7 cách để tăng cường giao tiếp trong một doanh nghiệp nhỏ

Giao tiếp là nền tảng của mọi mối quan hệ trong cuộc sống của bạn. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, có thể nảy sinh hiểu lầm, vấn đề và xung đột giữa nhân viên, khách hàng của bạn và những người khác mà bạn tiếp xúc. Giao tiếp kém có thể làm cho môi trường làm việc trở nên bực bội và gây mất một số lượng lớn nhân viên.

Những lời khuyên này có thể giúp bạn tinh chỉnh kỹ năng giao tiếp để có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tăng hiệu quả công việc bằng cách giao tiếp hiệu quả trong các tương tác kinh doanh.

Hạn chế sự phân tâm và lắng nghe

Hầu hết chúng ta không giỏi lắng nghe ý kiến ​​của người khác. Mọi người đều bị phân tâm, và khoảng thời gian chú ý trung bình được báo cáo bắt đầu thu hẹp lại. Bạn có thể thực hiện các bước để hạn chế sự phân tâm để có thể tập trung vào những gì người khác đang nói.

Bạn có thể thử đóng ứng dụng email, tắt chuông điện thoại và đóng cửa văn phòng. Một vài hành động đơn giản này không chỉ có thể làm giảm sự tập trung của bạn mà còn có tác dụng tương tự đối với người mà bạn đang lắng nghe, cho họ biết rằng bạn đang tập trung vào họ.

Hãy dành một chút thời gian để tập trung vào người trước mặt bạn. Bạn có thể có một số vấn đề quan trọng cần giải quyết. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thời gian này để không nghĩ về chúng.

Những người bạn đang lắng nghe tin rằng những gì họ phải nói là quan trọng. Làm chậm lại và thiết lập một nhượng bộ mà cả hai bên có thể nói và lắng nghe. Cố gắng không đưa ra những phán đoán vội vàng và kiên nhẫn chờ chúng kết thúc. Đây là những bước đầu tiên để bạn trở thành một người lắng nghe tích cực.

Lắng nghe tích cực là nghệ thuật lắng nghe và thấu hiểu. Bạn có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để cải thiện kỹ năng nghe và ghi nhớ. Trong khi lắng nghe, hãy sử dụng các dấu hiệu bằng lời nói để giữ cho thông tin được trôi chảy. Những lời nhắc chẳng hạn như “Thật không? Bạn đã làm gì?” Hãy cho họ một cơ hội để giải thích thêm điều gì đó.

Viết lại và trả lời những gì bên kia đã nói với bạn. Phản hồi này cho họ biết rằng bạn đang lắng nghe và thông cảm. Ví dụ, “Vì vậy, máy hoạt động bình thường. Bob nói với bạn rằng nếu bạn làm điều này, máy sẽ hoạt động tốt hơn. Sau đó nó ngừng hoạt động?” Thể hiện sự hiểu biết về những gì nhân viên nói khiến thiết bị bị trục trặc.

Thông thường, để có thêm thông tin từ một người nào đó, bạn cần có khả năng đặt câu hỏi nhằm thu hút thông tin chính xác. Khi bạn đang cố gắng tìm hiểu chuyện gì đang xảy ra, người đối thoại với bạn có thể quá phấn khích để lắng nghe bạn, vì vậy câu hỏi của bạn thường cần rõ ràng và ngắn gọn.

Ngôn ngữ cơ thể là một chỉ số khác của việc lắng nghe. Bạn nên đảm bảo rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn không ám chỉ điều gì khác ngoài sự cởi mở và quan tâm. Bạn có thể làm điều này bằng cách bắt chước tư thế của người khác hoặc bằng cách nghiêng người và tập trung.

Đặt câu hỏi đúng

Để có được thông tin bạn cần biết về ai đó, bạn phải có khả năng đặt những câu hỏi phù hợp trong khi duy trì một tâm hồn cởi mở. Hãy thư giãn, buông lỏng cánh tay và lắng nghe cơ hội để đặt câu hỏi.

Thông thường, mọi người sẽ cung cấp một số manh mối để nhắc bạn về những câu hỏi mà bạn nên hỏi. Nghe các từ khóa và cụm từ để giúp bạn tìm ra câu hỏi nào sẽ giải quyết được thông tin bạn cần.

Hãy xem xét tình huống của một nhân viên không đạt được mục tiêu của mình và nói chung là không hài lòng trong công việc. Nếu bạn không hỏi đúng câu hỏi, bạn có thể không bao giờ tìm ra nguồn gốc của vấn đề, điều này có thể không dễ xác định.

Nếu người này được thúc đẩy vào thời điểm tuyển dụng và hoạt động tốt vài tuần trước, họ có thể gặp một số vấn đề cá nhân, không còn bị thử thách bởi công việc hoặc có vấn đề với đồng nghiệp.

Đừng dựa vào các cuộc họp để biết thông tin

Các cuộc họp là một trong những môi trường tồi tệ nhất để giao tiếp giữa các bên. Mọi người sẽ không nói những gì họ nghĩ, và trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không thể khám phá ra sự thật. Khi hầu hết mọi người bước vào cuộc họp, sự bảo vệ của họ sẽ tự động tăng lên.

Cuộc họp rất hữu ích cho các cuộc họp giao ban nhanh hoặc trao đổi thông tin trực tiếp mà mọi người có mặt quan tâm. Tuy nhiên, nếu không phải tất cả mọi người đều liên quan đến chủ đề, hoặc không được lên kế hoạch và tổ chức cẩn thận, thì không cần phải tập hợp mọi người lại với nhau.

Để giao tiếp hiệu quả hơn, hãy chọn một môi trường có nhiều khả năng ngăn cản mọi người thiết lập các rào cản cá nhân. Các thiết lập 1-1 hoặc các cuộc họp được lên kế hoạch tốt chỉ với những người có liên quan thường hoạt động tốt vì họ có thể tập trung vào các vấn đề mà họ đang giải quyết.

Phương thức giao tiếp kết hợp

Giao tiếp mặt đối mặt hoặc giọng nói rất thích hợp để loại bỏ sự nhầm lẫn thường xuất hiện trong e-mail. Dẫn dắt qua email không bao giờ là một phương pháp hay vì nó loại bỏ cách tiếp cận dễ hiểu mà bạn có thể thực hiện bằng cách nói chuyện với ai đó và email hiếm khi rõ ràng đối với khán giả như đối với người gửi.

Cuộc gọi điện video là một cách tuyệt vời để giao tiếp vì bạn có thể nhìn thấy những người trong cuộc gọi và chia sẻ tài liệu trong khi cố gắng tìm hiểu nhau. Tương tác trực quan rất quan trọng vì chúng tôi sẽ đưa ra lời nhắc khi chúng tôi nói chuyện, điều này có thể giúp mọi người hiểu những điểm được nêu ra.

Nếu hầu hết các cuộc giao tiếp của bạn diễn ra trong tình huống không trực tiếp, bạn có thể tạo một video hoặc bản trình bày tóm tắt nêu rõ nội dung được thảo luận, nội dung tiếp theo và ai chịu trách nhiệm về điều gì.

Phản ứng nhanh nhẹn

Giao tiếp là một trong những cách tốt nhất để giải quyết xung đột hoặc tranh chấp. Là một chủ doanh nghiệp, một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm khi đối mặt với xung đột, tranh chấp hoặc khiếu nại là phớt lờ nó. Một phản hồi nên được đăng ngay lập tức, ngay cả khi nó chỉ là một tuyên bố ngắn, bạn sẽ điều tra vấn đề.

Khi những người bạn tiếp xúc cảm thấy rằng vấn đề của họ là quan trọng đối với bạn và nhận được phản hồi về mối quan tâm của họ, bạn sẽ có nhiều khả năng làm hài lòng khách hàng và nhân viên hơn.

Sử dụng phản hồi bạn nhận được

Nếu bạn đang giao tiếp với khách hàng, nhân viên và đồng nghiệp, bạn có thể nhận được phản hồi thường xuyên. Bạn có thể không yêu cầu nó, nhưng một người lắng nghe tích cực có thể tìm thấy thông tin ở bất cứ đâu.

Lắng nghe ý kiến ​​của mọi người bạn gặp là một mỏ vàng thông tin hữu ích về những gì khách hàng và khách hàng tiềm năng nghĩ về doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Để tạo ra những thay đổi tích cực trong giao tiếp, bạn nên sử dụng thông tin thu thập được để cải thiện quy trình của mình. Tạo một quy trình để thu thập phản hồi bạn nhận được ở một nơi, sau đó dành thời gian thường xuyên để phân tích và phát triển kế hoạch thực hiện và theo dõi các cải tiến.

Cuối cùng, giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn sử dụng trong công việc kinh doanh của mình. Nếu kỹ năng giao tiếp của bạn có thể được điều chỉnh tốt, hãy dành thời gian để phân tích phong cách giao tiếp của bạn. Sau đó, cố gắng tập trung vào các cách để cải thiện kỹ năng của bạn theo thời gian. Bạn có thể ngạc nhiên rằng chỉ cần lắng nghe có thể thay đổi mối quan hệ của bạn với nhân viên, khách hàng, đồng nghiệp và gia đình.