Bài viết

Bảng lương thuê ngoài: Các lý do nên xem xét dịch vụ

55

Cho dù bạn có một hay hàng trăm nhân viên, bạn phải tuân theo các thủ tục chính thức để thanh toán và xử lý thuế tiền lương. Bạn có thể tự mình thực hiện các công việc tính lương này hoặc thuê ngoài quy trình cho một nhà cung cấp dịch vụ tính lương.

Tùy chọn xử lý tiền lương

Dưới đây là hai lựa chọn cho chủ doanh nghiệp để quản lý bảng lương.

Phần mềm tính lương trực tuyến

Bạn có thể sử dụng phần mềm tính lương, tự cung cấp thông tin đầu vào và để phần mềm tính toán. Ứng dụng phần mềm tính lương trực tuyến hoạt động tương tự như phần mềm kế toán doanh nghiệp. Họ cung cấp cho bạn các gợi ý và thông tin mà bạn (hoặc ai đó trong doanh nghiệp của bạn) phải nhập.

Dịch vụ trả lương

Dịch vụ tính lương là các doanh nghiệp cá nhân đôi khi được liên kết với các công ty kế toán hoặc sổ sách kế toán. Bạn có thể thuê ngoài quy trình của mình bằng cách cung cấp thông tin cơ bản của nhân viên cho dịch vụ tính lương tại địa phương hoặc trực tuyến và nhờ họ điều hành bảng lương, gửi bảng lương, gửi báo cáo và thanh toán thuế bảng lương.

Việc thuê ngoài không làm giảm trách nhiệm thanh toán và báo cáo đầy đủ và đúng hạn tất cả các khoản thuế trả lương cho nhân viên của bạn, hoặc trả cho nhân viên của bạn chính xác những gì bạn nợ. IRS áp dụng các hình phạt đối với việc không nộp thuế tiền lương.

Các lý do nên thuê ngoài biên chế

Cân nhắc chi phí thời gian của bạn

Là một chủ doanh nghiệp, công việc của bạn là điều hành doanh nghiệp của bạn, không phải xử lý việc trả lương. Cố gắng tự mình giải quyết việc trả lương có nghĩa là dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác, chẳng hạn như thu hút khách hàng, sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ.

Thuế lương rất phức tạp

Thuế biên chế rất phức tạp vì bạn phải thu và nộp nhiều loại thuế khác nhau và điền vào nhiều biểu mẫu phức tạp. Chúng bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế thu nhập tiểu bang, thuế FICA đối với An sinh xã hội và Medicare, và thuế thất nghiệp liên bang và tiểu bang.

Có thể bạn quan tâm  Làm thế nào để bắt đầu một bản thân

Đây là một ví dụ; thuế thu nhập liên bang và thuế FICA mà bạn khấu trừ từ tiền lương của nhân viên phải được trả cho IRS hàng tháng hoặc nửa tuần (hai lần một tuần), tùy thuộc vào quy mô của khoản tiền gửi. Việc thực hiện các khoản tiền gửi này có thể mất rất nhiều thời gian của bạn.

Tất cả các khoản tiền gửi thuế theo bảng lương liên bang phải được thực hiện trực tuyến. Lựa chọn tốt nhất để đặt cọc là đăng ký Hệ thống Thanh toán Thuế Liên bang Điện tử IRS (EFTPS). Sau đó, cung cấp cho nhà cung cấp bảng lương thông tin đăng nhập của bạn để họ có thể gửi tiền cho bạn.

Luật thuế luôn thay đổi

Hàng năm, luật thuế, thuế suất, hoặc thời hạn nộp báo cáo thay đổi. Rất khó để một doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả những thay đổi này. Các dịch vụ tính lương hoặc ứng dụng phần mềm xử lý những thay đổi này cho nhiều công ty và họ có thể thực hiện chúng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Dịch vụ xử lý bảng lương làm những gì?

Bạn có thể tìm thấy phần mềm tính lương hoặc các dịch vụ tính lương có thể giúp bạn thực hiện một số hoặc tất cả các nhiệm vụ tính lương và thuế bảng lương của bạn.

Nhiệm vụ tính lương

Phần mềm tính lương hoặc các dịch vụ tính lương có thể tính toán tiền lương của nhân viên, thuế khấu trừ và các khoản khấu trừ để tạo bảng lương. Hầu hết cũng tính và thanh toán cho các nhà thầu độc lập (không phải nhân viên). Cả hai đều có thể gửi ngân phiếu lương, thường là gửi trực tiếp.

Các nhiệm vụ về thuế trong bảng lương

Tùy thuộc vào mức độ dịch vụ bạn phải trả, phần mềm và dịch vụ tính lương sẽ:

  • Thu thập và báo cáo các khoản thuế phải nộp

Tính toán bảng lương và báo cáo thuế hàng năm, biểu mẫu W-2 cho nhân viên và biểu mẫu 1099-MISC cho những người không phải là nhân viên Nộp báo cáo thuế theo bảng lương – chẳng hạn như Mẫu 941 Báo cáo và nộp thuế thất nghiệp

Dịch vụ trả lương giá bao nhiêu?

Các bộ xử lý tính lương trực tuyến và các dịch vụ tính lương tính các mức phí khác nhau dựa trên số lượng nhân viên được trả lương. Họ cũng cung cấp các mức độ dịch vụ khác nhau, bao gồm cả hỗ trợ.

Dịch vụ xử lý bảng lương trực tuyến

Hầu hết các dịch vụ trả lương trực tuyến đều được tính phí hàng tháng, với mức giá phổ biến nhất là giá cơ bản hàng tháng với một khoản phí bổ sung cho mỗi nhân viên mỗi tháng.

Có thể bạn quan tâm  RFP (Yêu cầu đề xuất) cho các tổ chức phi lợi nhuận

Một số công ty phần mềm sử dụng định giá theo từng cấp, với số tiền hàng tháng và chi phí cho mỗi nhân viên cao hơn dựa trên mức độ và loại dịch vụ.

Ví dụ: Phần mềm tính lương của Patriot, tính phí 10 đô la một tháng, cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên cho các dịch vụ cơ bản và công ty điều hành bảng lương và thuế của riêng mình với sự trợ giúp của Patriot. Với 30 đô la mỗi tháng cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên, hồ sơ tùy chọn bảng lương dịch vụ đầy đủ của Patriot và gửi các hồ sơ thuế và bảng lương cuối năm của địa phương, tiểu bang và liên bang.

Intuit’s QuickBooks cung cấp ba cấp độ dịch vụ. Hiện tại, mức cơ bản là 22,50 đô la mỗi tháng cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên. Cấp 2 cung cấp bảng lương tự động, gửi tiền trực tiếp trong ngày, theo dõi thời gian khi đang di chuyển và hỗ trợ nhân sự với $ 37,50 mỗi tháng cộng với $ 8 cho mỗi nhân viên mỗi tháng. Trong khi đó, cấp cao nhất bao gồm bảo vệ phạt thuế và tư vấn nhân sự (HR) cá nhân với mức lương 62,50 đô la mỗi tháng cộng với 10 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tháng.

Dịch vụ xử lý bảng lương ngoại tuyến

Teresa Ray, người đứng đầu Bộ phận Tính lương, đã giải thích trong một email cho The Balance về cách thức hoạt động của dịch vụ trả lương của công ty cô ấy. Theo Ray, công ty của cô tính phí cơ bản là 54 đô la cho mỗi chu kỳ trả lương (hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng), cộng với 2 đô la cho mỗi nhân viên. Vì vậy, nếu 10 nhân viên được trả trong thời gian trả lương đó, phí là $ 74 ($ 54 cộng với $ 20). Phí này bao gồm xử lý bảng lương, thu và thanh toán tất cả các khoản thuế bảng lương đến hạn, và chuẩn bị và nộp tất cả các báo cáo thuế bảng lương hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Các câu hỏi cần hỏi trước khi tính lương thuê ngoài

Đọc các đánh giá và tìm kiếm tài liệu tham khảo khi bạn nói chuyện với các dịch vụ tính lương tiềm năng và đánh giá các ứng dụng phần mềm tính lương. Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi:

  • Hệ thống của bạn an toàn đến mức nào? Bạn đã bao giờ bị vi phạm dữ liệu chưa?

Bạn cập nhật hệ thống của mình bao lâu một lần? Bạn có sao lưu trong trường hợp mất dữ liệu hoặc sự cố hệ thống không? Làm thế nào để bạn theo kịp những thay đổi của luật thuế? Bạn cập nhật dữ liệu của mình bao lâu một lần để biết các thay đổi về thuế? Bạn là việc này bao lâu rồi? Làm thế nào để bạn xử lý dịch vụ khách hàng? Tôi có thể gọi và nói chuyện với một người thật không? Làm thế nào để bạn đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khẩn cấp? Nếu tôi phải sửa chữa, bạn có thể thực hiện chúng nhanh như thế nào? Làm thế nào để tôi biết rằng bạn đã nộp và thanh toán cho báo cáo trước khi đến hạn? Bạn đã gửi thư xác nhận nào cho tôi? Nếu bạn mới bắt đầu với bảng lương, hãy dành chút thời gian để đọc tổng quan về cách thiết lập hệ thống thuế bảng lương. Sau đó, liệt kê những gì bạn muốn tự làm và những gì bạn muốn dịch vụ tính lương thực hiện.

Có thể bạn quan tâm  Mẫu ngẫu nhiên phân tầng: nó là gì?

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Số lượng nhân viên có ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương án xử lý tính lương không?

Định giá cho hầu hết các dịch vụ xử lý bảng lương dựa trên số lượng nhân viên, vì vậy bạn sẽ không phải trả quá nhiều cho một vài nhân viên với tùy chọn giá thấp nhất. Sau đó, bạn có thể thêm các dịch vụ như gửi tiền trực tiếp khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Các nhà cung cấp dịch vụ trả lương tại địa phương cũng định giá dựa trên khối lượng công việc, chẳng hạn như số lượng lương nhân viên được xử lý.

Hỗ trợ hoạt động như thế nào đối với các loại dịch vụ trả lương khác nhau?

Các công ty trả lương trực tuyến cung cấp các mức hỗ trợ khác nhau; mức càng cao thì hỗ trợ trực tiếp càng nhiều. Mức hỗ trợ thấp nhất thường là video, Câu hỏi thường gặp hoặc trò chuyện, trong khi mức cao nhất là dịch vụ VIP với sự trợ giúp thực sự. Hỗ trợ kịp thời là điều cần thiết, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu, vì vậy hãy tìm kiếm các dịch vụ cung cấp hỗ trợ tốt nhất ở mức thấp nhất hoặc sẵn sàng trả thêm tiền.

Những ứng dụng phổ biến nào có thể được sử dụng với phần mềm và dịch vụ tính lương?

Tích hợp phần mềm tính lương phổ biến nhất là với phần mềm kế toán hoặc sổ sách như QuickBooks. Phần mềm nhân sự cũng có thể liên kết với hệ thống tính lương của bạn để bảo hiểm y tế, quản lý thời gian nghỉ có lương và quản lý tài liệu nhân viên.

Có các ứng dụng khác cho các dịch vụ trả lương. Teresa Ray cho biết công ty của cô cung cấp một dịch vụ có tên là Web Employee cho phép nhân viên đăng nhập, nhận phiếu lương và biểu mẫu W-2, đồng thời thay đổi khấu trừ thuế của họ.

Tôi có nhân viên làm việc từ xa ở một số tiểu bang. Dịch vụ tính lương xử lý tình huống này như thế nào?

Tất cả các dịch vụ phần mềm tính lương đều thu thuế nhà nước cho nhân viên. Teresa Ray cho biết dịch vụ của cô xử lý các khoản thanh toán cho những người sử dụng lao động kinh doanh ở khoảng 18 tiểu bang bên ngoài Indiana, nơi công ty của cô đặt trụ sở. Việc tính lương và xử lý thuế theo bảng lương ở các tiểu bang sau khi tiểu bang sở tại phải chịu thêm phí.

0 ( 0 bình chọn )

Viet Dream Up

https://vietdu.vn
Viet Dream Up - Thông tin hữu ích cho doanh nghiệp

Ý kiến bạn đọc (0)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Bài viết mới

Xem thêm