Bài viết

Cách tạo các bút toán kế toán

95

Tất cả các doanh nghiệp nhỏ cần phải ghi lại các giao dịch tài chính của họ. Ghi sổ kế toán là bước đầu tiên trong quy trình lập báo cáo tài chính. Nó là cơ sở cho tất cả các báo cáo tài chính khác của công ty. Mọi giao dịch tài chính cần ghi nợ một tài khoản công ty và ghi có một tài khoản khác để hiển thị đầy đủ giao dịch. Đây được gọi là kế toán bút toán kép, và nó được dùng như một biện pháp bảo vệ để giữ cho sổ sách của công ty được cân bằng.

Bước đầu tiên trong kế toán bút toán kép là ghi sổ nhật ký cho từng giao dịch tài chính mà doanh nghiệp của bạn thực hiện hàng ngày.

Sổ nhật ký kế toán là gì?

Khi bạn thực hiện một giao dịch tài chính, bạn tạo một mục nhật ký trong sổ nhật ký thông thường để ghi lại giao dịch. Nhật ký thông thường là những ghi chép chi tiết về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Các giao dịch được liệt kê theo thứ tự thời gian. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, bạn có thể chỉ định một số tham chiếu cho mỗi giao dịch. Nợ và ghi có phải bằng nhau và phản ánh các nguyên tắc của phương trình kế toán.

Trang nhật ký kế toán chứa các cột về ngày tháng, tên và số tài khoản, số tiền ghi nợ và ghi có, số tham chiếu giao dịch và bất kỳ thông tin chi tiết nào mà giao dịch cần có.

Doanh nghiệp luôn có Nhật ký chung, nhưng cũng có thể có Nhật ký chuyên ngành, tùy theo từng doanh nghiệp. Bạn có thể có tạp chí bán hàng, tạp chí mua hàng, tạp chí tài khoản phải thu, v.v.

Ai nên sử dụng nhật ký kế toán?

Các công ty nhỏ nhất có thể sử dụng hệ thống kế toán nhập một lần, trong đó một bút toán được ghi lại cho mỗi giao dịch tài chính. Mỗi mục nhập là một phiếu thu tiền mặt hoặc một khoản chi tiền mặt. Doanh nghiệp nhận tiền hoặc trả tiền cho người khác. Kế toán cá nhân giống như sử dụng sổ séc hơn là nhật ký kế toán, mặc dù các công ty vẫn muốn giữ lại biên lai và thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính của họ.

Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống kế toán kép để cân bằng tính chính xác của sổ sách của họ. Bất kỳ công ty nào sử dụng hệ thống kế toán bút toán kép ít nhất nên sử dụng các sổ nhật ký kế toán chung và có thể cần sử dụng các sổ nhật ký nghiệp vụ, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh của công ty đó.

Có thể bạn quan tâm  Hệ thống quản lý thời gian tốt nhất

Các hình thức ghi sổ kế toán khác

Có những bút toán ghi sổ nhật ký kế toán phức tạp hơn các bút toán nhật ký chung.

  • Khi có nhiều hơn hai tài khoản tham gia vào một mục nhật ký, một mục nhật ký gộp sẽ xuất hiện. Ví dụ: có thể có một tài khoản ghi nợ và hai tài khoản tín dụng trở lên. Số tiền ghi nợ và ghi có vẫn phải bằng nhau. Một ví dụ về bút toán tổng hợp là khấu hao. Khấu hao lũy kế đã được ghi có, nhưng bạn có thể quyết định hiển thị chi tiết dưới dạng ghi nợ khấu hao. Bạn có thể làm điều này bằng cách ghi nợ từng tài khoản chi phí riêng lẻ, trong đó khấu hao là một yếu tố, chẳng hạn như ô tô và thiết bị máy tính.

Điều chỉnh các bút toán vào cuối kỳ kế toán để xử lý những vấn đề chưa giải quyết được trong kỳ kế toán. Ví dụ: khi một nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng hóa đơn của nhà cung cấp không được xử lý vào cuối kỳ kế toán. Điều chỉnh các bút toán chuyển đổi các giao dịch thời gian thực thành một hệ thống kế toán dồn tích để cân đối sổ sách của bạn. Các bút toán khóa sổ được lập vào cuối kỳ kế toán để chuẩn bị cho kỳ kế toán tiếp theo. Chúng là các bút toán đặt lại các tài khoản báo cáo thu nhập và chi phí về không. Hoàn nhập các bút toán ghi sổ là việc hủy các bút toán điều chỉnh từ cuối kỳ kế toán trước chuyển sang đầu kỳ kế toán. Không cần thêm mục nào nữa. Khi nào sử dụng ghi nợ và ghi có trong các mục nhập nhật ký

Một trong những điều khó nắm bắt nhất là khi nào thì sử dụng thẻ ghi nợ và khi nào thì sử dụng thẻ tín dụng cho các giao dịch tài chính. Điều này gây nhầm lẫn vì xã hội của chúng ta đã quen với việc coi tài khoản ngân hàng của người đi vay như một dòng tiền chảy ra và người cho vay như một dòng tiền vào.

Có thể bạn quan tâm  Cách Nói Chậm Có Thể Tăng Doanh Số Bán Hàng Của Bạn

Trong kế toán ghi sổ kép, ghi nợ và ghi có là khác nhau. Mỗi giao dịch sẽ ghi nợ một tài khoản và ghi có cho tài khoản kia. Có năm loại tài khoản:

  1. tài sản
  2. Món nợ
  3. Vốn chủ sở hữu của cổ đông
  4. thu nhập
  5. chi tiêu

Biểu đồ tài khoản của bạn sẽ liệt kê loại tài khoản phụ (ví dụ: tiền mặt là tài khoản tài sản), số tài khoản, tiêu đề, cách thêm tài khoản (ghi nợ hoặc ghi có) và mô tả tài khoản. Dễ hiểu hơn về biểu đồ tài khoản của công ty kết hợp với ghi nợ và ghi có:

Sơ đồ các khoản Tăng, giảm Tài sản Nợ Nợ Tín dụng Nợ Có Nợ Nợ Cổ đông Vốn chủ sở hữu Có Nợ Thu nhập Nợ Có Nợ Chi phí Nợ Nợ Có Nợ Nợ Có

Sau đây là một ví dụ về cách sử dụng biểu đồ tài khoản này. Hãy tưởng tượng rằng bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ và bạn nhận được một hóa đơn tiền nước 200 đô la. Bạn sẽ sớm thanh toán hóa đơn đó. Bạn sẽ ghi nợ hoặc tăng tài khoản tiện ích của mình thêm 200 đô la và ghi có hoặc tăng tài khoản phải trả thêm 200 đô la. Đây là các bút toán bình đẳng và đối lập nhau.

Người đi vay thêm một tài khoản tài sản hoặc chi phí, trong khi người cho vay thêm một tài khoản thu nhập, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu. Hãy nghĩ về điều đó – khi bạn mua hàng, giá trị của một tài khoản giảm (giá trị được rút ra), trong khi giá trị của tài khoản khác tăng lên (giá trị nhận được). Biểu đồ tài khoản có thể giúp bạn quyết định ghi nợ hay ghi có cho một loại tài khoản nhất định.

Sau đây là một ví dụ về biểu đồ định dạng tài khoản:

Số tài khoản tài sản Tên tài khoản Mô tả bổ sung 101 Đã nhận séc ghi nợ bằng tiền mặt 102 Ghi nợ thiết bị Thiết bị văn phòng Nguyên tắc làm việc

Chúng ta hãy tổng hợp tất cả những điều này lại với nhau và nhìn vào một ngày của chủ sở hữu của XYZ, Inc. Mỗi khi giao dịch tài chính được thực hiện, phải ghi sổ nhật ký thông thường. Các mục cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Vì giao dịch đầu tiên xảy ra khi chủ sở hữu thành lập công ty nên đây là bút toán. Chủ sở hữu đã mua 20.000 cổ phiếu với giá $ 1 mỗi cổ phiếu:

Có thể bạn quan tâm  Doanh nghiệp nhỏ

Nợ tiền mặt mở tài khoản kinh doanh 20.000 USD Vốn cổ đông 20.000 USD

Tiếp theo, chủ sở hữu phải mua một hệ thống máy tính và máy in cho XYZ, Inc. Sau đây là các giao dịch nhật ký:

Hệ thống máy tính mua tài khoản thiết bị, thiết bị ghi nợ 5.000 USD tiền mặt 5.000 USD

Nếu bạn mua một hệ thống máy tính và máy in với giá 5.000 đô la, tiền mặt sẽ được rút từ tài khoản ngân hàng của bạn và chuyển đến công ty nơi bạn mua nó. Trong phương pháp ghi sổ kế toán kép, bạn rút 5.000 đô la từ tài khoản tiền mặt của mình và chuyển vào tài khoản thiết bị của bạn.

Cả hai tài khoản đều là tài khoản tài sản. Do đó, bạn đã ghi có vào tài khoản tiền mặt và ghi nợ vào tài khoản thiết bị của mình. Nếu sau đó bạn bán cùng một hệ thống với giá 5.000 đô la, bạn sẽ ghi có vào tài khoản thiết bị của mình và ghi nợ vào tài khoản tiền mặt của bạn. Mặc dù điều này nghe có vẻ không chính xác, nhưng biểu đồ tài khoản của bạn cho bạn biết rằng tài khoản thiết bị giảm khi ghi có và tài khoản tiền mặt tăng lên khi ghi nợ.

Chủ sở hữu đã mua 25.000 đô la hàng tồn kho thông qua tài khoản. Tài khoản hàng tồn kho sẽ được ghi có 25.000 USD và các khoản phải trả sẽ được ghi có là 25.000 USD. Các mục nhật ký sẽ trông như thế này:

Tài khoản mua hàng tồn kho ghi nợ và ghi có hàng tồn kho $ 25,000 Tài khoản phải trả $ 25,000

Đây là một vài ví dụ về các mục nhật ký thông thường cho một doanh nghiệp nhỏ điển hình.

Những điểm chính

  • Sổ nhật ký kế toán phải được lập cho mỗi giao dịch tài chính do công ty thương mại thực hiện.

Ghi lại các khoản ghi nợ và ghi có bằng nhau và ngược lại cho mỗi lần nhập nhật ký. Đây là cơ sở của hệ thống sổ sách kế toán kép. Biểu đồ tài khoản liệt kê các tài khoản của công ty và cho bạn biết liệu bút toán ghi là ghi nợ hay ghi có. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, các loại bút toán đặc biệt có thể cần được thực hiện.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm