư mục

Tạo các thư mục khác trong các thư mục chính này nếu cần. Ví dụ: một thư mục có tên “Hóa đơn” có thể chứa các thư mục có tên “2018”, “2017” và “2016”. Các thư mục được đặt theo tên khách hàng có thể bao gồm các thư mục “Dữ liệu khách hàng” và “Thư”. Mục đích là đặt mọi tệp trong một thư mục, không phải liệt kê một loạt các tệp mồ côi.

Có thể bạn quan tâm  Hầu hết các công việc xây dựng theo yêu cầu

Không tạo cấu trúc thư mục phức tạp, phân cấp. Sử dụng tên tệp mô tả bất cứ khi nào có thể.

5. Tuân theo các quy ước đặt tên tệp

Một số hệ điều hành (chẳng hạn như Unix) không cho phép khoảng trắng trong tên tệp hoặc thư mục, vì vậy nếu môi trường máy tính của bạn hỗn hợp, hãy tránh điều này. Thay vào đó, hãy sử dụng dấu gạch dưới làm dấu phân tách (ví dụ: Doe_John_Proposal.doc.) Các ký tự khác, chẳng hạn như /? <> \: * | “^ Cũng bị cấm trong tên tệp hoặc thư mục trong Windows.

Sử dụng tên tệp mô tả để dễ dàng xác định và truy xuất, nhưng đừng lạm dụng nó-hạn chế độ dài tên tệp / đường dẫn thay đổi tùy theo hệ điều hành.

Trong Windows, độ dài đường dẫn đầy đủ tối đa của tệp (ví dụ: ký tự ổ đĩa + tên thư mục + tên tệp) là 260 ký tự. Sử dụng các từ viết tắt phổ biến bất cứ khi nào có thể, chẳng hạn như Jan cho tháng Giêng hoặc Corp cho công ty.

6. Hãy cụ thể

Nếu có thể, hãy cung cấp tên hợp lý và cụ thể cho tệp điện tử và bao gồm ngày tháng trong tên tệp. Mục tiêu của việc đặt tên tệp là để biết nội dung của tệp mà không cần mở tệp. Do đó, nếu tệp tin là một bức thư gửi cho khách hàng nhắc nhở rằng khoản thanh toán đã hết hạn, vui lòng đặt tên nó là “quá hạn_20180115”; không phải một cái gì đó giống như “bức thư”. Làm thế nào để bạn biết ai để viết thư mà không cần mở thư?

Nếu bạn chia sẻ tệp qua email hoặc thiết bị di động, bạn có thể muốn tên tệp chứa thông tin cụ thể hơn, vì thông tin thư mục sẽ không được bao gồm trong tệp được chia sẻ.

Ví dụ: nếu tài liệu của bạn nằm trong Tài liệu của tôi \ Invoices \ 2017 \ Khách hàng \ Doe_John_20180416.doc và tệp được chia sẻ hoặc gửi qua email, tất cả người nhận sẽ thấy Doe_John_20170416.doc và có thể không xác định được tệp khách hàng không mở hóa đơn.

Có thể bạn quan tâm  Cách sử dụng báo cáo lão hóa các khoản phải thu

7. Nộp hồ sơ trong tầm tay

Thời điểm tốt nhất để lưu trữ tệp là khi bạn tạo tệp lần đầu. Do đó, hãy tập thói quen sử dụng hộp thoại “Save As” để lưu trữ và đặt tên cho tài liệu, đặt chúng vào đúng vị trí trước tiên.

8. Đặt mua tài liệu của bạn để thuận tiện cho bạn

Nếu có những thư mục hoặc tệp mà bạn thường xuyên sử dụng, vui lòng đổi tên chúng thành! Hoặc AA ở đầu tên tệp.

9. Chọn tệp của bạn thường xuyên

Đôi khi những thứ cũ là điều hiển nhiên, như trong ví dụ về thư mục có tên “Hóa đơn” ở trên. Nếu không, hãy dọn dẹp các tập tin cũ để giữ cho thư mục ngăn nắp.

Trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng tệp đó không còn cần thiết, đừng xóa các tệp liên quan đến công việc. Thay vào đó, trong bộ sưu tập thư mục chính dưới thư mục gốc, hãy tạo một thư mục có tên “cũ” hoặc “không hoạt động” và di chuyển nó vào đó khi gặp các tệp cũ.

10. Sao lưu các tệp của bạn thường xuyên

Cho dù bạn đang sao chép tệp sang ổ đĩa hoặc băng khác, điều quan trọng là phải thiết lập và thực hiện theo kế hoạch sao lưu thường xuyên.

Quản lý tệp tốt giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần

Quản lý tài liệu điện tử nên là một phần của chiến lược quản lý tài liệu tổng thể của công ty bạn. Một kế hoạch quản lý tài liệu thích hợp cần bao gồm tất cả các khía cạnh của việc xử lý tài liệu, bao gồm lưu trữ, truy xuất, sao lưu và bảo mật.

Chức năng tìm kiếm là một điều tuyệt vời, nhưng nó không bao giờ có thể so sánh được với sự tiện lợi của việc truy cập trực tiếp vào một thư mục hoặc tệp tin. Nếu bạn làm theo các mẹo quản lý tệp này một cách nhất quán, ngay cả khi bạn không biết thứ gì đó ở đâu, bạn cũng biết nó nên ở đâu – đây là một lợi thế rất lớn khi tìm kiếm thứ bạn đang tìm kiếm. Thực hành quản lý tài liệu tốt sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

5 ( 3 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm